16 ทักษะที่ปฏิเสธไม่ได้จากผู้ช่วยฝ่ายบริหารที่ดีที่สุดในปี 2564

sn_2017_stateofoffice_report_cover_v4_indd

ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบที่เป็นตัวเอกอาจเป็นอาวุธลับของ บริษัท



“ ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ” เคยมีความหมายเหมือนกันกับสิ่งต่างๆเช่นการตั้งเวลาการทำบัญชีและการจัดเตรียมการเดินทาง ไม่ใช่วันนี้ .

ทำความรู้จักกับกิจกรรมของคุณ

แม้ว่าฟังก์ชันเหล่านี้จะยังคงเป็นส่วนสำคัญของงาน แต่ทุกวันนี้ผู้ดูแลระบบจะได้รับมอบหมายให้ทำงานมากขึ้น บ่อยครั้งที่ผู้ดูแลระบบรับหน้าที่เชิงกลยุทธ์ระดับแนวหน้าซึ่งมักจะถูกลดทอนให้กับฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือฝ่ายปฏิบัติการ - สิ่งต่างๆเช่น การเริ่มต้นการจ้างงานใหม่ และการวางแผนงาน

ผู้ดูแลระบบในปัจจุบันมักได้รับมอบหมายให้จัดการวัฒนธรรมของ บริษัท ทั้งภายในและภายนอกผ่านไฟล์ ซอฟต์แวร์จดจำพนักงาน ชอบ การชุมนุม - ฟรี



มากขึ้นเรื่อย ๆ การรักษาวัฒนธรรมสำนักงานในเชิงบวกเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสรรหาและรักษาผู้มีความสามารถระดับแนวหน้า พนักงานที่มีส่วนร่วม และสร้างแรงบันดาลใจให้พวกเขาทำผลงานให้ดีที่สุด ผู้ดูแลระบบของ บริษัท มักได้รับมอบหมายให้มีความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องกับวัฒนธรรมเช่นการวางแผนนอกสถานที่การจัดการ สิทธิประโยชน์เช่นของว่างในสำนักงาน และโดยทั่วไปยังคงรักษาความเป็นออฟฟิศ

เมื่อพูดถึงเรื่องนี้แอดมินก็คาดหวังให้สิ่งต่างๆดำเนินไปอย่างราบรื่นไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นก็ตาม คิดว่าพวกเขาเป็นเหมือน 'ยูทิลิตี้ผู้เล่น' ในกีฬาเบสบอล พวกเขาคือ Jacks- และ Jills-of-all-trades ซึ่งคาดว่าจะดำเนินการในระดับสูงในสถานการณ์ต่างๆมากมาย

(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 จัดทำขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)



ดังนั้นจึงสมเหตุสมผลที่ผู้ดูแลระบบในปัจจุบันจำเป็นต้องมีทักษะมากมายเพื่อที่จะประสบความสำเร็จในบทบาทที่ท้าทายนี้

แต่รายการทักษะการบริหารเหล่านั้นคืออะไร? และสิ่งที่แยกผู้ดูแลระบบที่ดีออกจากผู้ยิ่งใหญ่? แนวคิดในการพัฒนาวิชาชีพสำหรับผู้ช่วยฝ่ายบริหารข้อใดที่คุณควรปฏิบัติตาม

นั่นคือสิ่งที่เราถามชุมชนผู้ดูแลระบบ Rockstar ของเรา นี่คือทักษะสำหรับผู้ช่วยผู้ดูแลระบบที่จ่ายบิลจริงๆ

เมื่อเร็ว ๆ นี้เราได้สำรวจผู้ช่วยผู้บริหารกว่า 1,273 คนในกลุ่ม State of The Executive Assistant Facebook ของเราและพบว่า monday.com เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพที่พวกเขาชื่นชอบที่จะใช้

สารบัญ

1. รู้ทรัพยากรทั้งหมด

เมื่อคุณเป็นผู้ช่วยผู้ดูแลระบบทุกคนมักจะไว้วางใจให้คุณมีทางออกสำหรับทุกปัญหาหรือเป็นเครื่องมือสำหรับทุกความต้องการ

ผู้ดูแลระบบที่โดดเด่นอยู่เหนือการถามด้วยการเก็บฐานข้อมูลหรือไฟล์ Excel ของเครื่องมือที่มีประโยชน์และแหล่งข้อมูลไปยัง

เปิดตัวไปสู่รายการของคุณเองด้วย 'อาวุธลับ' ของแอดมินคนโปรดของเรา

ผู้ช่วย : พิจารณาจดหมายข่าวรายสัปดาห์ของฟรีเมียมฉบับนี้ทางลัดในการเรียนรู้เกี่ยวกับทรัพยากรทั้งหมดรวมถึงซอฟต์แวร์ที่เป็นประโยชน์และเทคโนโลยีที่ช่วยประหยัดเวลา รับข่าวสารล่าสุดโดยมีข้อมูลสรุปที่ส่งถึงคุณบนแผ่นเสียงสีเงิน (หรือที่เรียกว่าอีเมลที่มีรูปแบบสวยงาม) ในแต่ละสัปดาห์ สมัครฟรีที่นี่!

แหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ :

2. การแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์

หากคุณต้องการเรียนรู้วิธีการเป็นผู้ช่วยบริหารที่ดีในปี 2021 การแก้ปัญหาควรอยู่ในกล่องเครื่องมือของคุณ เนื่องจากความรับผิดชอบหลักของผู้ดูแลระบบคือการรักษาสิ่งต่างๆให้ตรงประเด็นการแก้ปัญหาจึงเป็นทักษะที่ขาดไม่ได้ ด้วยการทำงานระยะไกลและตารางเวลาที่ยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้นสถานที่ทำงานสมัยใหม่ในปัจจุบันจึงต้องการความคิดสร้างสรรค์รูปแบบใหม่เพื่อให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น

Chelsea Hnat ผู้ช่วยบริหารซีอีโอสำหรับผู้บริหารสตรีที่ก้าวหน้าบอกเราว่าทำไม:

chelsea-hnat“ ผู้ช่วยฝ่ายธุรการอยู่ในตำแหน่งที่ไม่เหมือนใครในการเป็นพหูสูต - พวกเขารู้เกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการทำงานในแง่มุมต่างๆมากมายและถูกมองว่าเป็นปัจจัยสำคัญในการแก้ปัญหา

ยิ่งพวกเขาสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากเท่าไหร่พวกเขาก็จะยิ่งมีค่ามากขึ้นเพราะทำให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น”

ความคิดสร้างสรรค์และความสามารถในการด้นสดตาม Hnat เป็นส่วนที่จำเป็นของสมการใน บริษัท ทุกขนาด

chelsea-hnat“ ฉันเห็นสิ่งนี้ทั้งใน บริษัท ขนาดเล็กและขนาดใหญ่ แต่ใน บริษัท ขนาดเล็กเช่นของฉันผลกระทบของทักษะการดูแลระบบเหล่านี้เป็นสิ่งที่ยิ่งใหญ่และทำให้คุณสังเกตเห็นได้”

3. มารยาทที่เหมาะสม

แอดมินติดต่อกับผู้คนทุกวัน คนทุกประเภท

เช่นเดียวกับผู้จัดการสำนักงาน , ผู้ดูแลระบบเป็นหนึ่งในไม่กี่คนใน บริษัท (นอกเหนือจาก CEO หรือเจ้าหน้าที่อาวุโสฝ่ายทรัพยากรบุคคล) ที่ติดต่อกับพนักงานทุกระดับ

แน่นอนว่านี่ไม่ได้ จำกัด เฉพาะการโต้ตอบภายใน บทบาทของผู้ดูแลระบบมักจะหันหน้าเข้าหากัน หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบคุณมักจะเป็นผู้ดูแลแผนกหรือผู้บริหารจัดการสายเรียกเข้าติดต่อผู้ขายหรือพูดคุยโดยตรงกับผู้บริหารระดับสูงใน บริษัท อื่น ๆ

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมมารยาทและมารยาทที่ดีจึงมีความสำคัญ ผู้ดูแลระบบ Elizabeth White-Peters อธิบายโดยบอกเราว่ามารยาทเป็น“ ศิลปะที่หายไปซึ่งนำทางให้เราผ่านสถานการณ์ที่ท้าทายมากมาย”

ตามที่ White-Peters กล่าวเคล็ดลับอย่างหนึ่งในการเรียนรู้ศิลปะแห่งมารยาทคือการฟัง เธอพูดว่า,

อลิซาเบ ธ - ขาว - ปีเตอร์“ [A] rockstar [admin] ไม่เพียงแค่ฟังคำพูดเท่านั้น แต่ยังต้องฟังน้ำเสียงและภาษากายเพื่อที่จะอ่านระหว่างบรรทัดด้วย”

นี่คือตัวอย่างความหมายของเธอ:

อลิซาเบ ธ - ขาว - ปีเตอร์“ โทรศัพท์ดังขึ้น เป็นเสียงที่แย่ลงที่เรียกร้องให้พูดคุยกับผู้จัดการ ในขณะที่ยิ้มและสุภาพผู้ดูแลระบบจะประเมินสถานการณ์อย่างรวดเร็ว ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมของ บริษัท การดำเนินการหลายอย่างอาจเกิดขึ้น: เราสามารถจดบันทึกและรับรองว่าผู้โทรจะถูกส่งต่อผู้โทรสามารถพักสายและกำหนดวิธีการขัดขวางผู้จัดการ / โอนสายหรืออาจลองทำ แก้ไขปัญหาโดยตรง

โดยการฟังภาษาและน้ำเสียงเราสามารถกำหนดได้ว่าจะดำเนินการใด แต่ละขั้นตอนด้วยการสื่อสารที่สุภาพศักยภาพในการจัดการสถานการณ์เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับผู้โทรและผู้จัดการจะเพิ่มขึ้น

ทั้งคู่จะสังเกตเห็น 'กรุณา' และ 'ขอบคุณ' ด้วยประสบการณ์ผู้ดูแลระบบจะได้เรียนรู้จากผู้จัดการว่าอะไรทำงานได้ดีจึงรู้วิธีจัดการสำหรับเหตุการณ์ต่อไป”

ดูเหมือนว่าผู้ดูแลระบบจะต้องมี IQ ทางอารมณ์สูงและมีความสามารถในการอ่านผู้คนและตอบสนองตามนั้น

สี่. ความฉลาดทางอารมณ์

ความฉลาดทางอารมณ์หมายถึงความสามารถพิเศษในการทำความเข้าใจและยังมีอิทธิพลต่ออารมณ์ในตัวเราและผู้อื่น ผู้ดูแลระบบที่ประสบความสำเร็จสูงสุดมีความฉลาดทางอารมณ์ในโพดำ นี่คือเหตุผล:

  • ความฉลาดทางอารมณ์ทำให้คนทำงานด้วยได้ง่าย ผู้ดูแลระบบปรับตัวให้เข้ากับอารมณ์ของผู้อื่นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นจากการเจรจาและการโต้ตอบอื่น ๆ ความฉลาดทางอารมณ์หมายถึงผลลัพธ์ที่ดีขึ้นในการจัดการกับทุกคนและทุกสถานการณ์ทำให้เป็นทักษะที่ต้องมีสำหรับผู้ดูแลระบบที่ต้องของานปฏิบัติงานและเจรจาต่อรอง เกี่ยวกับ ทำงานกับผู้คนมากมาย
  • ความฉลาดทางอารมณ์ช่วยให้บุคคลจัดการกับอารมณ์ของผู้อื่น ความสามารถในการอ่านผู้คนนี้ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถคาดการณ์ความต้องการของผู้บังคับบัญชาและผู้ร่วมงานหลักอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นการเดาว่าหัวหน้าไม่พอใจกับรายงานทำให้ผู้ดูแลระบบที่มีความทะเยอทะยานมีโอกาสได้รับความโปรดปรานจากการเปลี่ยนเส้นทางหรือปรับกรอบการสนทนาใหม่
  • ความฉลาดทางอารมณ์ทำให้การแก้ไขความขัดแย้งเป็นเรื่องง่าย ความเข้าใจ อารมณ์ทำให้การจัดการกับอารมณ์แม้กระทั่งเรื่องเชิงลบทำได้ง่ายขึ้น และการรู้วิธีจัดการกับอารมณ์ทำให้แอดมินมีเครื่องมือในการแก้ไขความขัดแย้งต่างๆ
  • ความฉลาดทางอารมณ์ช่วยให้จัดการความเครียดได้ง่ายขึ้น ผู้ดูแลระบบที่ฉลาดทางอารมณ์สามารถรับรู้สัญญาณความเครียดของตนเองและตระหนักว่าถึงเวลาพักสมาธิ

5. การมองการณ์ไกลและความคาดหวัง

ผู้ดูแลระบบที่ดีที่สุดไม่จำเป็นต้องถูกบอกว่าต้องทำอะไร พวกเขาคาดการณ์วิธีแก้ปัญหาก่อนที่ปัญหาจะกลายเป็นปัญหา ผู้ดูแลระบบเหล่านี้เพิ่มขึ้นจากการมีประโยชน์อย่างยิ่งจนกลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้หัวหน้าอาวุธลับก็ขาดไม่ได้

Kelly Todd เริ่มอาชีพของเธอในฐานะ EA โดยสนับสนุนผู้บริหารสองคนใน บริษัท โปรดักชั่นที่ใช้ HGTV ในความคิดของเธอมันเป็นความสามารถของเธอในการคาดการณ์ที่ทำให้เธอเปล่งประกายจริงๆ

เคลลี่ทอดด์อ้าง“ การใส่ใจในรายละเอียดจะนำคุณไปไกลมากเพราะผู้บริหารเหล่านี้ต้องการความสมบูรณ์แบบและดีที่สุดเท่าที่จะทำได้พวกเขาต้องการให้สิ่งต่าง ๆ ลุล่วงไปด้วยดีและงานของคุณ…คือการทำให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้น

หากคุณสามารถนำหน้าเจ้านายไปได้หนึ่งก้าวเช่น 'ฉันดูแลการจองนี้ให้คุณเพราะฉันเห็นในปฏิทินว่าคุณถูกบล็อก'

ความคาดหวังและการเตรียมพร้อมแบบนั้นเหนือสิ่งอื่นใดจะทำให้คุณโดดเด่นสำหรับพวกเขาจริงๆ….

[Admin] สามารถเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของ Exec และถ้าพวกเขาคิดนำหน้าพวกเขาไปหนึ่งก้าวคุณก็จะโดดเด่น '

Chelsea Hnat เห็นด้วย:

chelsea-hnat“ เนื่องจากงานของพวกเขาเกี่ยวข้องกับแง่มุมต่างๆมากมายภายใน บริษัท พวกเขาจึงมีความสามารถที่แตกต่างกันในการทำนายความท้าทายและผลลัพธ์ที่อาจเกิดขึ้น”

6. มัลติทาสกิ้ง

ที่ผ่านมาเราเคยทะเลาะกัน การทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นตำนานที่ทำลายผลผลิต . สมองของเราไม่ได้มีสายในการทำงานระดับสูงมากกว่าหนึ่งอย่างในแต่ละครั้งดังนั้นกลยุทธ์ที่ดีที่สุดคือการจัดลำดับความสำคัญและกำจัดทีละชิ้น

เราขอแนะนำให้ใช้ซอฟต์แวร์เช่น monday.com เพื่อสร้างติดตามและตรวจสอบงานประจำวันของคุณ มีการทดลองใช้ฟรีที่คุณสามารถสมัครได้ ที่นี่ .

และแม้ว่าจะเป็นเรื่องจริง แต่คุณก็ไม่ควรพยายามเขียนแบบจำลองทางการเงินในขณะที่คุณกำลังโทรหาฝ่ายขายเช่นความรับผิดชอบหลักบางประการของผู้ดูแลระบบต้องการให้พวกเขาทำงานไปพร้อม ๆ กัน

นั่นเป็นเพราะนอกเหนือจากความรับผิดชอบเชิงกลยุทธ์ที่ใหญ่กว่าแล้วงานท่องจำเช่นการจัดเก็บหรือการจัดตารางเวลายังคงตกอยู่กับผู้ดูแลระบบ ความสามารถในการทำสิ่งเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็วหรือพร้อมกันเป็นข้อได้เปรียบที่สำคัญ ผู้ดูแลระบบที่ดีที่สุดทำสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดาย

Stephanie Merritt ผู้ช่วยฝ่ายบริหารของ Bonitz อธิบายว่า:

stephanie-merritt“ ทักษะสูงสุดของผู้ช่วยผู้ดูแลระบบคือความสามารถในการทำงานหลายอย่าง ฉันรู้ว่าปกติฉันมีบางสิ่งที่เกิดขึ้นในเวลาเดียวกันและฉันต้องสามารถทำทั้งสองอย่างได้ในเวลาเดียวกัน

ตัวอย่างเช่นฉันต้องทำห้องพักในโรงแรมให้กับผู้รับเหมาช่วงของเราในขณะที่ฉันคุยโทรศัพท์ฉันสามารถตอบอีเมลหรือเตรียมเอกสารบางอย่างให้เสร็จ '

7. ความสามารถในการปรับตัว

ดังที่เราได้กล่าวไปก่อนหน้านี้ความรับผิดชอบในรายการของผู้ดูแลระบบนั้นกว้างและหลากหลาย บ่อยครั้งสิ่งนี้หมายถึงความสามารถในการหยุดเพียงเล็กน้อยและหมุนไปสู่โครงการที่ไม่เกี่ยวข้องกันโดยสิ้นเชิง สิ่งต่างๆเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและผู้ดูแลระบบที่ดีที่สุดสามารถตอบสนองและปรับตัวได้อย่างง่ายดาย

ตัวอย่างเช่นหากจู่ๆหัวหน้าเปิดเผยการเดินทางที่เกิดขึ้นเองซึ่งจะส่งเธอออกจากที่ทำงานในอีกสองสัปดาห์ข้างหน้าผู้ดูแลระบบของเธอจำเป็นต้องเร่งดำเนินการล้างตารางเวลาของเธอในขณะที่สื่อสารกับทุกฝ่ายที่ได้รับผลกระทบอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อหลีกเลี่ยงความรู้สึกเจ็บปวดและอัตตาที่ช้ำ . ในสถานการณ์นี้ไม่มีเวลาเครียดและใช้เวลาหลายชั่วโมงในการตัดสินใจว่าจะทำอะไร

นี่คือ Merritt อีกครั้งเพื่ออธิบาย:

stephanie-merritt“ ทักษะชั้นยอดอื่น ๆ จะสามารถเปลี่ยนแปลงสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ได้ในพริบตา ฉันสามารถอยู่ตรงกลางของบางสิ่งได้และเจ้านายของฉันก็เดินเข้ามาและบอกว่าเขาต้องการอะไรบางอย่างตอนนี้ฉันต้องหยุดสิ่งที่ฉันกำลังทำและทำในสิ่งที่เขาขอจากฉันจากนั้นกลับไปติดตามสิ่งที่ฉันทำก่อนที่เขาจะมา เพื่อพบฉัน.'

นั่นคือประเด็นสำคัญไม่ใช่แค่การสลับงานอย่างรวดเร็ว แต่ยังเกี่ยวกับความสามารถในการติดตามอีกครั้งเมื่อคุณเปลี่ยนกลับ ท้ายที่สุดแล้วมีเพียงเล็กน้อยที่ผู้ดูแลระบบทำสิ่งนั้นไม่สำคัญ

8. องค์กรที่พิถีพิถัน

อาจดูเหมือนไม่ใช่เรื่องง่าย แต่มันสำคัญมาก เมื่อคุณทำงานในโครงการต่างๆมากมายคุณจะไม่มีเวลาเสียเวลาไปกับการทำงานซ้ำซ้อนเนื่องจากไม่มีองค์กร นอกจากนี้การจัดองค์กรยังช่วยลดความเครียดและยังช่วยหยุดงานสำคัญจากการ“ หลุดผ่านรอยแตก” ทั้งในตัวอักษรและโดยเปรียบเปรย

เมื่อพูดถึงวิธีการจัดระเบียบของคุณ Stephanie Merritt เชื่อว่ามีเพียงกฎเดียวเท่านั้น - อะไรก็ได้ที่เหมาะกับคุณ:

stephanie-merritt“ ไม่มีคนสองคนที่ทำงานเหมือนกัน ฉันชอบทำโปรเจ็กต์ให้เสร็จก่อนที่จะเริ่มโปรเจ็กต์อื่น แต่นั่นเป็นไปไม่ได้เสมอไปดังนั้นฉันจึงต้องมีการแจ้งเตือนเพื่อบอกให้ฉันทำโปรเจ็กต์แรกที่กำลังทำอยู่ให้เสร็จ

ทุกคนมีทักษะในการจัดองค์กรของตนเองและรู้ว่าอะไรดีที่สุดสำหรับพวกเขา ฉันเป็นคนชอบมอง ฉันใช้ปฏิทินมาก ฉันมีของอยู่ในชั้นด้วยเพื่อที่ฉันจะได้ติดตามทุกอย่าง

ผู้หญิงคนหนึ่งที่ฉันทำงานด้วยใช้กองบนโต๊ะทำงานเธอจึงมั่นใจได้ว่าเธอทำงานอะไรเสร็จแล้ว”

ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีไหนองค์กรก็ต้องมีทักษะของผู้ดูแลระบบอย่างแน่นอน

(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 จัดทำขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)

9. มี“ หัวใจของผู้รับใช้”

ประกาศเกียรติคุณครั้งแรกโดย Robert Greenleaf คำว่า“ ข้าราชการ - ผู้นำ 'ได้เข้าสู่พจนานุกรมการจัดการเมื่อปลายปี หมายถึงรูปแบบของความเป็นผู้นำที่ให้ความเป็นอยู่ที่ดีของผู้อื่นเป็นอันดับแรก ในทางปฏิบัติหมายถึงการมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาส่วนบุคคลและวิชาชีพและการดูความรับผิดชอบหลักของหนึ่งในการสนับสนุนความสำเร็จของทีมงาน

แนวคิดเรื่อง“ บริการ” นี้มีความสำคัญพอ ๆ กับบทบาทผู้ดูแลระบบเช่นเดียวกับในบทบาทผู้นำ

วิธีการเป็นผู้ช่วยผู้บริหารที่ดี

Valerie-Gomez“ นี่เป็นสิ่งที่สำคัญมาก ผู้บริหารระดับร็อคสตาร์หรือผู้ช่วยฝ่ายบริหารต้องการรับใช้ผู้นำของตนไม่ว่างานนั้นจะใหญ่หรือเล็ก ผู้ดูแลระบบที่แข็งแกร่งรู้ดีว่าการช่วยให้บรรลุเป้าหมายของเจ้านายพวกเขาจะบรรลุเป้าหมายด้วยตัวเอง”

-Valerie Gomez ผู้ช่วยธุรการของ ADP

ผู้ดูแลระบบที่ยอดเยี่ยมไม่เห็นแก่ตัวและรู้ดีว่าความเต็มใจที่จะเสนอขายให้กับทีมนั้นช่วยให้มั่นใจได้ว่าทั้งทีมจะประสบความสำเร็จและของตัวเอง

10. ความมั่งคั่ง

ความสามารถในการโพล่งคิดบนเท้าของคุณและคิดหาวิธีแก้ปัญหาของการบินเป็นหนึ่งในลักษณะที่สำคัญที่สุดที่ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกได้ Valerie Gomez อธิบายว่าทำไม:

Valerie-Gomez“ ฉันยังไม่ได้ประสานงานเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นโดยไม่มีปัญหาไม่ว่าฉันจะวางแผนอย่างพิถีพิถันแค่ไหนก็ตาม ไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงจำนวนพนักงานในนาทีสุดท้ายที่คุณตั้งงบประมาณไว้แล้วหรือระบบเกิดข้อผิดพลาดในการแสดงผล 5 นาทีก่อนที่งานนำเสนอของเจ้านายของคุณจะถูกกำหนดให้ถ่ายทอดสด

คุณต้องสามารถคิดได้ไม่ว่าจะเกิดปัญหาอะไรผู้ดูแลระบบ Rockstar จะหาทางแก้ไข!”

Elizabeth White-Peters เห็นด้วยว่าความมีไหวพริบเป็นลักษณะสำคัญโดยกล่าวว่า

อลิซาเบ ธ - ขาว - ปีเตอร์“ ฉันมองว่า AA เป็น MacGyver ขององค์กร (จำได้ว่าเป็นการแสดงจากยุค 90?) ซึ่งมีมือในทุกสิ่งเล็กน้อยสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างสร้างสรรค์และสามารถถามคำถามที่ถูกต้องได้ตั้งแต่เนิ่นๆเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดช่องว่าง โครงการหรือความท้าทายที่ไม่คาดคิด”

11. กรวด

เราทุกคนคุ้นเคยกับ Murphy’s Law - อะไรก็ตามที่ผิดพลาดจะผิดพลาด

โลกธุรกิจไม่มีภูมิคุ้มกัน - ห่างไกลจากมัน ใครก็ตามที่เคยจัดการโครงการจะรู้ดีว่าความท้าทายเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

เช่นเดียวกันกับบทบาทผู้ดูแลระบบ ในบางจุดสิ่งต่างๆจะไปด้านข้าง เซิร์ฟเวอร์ขัดข้องระบบโทรศัพท์ล่มผู้ขายล่มเที่ยวบินถูกยกเลิกผู้คนลาออก

นี่ไม่ใช่แค่การมีไหวพริบเท่านั้น เป็นเรื่องของการเข้มแข็งพอที่จะยืนหยัดต่อสู้กับสถานการณ์ใด ๆ ผู้ดูแลระบบร็อคสตาร์ไม่พังภายใต้ความกดดัน คนที่ดีที่สุดพากเพียรลุกขึ้นตามโอกาสและทำงานให้ลุล่วง นั่นคือความอดทนที่แท้จริง

นี่คือวิธีที่ผู้ดูแลระบบสามารถปลูกฝังความอดทนที่แท้จริงซึ่งบางครั้งเรียกว่าความยืดหยุ่น:

  • สังสรรค์กับเพื่อนร่วมงาน การเข้าสังคมจะปล่อยฮอร์โมนออกซิโทซินซึ่งช่วยลดความอ่อนไหวต่อความเครียด
  • ขอคำแนะนำ. บางครั้งมุมมองที่แตกต่างก็เป็นสิ่งที่เราต้องผ่านช่วงเวลาที่ยากลำบาก
  • มุ่งเน้นไปที่ความคิด ผู้คนสามารถควบคุมเฉพาะเลนส์ที่พวกเขามองเห็นโลก แต่พวกเขาสามารถเปลี่ยนมุมมองจากเชิงลบเป็นเชิงบวกด้วยการเปลี่ยนมุมมองง่ายๆ

12. การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ไม่มีการสื่อสารประเภทใดที่ผู้ดูแลระบบจะไม่แตะต้อง พวกเขาต้องเข้าใจโทรศัพท์เขียนอีเมลที่ดีและแสดงความมั่นใจเมื่อพูดคุยกับพนักงานทุกระดับแบบเห็นหน้ากัน บ่อยครั้งพวกเขาต้องเขียนการสื่อสารทั่วทั้ง บริษัท หรือแม้แต่รวมตัวกัน การนำเสนอด้วยภาพ ในนามของเจ้านายของพวกเขา

ไม่ว่าจะสื่ออะไรก็ตาม การสื่อสารของพวกเขาจะต้องชัดเจน ตรงและรวบรัด โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ดูแลระบบที่ทำงานใกล้ชิดกับผู้บริหาร ซีอีโอและผู้นำระดับสูงคนอื่น ๆ ไม่ต้องการให้แตกแยกออกไปเที่ยวเตร่หรือวิ่งราวอื่น ๆ - พวกเขาต้องการ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ที่ถูกต้องตรงประเด็น

การเรียนรู้วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการทำเช่นนั้นจะช่วยแยกผู้ดูแลระบบที่ดีออกจากคนที่เก่ง ๆ

บริการผู้ช่วยเสมือน และผู้ดูแลระบบที่ต้องการเพิ่มพูนทักษะการสื่อสารสามารถขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมรุ่นได้ คนนี้พร้อมจัดให้ สบาย ๆ ความคิดเห็นเกี่ยวกับสคริปต์แบบตัวต่อตัวอีเมลและสิ่งอื่น ๆ พวกเขาไม่ได้ทำการตรวจสอบเชิงลึก พวกเขาเป็นเพียงการระบุพื้นที่ที่ไม่สมเหตุสมผล

แม้จะผ่านการตรวจสอบเพียงไม่กี่รอบผู้ดูแลระบบก็จะเห็นเส้นทางต่างๆเพื่อเพิ่มความชัดเจนในการสื่อสาร

13. เทคโนโลยี Savviness

ทุกวันนี้ผู้ดูแลระบบและเทคโนโลยีร่วมมือกัน ไม่ใช่แค่อีเมลอีกต่อไปผู้ดูแลระบบคาดว่าจะมีความเชี่ยวชาญในแอปและแพลตฟอร์มที่ผสานรวมไว้มากมาย

เรากำลังพูดถึงแอปการสื่อสารเช่น Slack ระบบปฏิทินเช่น Calendly , ระบบการเรียกเก็บเงิน, แพลตฟอร์มการจองการเดินทาง, ระบบ HR เช่น ไตรเน็ต หรือซอฟต์แวร์การมีส่วนร่วมของพนักงานเช่น Quantum Workplace , 15 ห้า หรือ TINYpulse . (อ่านคู่มือที่ยอดเยี่ยมของ Quantum Workplace สำหรับ การซื้อซอฟต์แวร์การมีส่วนร่วมของพนักงาน .)

มีเทคโนโลยีมากมาย

เมื่อเกิดความผิดพลาดคุณไม่สามารถพึ่งพาบุคลากรด้านไอทีได้ตลอดเวลา ในความเป็นจริงใน บริษัท ขนาดเล็กผู้ดูแลระบบอาจเป็นคนที่ชอบเทคโนโลยี defacto หรือสาว หากคุณสามารถรีบูตเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ขัดข้องได้ให้ a แบบทดสอบการคิดวิเคราะห์ เผยแพร่บล็อกโพสต์บน WordPress หรือแม้แต่เริ่มต้นอินเทอร์เน็ตใหม่คุณก็มีทักษะในเกม Admin แล้ว

แล้วแอดมินจะขัดเกลาความฉลาดทางเทคโนโลยีได้อย่างไร? พวกเขาสามารถเริ่มต้นด้วยการสร้างรายการเทคโนโลยีที่ใช้บ่อยและระบุว่าเครื่องมือใดที่พวกเขาคุ้นเคยน้อยที่สุด หลังจากนั้นการฝึกฝนทำให้สมบูรณ์แบบ เราขอแนะนำให้บล็อกวันละหนึ่งชั่วโมงเพื่อทดลองใช้เทคโนโลยีต่างๆทำความรู้จักกับระบบและเรียกดูเครื่องมือต่างๆ ช่วยด้วย และ ชุมชน หน้า หลาย ๆ หน้าเหล่านี้มีขุมทรัพย์ทรัพยากรที่คนส่วนใหญ่ไม่เคยมองหา บางเพจยังมีอินเทอร์เฟซการแชทตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันหรือสายโทรศัพท์ที่ดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีที่สามารถตอบคำถามได้ เมื่อเกิดปัญหาใหญ่ในทางเทคนิคครั้งต่อไปการแก้ไขครั้งใหญ่อาจง่ายพอ ๆ กับการรู้ว่าจะไปขอความช่วยเหลือได้อย่างรวดเร็วจากที่ใด

14. การคิดภาพใหญ่

ผู้ดูแลระบบที่เชื่อถือได้มักเป็นที่ปรึกษาโดยพฤตินัยของผู้นำระดับสูง พวกเขาสามารถทำหน้าที่เป็นกระดานที่ทำให้เกิดแนวคิดใหม่ ๆ แนะนำกระบวนการใหม่ ๆ หรือแม้แต่ชั่งน้ำหนักในการตัดสินใจจ้างงาน

ผู้ดูแลระบบที่ดีที่สุดให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าโดยให้คำแนะนำตามความเข้าใจในธุรกิจและวัฒนธรรมของ บริษัท การรู้วิธีคิดเกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ ในบริบทของภาพรวมที่ใหญ่กว่าเป็นสิ่งสำคัญ

การคิดภาพใหญ่อาจฟังดูดีที่สุดสำหรับผู้มีวิสัยทัศน์ของโลก แต่ความจริงแล้วทุกคนสามารถปลูกฝังความสามารถในการคิดล่วงหน้าได้ พิจารณาการขับรถ. การขับรถป้องกันที่ดีเกี่ยวข้องกับการสแกนล่วงหน้าเพื่อดูว่าถนนกำลังพาคุณไปที่ใด เทคนิคเดียวกันนี้ใช้กับแนวคิดนามธรรมเช่นเป้าหมายของ บริษัท คุณกำลังปูทางสำหรับ บริษัท ของคุณด้วยการกระทำที่คุณทำในวันนี้? คุณคาดหวังว่าจะเผชิญหน้ากับอุปสรรคอะไรบ้าง? เมื่อคุณเห็นภาพสิ่งเหล่านี้แล้วคุณก็เตรียมรับมือได้

15. ใส่ใจในรายละเอียด

หากการคิดในภาพรวมมีความสำคัญการพลิกด้านก็เป็นจริงเช่นกัน รายละเอียดเป็นสิ่งสำคัญในงานธุรการและการมีความกระตือรือร้นเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้

ลองคิดดูสิสิ่งที่ผู้ดูแลระบบทำนั้นมีเดิมพันค่อนข้างสูง หากคุณไม่ได้รับผู้บริหารคนนั้นในเที่ยวบินเธออาจไม่สามารถปิดการระดมทุนรอบถัดไปที่ บริษัท ของคุณต้องการเพื่อเปิดไฟไว้ได้

สิ่งดีๆที่จะวางบนโต๊ะทำงานในที่ทำงาน

หากคุณไม่ได้รับเงินจากผู้ขายที่พิถีพิถันตรงเวลาและในจำนวนที่เหมาะสมพวกเขาอาจหันกลับมาและฟ้องร้อง บริษัท ของคุณ หรืออย่างเลวร้ายที่สุด ... ความผิดพลาดในส่วนของคุณอาจทำให้หัวหน้าของคุณดูแย่

การควบคุมคุณภาพเมื่อพูดถึงรายละเอียดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ดูแลระบบทุกคน

16. การจัดลำดับความสำคัญ

ผ่านศิลปะการจัดลำดับความสำคัญผู้ดูแลระบบสามารถเปลี่ยนรายการสิ่งที่ต้องทำให้เป็นรายการความสำเร็จอันล้ำค่า ความสามารถในการแยกความแตกต่างระหว่าง“ ภารกิจสำคัญ” และ“ งานที่รอได้” แสดงให้เห็นถึงการตัดสินใจที่ไร้ที่ติทักษะความเป็นผู้นำและการปรับให้เข้ากับค่านิยมของ บริษัท เหนือสิ่งอื่นใดการจัดลำดับความสำคัญแสดงให้เห็นถึงความสามารถและสร้างแรงบันดาลใจให้เกิดความไว้วางใจจากผู้นำที่ตื่นเต้นที่พวกเขาไม่ต้องจับมือใคร

การจัดลำดับความสำคัญอาจเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาความสงบในขณะที่เผชิญกับรายการงานที่คูณด้วยวินาที การไม่ให้ความสำคัญกับสถานการณ์เหล่านี้ทำให้เกิดความตื่นตระหนกและความตื่นตระหนกทำลายผลผลิต การดำดิ่งลงไปในงานที่สำคัญบางอย่างและการทำแท็บเล็ตจะช่วยให้เวิร์กโฟลว์ลำดับความสำคัญดำเนินไปในขณะที่ลดความเครียดในการพยายามทำทุกอย่างให้เสร็จ

ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มทักษะการจัดลำดับความสำคัญได้โดยการฟังอย่างรอบคอบในระหว่างการประชุมและการแชทแบบสบาย ๆ เพื่อซึมซับบริบทเบื้องหลังงานมอบหมายต่างๆและตัดสินความสำคัญของพวกเขาได้ดีขึ้น นอกจากนี้เราขอแนะนำให้อ่านรายการสิ่งที่ต้องทำและถามว่า 'สิ่งนี้ส่งผลอย่างไร' ลำดับความสำคัญที่แท้จริงจะปรากฏในไม่ช้า

(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 จัดทำขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)

เราหวังว่าคุณจะได้เรียนรู้วิธีการพัฒนาทักษะผู้ช่วยผู้ดูแลระบบที่จะนำคุณไปสู่อีกระดับ! แล้วคุณล่ะพูดว่ายังไง? คุณคิดว่าตัวเองเป็นผู้ดูแลระบบในตำนานหรือไม่? คำแนะนำและเคล็ดลับสำหรับผู้ช่วยผู้ดูแลระบบที่คุณชื่นชอบคืออะไร อย่าอายโปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง