นายประตู. ผู้พิทักษ์. การประมูลเป้าหมาย ตำรวจจราจร.
ในฐานะผู้ช่วยผู้บริหารฉันพนันได้เลยว่าคุณเคยถูกเรียกเป็นหนึ่งในป้ายกำกับข้างต้นมาก่อน
มันต้องน่าหงุดหงิด ในขณะที่แนวคิดของ EA มีความเป็นจริงอย่างแท้จริงในฐานะ 'ผู้เฝ้าประตู' คำอธิบายนี้แทบจะไม่ทำให้พื้นผิวของค่าทั้งหมดที่คุณระบุเป็นรอยขีดข่วน
บางทีคำอธิบายที่ถูกต้องกว่าอาจเป็นดังนี้:
พันธมิตรเชิงกลยุทธ์ คนสนิทที่ไว้ใจได้. นักแก้ปัญหามืออาชีพ
พิจารณาสิ่งนี้ - การระเบิดของ เครื่องมือขององค์กร แอปจดบันทึกแพลตฟอร์มการสื่อสารและโซลูชันการทำปฏิทินหมายความว่าผู้บริหารส่วนใหญ่มีความเป็นตัวของตัวเองมากกว่าที่เคยเป็นมา หากมีสิ่งใดสิ่งหนึ่งผู้บริหารในปัจจุบันต้องการการสนับสนุนจากผู้ดูแลระบบน้อยลงไม่มาก
แต่ถึงกระนั้นผู้ช่วยบริหารก็มีคุณค่ามากกว่าในหลายทศวรรษที่ผ่านมา
วิธีการเป็นผู้ช่วยผู้บริหารที่ยอดเยี่ยม
เหตุใดจึงเป็นเช่นนี้
เรียบง่าย ฟังก์ชั่น EA ได้เปลี่ยนจากบทบาทสนับสนุนไปสู่กลยุทธ์มากขึ้น ผู้บริหารในปัจจุบันพึ่งพาผู้ช่วยไม่เพียง แต่เพื่อความช่วยเหลือด้านผู้ดูแลระบบเท่านั้น แต่ยังให้คำปรึกษาด้านกลยุทธ์ความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคและการวิเคราะห์เชิงวิพากษ์ คาดว่า EAs จะตะลุยสิ่งต่างๆได้กว้างและหลากหลาย การจัดการโครงการ , การวางแผนงานและการสื่อสารภายใน
EA ในปัจจุบันมักได้รับมอบหมายให้จัดการวัฒนธรรมของ บริษัท (ระยะไกล) ผ่านทางไฟล์ ซอฟต์แวร์จดจำพนักงาน ชอบ การชุมนุม .
นั่นคือเหตุผล สหรัฐอเมริกาวันนี้ อธิบายว่าผู้ช่วยผู้บริหารเป็น 'บทบาทอำนาจ' ของ Silicon Valley และรายงานว่าไม่ใช่เรื่องแปลกที่ EAs ในเมกกะเทคโนโลยีจะดึงตัวเลขหกตัว
บทบาทที่เรียกร้องเช่นนี้ต้องใช้ทักษะระดับผู้เชี่ยวชาญ ดังนั้นไม่ว่าคุณจะมุ่งมั่นในเส้นทาง EA หรือหวังว่าจะใช้บทบาทนี้เพื่อก้าวไปสู่งานในฝันของคุณนี่คือทักษะที่คุณจะต้องใช้เพื่อสร้างความประทับใจให้กับหัวหน้าของคุณและสร้างผลกระทบสูงสุดให้กับทีมของคุณ
(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 จัดทำขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)
สารบัญ
- ทักษะชั้นยอดสำหรับผู้ช่วยผู้บริหารโดยเฉพาะ
- 1. รู้ทุกความลับที่ดีที่สุด
- 2. สงบภายใต้ความกดดัน
- 3. ความดื้อรั้น
- 4. Tech Prowess
- 5. การคิดภาพใหญ่
- 6. การจัดลำดับความสำคัญที่ไร้ความปรานี
- 7. ดุลยพินิจของ Ironclad
- 8. องค์กรไร้ที่ติ
- 9. การทำงานหลายอย่างเชิงกลยุทธ์
- 10. ความคาดหวังเหนือธรรมชาติ
- 11. ความฉลาดทางอารมณ์
- 12. การสื่อสารระดับผู้เชี่ยวชาญ (และชอบพูดคุยจริง)
- 13. ความเร็วและความเด็ดขาด
- 14. ผิวหนาและอารมณ์ขัน
- 15. ระบบเครือข่าย
- 16. ทักษะการเจรจาต่อรอง
- 17. ทักษะการวิเคราะห์
- ผู้คนยังถามคำถามเหล่านี้เกี่ยวกับทักษะผู้ช่วยผู้บริหาร
ทักษะชั้นยอดสำหรับผู้ช่วยผู้บริหารโดยเฉพาะ
- รู้ทุกความลับที่ดีที่สุด
- สงบภายใต้ความกดดัน
- ความดื้อรั้น
- การจัดลำดับความสำคัญที่ไร้ความปรานี
- ดุลยพินิจของ Ironclad
- Multi-Tasking เชิงกลยุทธ์
- ความฉลาดทางอารมณ์
- ความเร็วและความเด็ดขาด
- เครือข่าย
- ทักษะการวิเคราะห์
เราเพิ่งสำรวจผู้ช่วยผู้บริหาร 1,273 คนในกลุ่ม Facebook ของ State of The Executive Assistant และ monday.com ได้รับการโหวตให้ใช้เครื่องมือเพิ่มผลผลิต / องค์กรที่ชื่นชอบ
1. รู้ทุกความลับที่ดีที่สุด
คุณเคยสังเกตไหมว่า EAs มักจะมีคำตอบสำหรับสิ่งนี้วิธีแก้ปัญหาสำหรับสิ่งนั้นและแหล่งข้อมูลที่จะช่วยทุกอย่างในระหว่างนั้น?
นี่คือเคล็ดลับ: ดูเหมือนว่า EAs จะไม่ได้ใช้กลอุบายที่แขนเสื้อเท่านั้น พวกเขาทำจริง .
EAs จำนวนมากเก็บ 'สมุดปกดำ' (หรือที่เรียกว่าเอกสาร Word หรือไฟล์ Excel) ของทรัพยากรรายการเครื่องมือที่มีประโยชน์บริการลิงก์และรายชื่อติดต่อ (เมื่อรู้ว่าพวกเขาน่าจะพบกับความท้าทายในอาชีพของพวกเขาเกือบทุกอย่าง EAs ที่เข้าใจง่ายเหล่านี้พบวิธีที่จะจดจำทรัพยากรที่มีประโยชน์ทั้งหมด)
เริ่มต้นจากรายการทรัพยากรของคุณเองด้วยเคล็ดลับที่เราโปรดปราน:
- ผู้ช่วย . พิจารณาจดหมายข่าวรายสัปดาห์ของฟรีเมียมฉบับนี้ทางลัดในการเรียนรู้เกี่ยวกับความลับที่เก็บรักษาไว้อย่างดีที่สุดเครื่องมือเทคโนโลยีที่มีประโยชน์ที่สุดและเคล็ดลับที่ผ่านการทดสอบภาคสนามจาก EAs อื่น ๆ ที่คมกริบ คุณอาจรู้สึกว่าตัวเองเป็นมหาอำนาจเมื่อได้รับความลับใหม่ ๆ ที่ส่งถึงคุณบนแผ่นเสียงสีเงิน (หรือที่เรียกว่าอีเมลที่มีรูปแบบสวยงาม) ในแต่ละสัปดาห์
- 18 Company Swag Ideas พนักงานต้องการจริงๆ
- รายการตรวจสอบการวางแผนงานขององค์กรเพียงรายการเดียวที่คุณต้องการ
- 71 กิจกรรมสร้างทีมที่สนุกสนานอย่างบ้าคลั่งเพื่อการทำงาน (ไม่ใช่“ Trust Falls”)
- 29 เครื่องมือที่เป็นประโยชน์ผู้ช่วยผู้บริหารทุกคนควรรู้
- 27 เกมตัดน้ำแข็งสุดมันส์สำหรับการประชุมครั้งต่อไปของคุณ
- 11 ขวดน้ำที่กำหนดเองและมีตราสินค้าที่ดีที่สุดสำหรับการทำงาน
2. สงบภายใต้ความกดดัน
อย่าปล่อยให้สิ่งที่เป็นน้ำตาล - ผู้บริหารสามารถเรียกร้อง! ผู้บริหารส่วนใหญ่มีงานที่มีความกดดันสูงและความกดดันนั้นมักจะส่งต่อให้คุณ
ไม่ใช่ทุกวันที่จะเป็นการซ้อมดับเพลิง แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องปฏิบัติงานภายใต้สถานการณ์ที่มีแรงกดดันสูงซึ่งจะมาถึงคุณอย่างไม่ต้องสงสัย
ย้อนกลับไปที่ตัวอย่างก่อนหน้าของฉันมีบางอย่างนอกเหนือจากความสามารถของเธอที่ช่วย EA ในเรื่องราวของฉันขัดขวางตั๋ว Laker เหล่านั้นนั่นคือเธอหายใจเข้าลึก ๆ
เธอสงบสติอารมณ์ภายใต้ความกดดันของงานที่ยากและมีกำหนดเวลาที่รัดกุม เธอเคยอยู่ในสถานการณ์เช่นนี้มาก่อนและรู้ว่าถ้าเธอสงบสติอารมณ์และจดจ่อกับสิ่งที่เธอสามารถควบคุมได้นั่นคือความพยายามของเธอเธอจะสามารถทำให้บางสิ่งเกิดขึ้นได้
คำถามเกี่ยวกับเครื่องบดน้ำแข็งสำหรับกลุ่มเล็ก ๆ
นี่คือแหล่งข้อมูลบางส่วน เพื่อช่วยให้คุณสงบสติอารมณ์เมื่อมีเรื่องบ้าๆ
3. ความดื้อรั้น
ในฐานะ EA มีกี่ครั้งที่คุณถูกขอให้ดึงสิ่งที่เป็นไปไม่ได้?
ผู้ช่วยที่ดีรู้ดีว่าการทำให้สิ่งที่เป็นไปไม่ได้นั้นมาพร้อมกับอาณาเขต ในการทำเช่นนั้นคุณต้องมีความคิดสร้างสรรค์อย่างกระท่อนกระแท่นและตั้งใจที่จะทำสิ่งต่างๆให้เสร็จสิ้น
หนึ่งในความสำเร็จของ EA ที่น่าประทับใจที่สุดที่ฉันเคยเห็นคือไม่กี่ปีที่ผ่านมาที่ บริษัท เทคโนโลยี LA ผู้ช่วย Exec คนหนึ่งได้รับคำขอจากเจ้านายของเธอประมาณ 10.00 น. ในวันศุกร์:
“ เฮ้คืนนี้ฉันกำลังให้ความบันเทิงกับนักลงทุนวีไอพี” เขาบอกเธอขณะที่เขาเดินผ่านโต๊ะของเธอ “ ฉันต้องการที่นั่งริมสนามสองคนในเกม Laker ในคืนนี้”
สิ่งนี้ก็คือที่นั่ง Laker ข้างสนามหายากพอที่จะหาได้ภายใต้สถานการณ์ปกติ แต่สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่สถานการณ์ปกติ นี่คือรอบตัดเชือก เป็นตั๋วที่ร้อนที่สุดในเมือง
ฉันจะไม่มีวันลืมสิ่งที่เธอทำหลังจากที่เจ้านายของเธอเดินเข้าไปในห้องทำงานของเขาหลังจากทิ้งระเบิดลงบนตัวเธออย่างไม่เป็นทางการ -
เธอหยุดหายใจเข้าลึก ๆ และรีบไปทำงานทันที เธอกวาดล้างเว็บไซต์ขายตั๋วที่เรียกว่านายหน้าขายตั๋วไล่ล่าลูกค้าเป้าหมายที่ผิดพลาดใน Craigslist เมื่อไม่ได้ผลเธอจึงหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาและแตะเข้าในเครือข่าย EAs อื่น ๆ ของเธอเรียกร้องความช่วยเหลือมายาวนานและเจรจาเพื่อขอความช่วยเหลือ
พูดตามตรงฉันยังไม่รู้ว่าเธอทำได้อย่างไร สิ่งที่ฉันรู้ก็คือฉันเห็นเจ้านายของเธอและแขกวีไอพีของเขาในทีวีในคืนนั้นนั่งอยู่ข้างสนามและทำผิดทุกครั้งที่ Kobe (RIP) ดื่มน้ำสาม
เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ผู้ช่วยที่ดีรู้ดีว่าการทำให้สิ่งที่เป็นไปไม่ได้นั้นเกิดขึ้นพร้อมกับอาณาเขต ในการทำเช่นนั้นคุณต้องมีความรอบคอบและความมุ่งมั่นที่จะทำสิ่งต่างๆให้สำเร็จ - ทั้งสองอย่างคุณสมบัติของจดหมายข่าวฟรีเช่น ผู้ช่วย สามารถช่วยคุณพัฒนาและพัฒนา ( ลงทะเบียนที่นี่ )
4. Tech Prowess
นี่คือหมวกอีกใบที่จะเพิ่มในรายการยาว ๆ ที่ EA โดยเฉลี่ยต้องสวมใส่นั่นคือผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีส่วนบุคคล
นอกเหนือจากเครื่องมือระดับมืออาชีพทั่วไปเช่น Microsoft Office หรือ G-suite ของ Google แล้ว EA ในปัจจุบันยังต้องมีความเชี่ยวชาญในระบบแอปและปลั๊กอินมากมายที่ผู้บริหารใช้ในการทำงานของตน นี่อาจหมายถึงความรู้ในการทำงานของ Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce และ Zuora เพียงเพื่อชื่อไม่กี่
ไม่ใช่แค่การทำความเข้าใจพื้นฐานเพื่อยึดติดกับคุณเท่านั้น ดำเนินการต่อ . การใช้เวลาในการใช้เครื่องมือเหล่านี้อย่างเต็มที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของคุณและทำให้ผู้บริหารของคุณมั่นใจได้ว่าคุณพร้อมสำหรับเครื่องมือใด ๆ ที่ตรงตามเส้นทางของคุณ
เมื่อสิ่งต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างชาญฉลาดทางเทคโนโลยี EA แทบจะไม่มีเวลารอให้ไอทีแก้ไขสิ่งต่างๆ ความสามารถในการแก้ไขปัญหาสำหรับหัวหน้าของคุณเป็นทักษะที่ต้องมี โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมการเริ่มต้นซึ่ง EA อาจเป็นสิ่งที่ใกล้เคียงที่สุดกับผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีที่ บริษัท มี
5. การคิดภาพใหญ่
EAs ที่ดีที่สุดกลายเป็นที่ไว้วางใจและเป็นที่ปรึกษาสำหรับผู้บริหารของพวกเขา
จำไว้ว่าคุณมีมุมมองที่มีเพียงไม่กี่คนใน บริษัท คุณมีปฏิสัมพันธ์กับพนักงานทุกระดับและอาจทำงานกับแผนกต่างๆมากมาย
แต่ในการที่จะมีบทบาทในการสร้างเสียงให้กับเจ้านายของคุณคุณต้องมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับธุรกิจของคุณก่อนจึงจะสามารถตั้งคำถามที่ละเอียดมากขึ้นในบริบทที่ใหญ่ขึ้นของเป้าหมายของ บริษัท ของคุณ
หากคุณไม่ค่อยมั่นใจในความเข้าใจเกี่ยวกับข้อมูลภายในและภายนอกของ บริษัท และคู่แข่งมีวิธีที่สนุกและง่ายในการเร่งความเร็ว มื้อเที่ยง!
นัดทานอาหารกลางวันทุกสัปดาห์กับใครบางคนในแผนกอื่นโดยมีจุดประสงค์ที่ชัดเจนในการทำความรู้จักกับสิ่งที่พวกเขาทำและวิธีที่ทีมของพวกเขามีส่วนช่วยในภารกิจที่ใหญ่กว่าของ บริษัท
เจาะลึกจริงๆถามคำถามเช่นอะไรคือชัยชนะที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของทีมคุณ ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุด? คู่แข่งคนไหนของเราที่ทำให้คุณตื่นตอนกลางคืน? ถ้าคุณมีไม้กายสิทธิ์คุณจะเปลี่ยนอะไรเกี่ยวกับ บริษัท ในชั่วข้ามคืน? อุตสาหกรรม?
หลังจากการสนทนาของคุณเขียนสิ่งที่สำคัญที่สุดสองหรือสามข้อจากการสนทนาของคุณ เก็บสิ่งเหล่านี้ไว้ในสเปรดชีตเพื่อง่ายต่อการอ้างอิง
นี่ไม่เพียง แต่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างเครือข่ายภายใน บริษัท ของคุณ แต่อีกไม่นานคุณจะได้สร้างความรู้พื้นฐานที่จำเป็นเพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าแก่เจ้านายของคุณ
6. การจัดลำดับความสำคัญที่ไร้ความปรานี
กลับไปที่แนวคิดของ EA ในฐานะ“ ผู้เฝ้าประตู”
ในขณะที่ฉันคิดว่าป้ายกำกับนี้เป็นการทำให้เข้าใจผิดมากเกินไป แต่ก็เป็นจริงด้วยวิธีพื้นฐานอย่างหนึ่ง - Rockstar EAs ช่วยให้เจ้านายของพวกเขา จำกัด การรบกวนและมุ่งเน้นเฉพาะประเด็นเร่งด่วนที่สุดและกิจกรรมที่มีเลเวอเรจสูงสุดเท่านั้น
พูดง่ายๆก็คือ EAs ต้องช่วยหัวหน้าจัดลำดับความสำคัญและพวกเขาต้องโหดเหี้ยมกับมัน
ต้องใช้วิจารณญาณในส่วนของคุณในการพิจารณาว่าอะไรที่ควรให้ความสนใจและสิ่งที่คุณต้องปิดตัวลง แต่มันไม่ได้อยู่ที่คุณทั้งหมด การจัดลำดับความสำคัญเป็นสิ่งที่คุณทำงานร่วมกับหัวหน้าของคุณและเป็นสิ่งที่คุณทั้งคู่จะดีขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป
ขั้นตอนแรกที่สำคัญคือการกำหนดเป้าหมายภาพใหญ่ให้ชัดเจน พูดง่ายๆก็คือคุณไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญได้หากไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเพื่อช่วยแนะนำคุณ
7. ดุลยพินิจของ Ironclad
ไม่ว่าจะเป็นข่าวเกี่ยวกับการเข้าซื้อกิจการที่กำลังจะเกิดขึ้นเรื่องของทรัพยากรบุคคลรายงานทางการเงินหรือความลับทางการค้าผู้บริหารระดับสูงจะจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอยู่เสมอ
แบบฝึกหัดที่โต๊ะทำงานฉันทำได้
ซึ่งแน่นอนว่าผู้ช่วยของพวกเขาก็ทำเช่นกัน
ความโปร่งใสถือเป็นคุณธรรมในการดำเนินธุรกิจ แต่แม้แต่องค์กรที่เปิดกว้างส่วนใหญ่ก็จัดการกับข้อมูลที่มีสิทธิพิเศษซึ่งต้องได้รับการจัดการอย่างละเอียดอ่อน
ความน่าเชื่อถืออาจเป็นปัจจัยกำหนดที่ใหญ่ที่สุดเพียงปัจจัยเดียวในการประสบความสำเร็จในบทบาท EA วิธีหนึ่งที่แน่นอนที่สุดในการบั่นทอนความไว้วางใจระหว่างคุณกับเจ้านายคือการไม่ใส่ใจกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน การนินทาเพิ่มเชื้อเพลิงให้กับข่าวลือในสำนักงานหรือการโพสต์เกี่ยวกับกิจการของ บริษัท เอกชนในฟอรัมสาธารณะเช่นโซเชียลมีเดียนั้นไม่เป็นไร
ความผิดพลาดเกิดขึ้นแน่นอน การพูดไม่ชัดหรืออีเมลที่ผิดพลาดอาจส่งผลเช่นเดียวกับทวีตสาธารณะเกี่ยวกับการปลดพนักงานที่กำลังจะเกิดขึ้นของ บริษัท
สิ่งที่ดีที่สุดที่จะทำคือการเป็นเจ้าของมัน แจ้งให้หัวหน้าของคุณทราบสถานการณ์และทำงานร่วมกันเพื่อแก้ไขสถานการณ์
8. องค์กรไร้ที่ติ
สิ่งนี้อาจดำเนินไปโดยไม่ต้องพูด แต่องค์กรเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับผู้ช่วยผู้บริหาร บทบาท EA เป็นบทบาทที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและอยู่ตลอดเวลาดังนั้นคุณจึงไม่สามารถเสียเวลาอันมีค่าไปโดยไม่มีการรวบรวมกันได้ ในความเป็นจริง EA ที่ดีพัฒนาระบบองค์กรและปรับปรุงกระบวนการเดิมที่ยุ่งเหยิง
หากเกมในองค์กรของคุณสามารถใช้การปรับปรุงได้บ้างโปรดดู monday.com (ของโปรดของเรา) มาเป็นแนวทางแก้ไข!
9. การทำงานหลายอย่างเชิงกลยุทธ์
ใช่เรารู้ว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นตำนาน สมองของเราไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อรองรับงานที่ซับซ้อนมากกว่าหนึ่งอย่างในคราวเดียว
ไอเดียของขวัญขององค์กรสำหรับลูกค้า
อย่างไรก็ตามในขณะที่เราได้ยินจากผู้ช่วยผู้บริหารครั้งแล้วครั้งเล่าการทำงานหลายอย่างในระดับหนึ่งมีความสำคัญต่อบทบาทนี้
เคล็ดลับคือจับคู่งานที่ง่ายกว่าเช่นตอบอีเมลหรือจองการเดินทาง หากคุณถูกระงับทำไมไม่ลองยื่นเอกสารหรือป้อนข้อมูลอย่างรวดเร็ว
จัดลำดับความสำคัญของงานที่เน้นโฟกัสของคุณอย่างแน่นอนและเคาะออกทีละชิ้น แต่เมื่อทำได้ให้จับคู่กิจกรรมที่ไม่สนใจเข้าด้วยกันเพื่อเพิ่มเวลาให้มากที่สุด
คุณจะทำอะไรได้มากขึ้นในเวลาเดียวกันได้อย่างไร? โฟกัส.
หลังจากที่คุณจัดลำดับความสำคัญของงานแล้วให้เอาใจใส่พวกเขา 100% แม้ว่าความคิดของคุณจะพยายามวนเวียนอยู่กับสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดที่คุณต้องจัดการต่อไป ผู้ควบคุมงานหลายคนสาบานด้วย เทคนิคมะเขือเทศ สำหรับการผ่านรายการสิ่งที่ต้องทำ
เพียงเลือกงานตั้งเวลาประมาณ 25 นาทีและโฟกัสเฉพาะงานนั้นจนกว่าเวลาจะหมด จากนั้นหยุดพักและทำซ้ำ การเพิ่มขึ้นสั้น ๆ ทำให้เข้าถึงความสนใจที่มุ่งเน้นได้มากขึ้น
10. ความคาดหวังเหนือธรรมชาติ
EAs ที่ยอดเยี่ยมอย่างแท้จริงเล่นหมากรุกไม่ใช่หมากฮอส
เพื่อให้บทบาทนี้ประสบความสำเร็จอย่างแท้จริงคุณต้องสามารถมองเห็นการก้าวไปข้างหน้า 10 ครั้งและคาดการณ์ปัญหาก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาที่สมบูรณ์
สิ่งนี้แสดงได้สองวิธี อย่างแรกคือสิ่งที่ฉันเรียกว่า 'การคาดการณ์ตามสถานการณ์' นั่นคือเมื่อคุณเห็นองค์ประกอบของปัญหาที่อาจเกิดขึ้นพร้อมกันและคุณทำงานเชิงรุกเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการพัฒนา
อย่างที่สองคือ“ ความคาดหวังส่วนตัว” และเกี่ยวกับการรู้จักความชอบและนิสัยแปลก ๆ ที่ไม่เหมือนใครสำหรับเจ้านายของคุณ
ตัวอย่างเช่นหากประสบการณ์ของคุณสอนคุณว่าเจ้านายของคุณมีความคมชัดในช่วงเช้ามากกว่าหลังอาหารกลางวันให้กำหนดเวลาการประชุมที่ยากลำบากนั้นในตอนเช้าไม่ใช่ช่วงบ่าย
ในทั้งสองกรณีการคาดการณ์ปัญหาและการงีบหลับจะช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวนับไม่ถ้วนบนท้องถนนและช่วยให้คุณและเจ้านายของคุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญ
(- มาเป็นฮีโร่ของเจ้านายของคุณ: รับมือของคุณ ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 จัดทำขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)
11. ความฉลาดทางอารมณ์
EAs จัดการกับผู้คน - จำนวนมาก ภายในองค์กรคุณมีปฏิสัมพันธ์กับพนักงานในทุกระดับภายในองค์กรตั้งแต่ผู้มีส่วนร่วมระดับเริ่มต้นไปจนถึงผู้จัดการไปจนถึงชุด c-suite
ภายนอกใช้เช่นเดียวกัน ในวันเดียวคุณอาจติดต่อกับผู้บริหารใน บริษัท อื่น ๆ นักลงทุนและสมาชิกในคณะกรรมการผู้ขายที่ต่อสู้เพื่อธุรกิจของ บริษัท ของคุณหรือนักข่าวที่พยายามให้เจ้านายของคุณพูดอะไรบางอย่างในบันทึก
ทักษะของผู้คนเป็นสิ่งที่จำเป็นและส่วนใหญ่คือการอ่านตัวชี้นำทางอารมณ์และภาษากายของผู้คน การทำเช่นนั้นอาจเป็นความแตกต่างระหว่างการกระจายสถานการณ์ที่เต็มไปด้วยความกดดันหรือการโยนเจ้านายของคุณไปหาสิงโต (สิ่งที่เธอจะไม่ประทับใจอย่างแน่นอน)
เช็คเอาท์ บัญญัติ 10 ประการของความฉลาดทางอารมณ์ของ Inc เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งอื่น ๆ ที่คุณสามารถทำได้เพื่อสร้างทักษะให้กับบุคลากรของคุณ
12. การสื่อสารระดับผู้เชี่ยวชาญ (และชอบพูดคุยจริง)
ด้วยเหตุผลเดียวกันทักษะการสื่อสารจึงเป็นส่วนสำคัญของสมการ EA ผู้ช่วยผู้บริหารเปรียบเสมือนโฆษกของผู้บริหาร ในหลาย ๆ สถานการณ์คำพูดของคุณจะได้รับการปฏิบัติราวกับว่าเป็นเจ้านายของคุณดังนั้นจึงต้องมีอีเมลที่สวยงามและมารยาทในการใช้โทรศัพท์ที่เหมาะสม คุณต้องสามารถ สื่อสารกลยุทธ์ อย่างชัดเจนและถูกต้องรวมทั้งโน้มน้าวใจเป็นครั้งคราว
EAs จำนวนมากยังมีบทบาทในการสื่อสารภายในโดยพฤตินัยร่างอีเมลภายในในนามของเจ้านาย อีเมลเหล่านี้สามารถเข้าถึงทั้งแผนก - แม้แต่ทั้ง บริษัท - ดังนั้นทักษะการเขียนที่ยอดเยี่ยมจึงเป็นทรัพย์สินมหาศาล
นอกเหนือจากนั้นการสื่อสารยังเป็นพื้นฐาน ทักษะส่วนใหญ่ที่ระบุไว้ในบทความนี้เป็นไปไม่ได้เลยหากไม่มีการสื่อสารที่ดี
นี่คือสิ่งอื่นที่ควรพิจารณาเมื่อพูดถึงการสื่อสาร EA ที่ดีรู้ว่ากฎของการพูดคุยจริงในแต่ละวัน
จำไว้ว่าผู้บริหารต้องการที่จะตีกลับแนวคิดของคุณหรือวัดปฏิกิริยาของคุณต่อวิธีการแก้ปัญหาที่เสนอ แต่จะได้ผลก็ต่อเมื่อคุณยึดมั่นในมุมมองที่แท้จริงของคุณ
เจ้านายของคุณไม่ต้องการผู้ชายที่ใช่หรือใช่ผู้หญิง เธอต้องการ (และต้องการ) ได้ยินสิ่งที่คุณคิดจริงๆ
ดังนั้นให้เป็นจริง ผู้บริหารอยู่ได้ในฟองสบู่ ขึ้นอยู่กับคุณที่จะตรวจสอบความเป็นจริงเป็นครั้งคราว
13. ความเร็วและความเด็ดขาด
ไม่มีเวลาสำหรับการเทียบเคียงในโลกที่หมุนไปอย่างรวดเร็วของผู้ช่วยผู้บริหาร EA ที่ดีสรุปสถานการณ์รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นถามคำถามที่ถูกต้องและที่สำคัญที่สุดคือการกระทำ
จริงอยู่ที่คุณแทบจะไม่มีข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการ แต่ทางที่ดีควรดำเนินการอย่างรวดเร็วและมั่นใจและก้าวไปข้างหน้าแทนที่จะรอเพื่อความชัดเจนเพิ่มเติมหรือแย่กว่านั้นคือการอนุญาต
เกมสร้างทีมสำหรับคนทำงานระยะไกล
Nell McShane Wulfhart ผู้ฝึกสอนการตัดสินใจเขียนสำหรับ Muse 4 ขั้นตอนที่ช่วยให้ทุกคนตัดสินใจได้เร็วขึ้นและฉลาดขึ้น . สิ่งต่อไปนี้คือสิ่งที่ Wulfhart กล่าวว่าคุณควรทำเมื่อต้องตัดสินใจเรื่องสำคัญ:
“ ชัดเจนในสิ่งที่คุณต้องการจริงๆ”
“ อย่าเลือกบางสิ่งเพียงเพราะคุณ“ ควรจะ”
“ จำไว้ว่าการทำบางสิ่งที่สำคัญกว่าการไม่ทำอะไรเลย”
“ ฝึกความเด็ดขาด”
อ่าน โพสต์แบบเต็มที่นี่
14. ผิวหนาและอารมณ์ขัน
นี่คือสิ่งที่ ไม่ต้องสงสัยเลยว่าคุณมีงานสำคัญเช่นเดียวกับผู้บริหารที่คุณทำงานอย่างใกล้ชิดทั้งวันทั้งวัน คุณอาจมีส่วนร่วมในการตัดสินใจครั้งใหญ่สิ่งที่ส่งผลต่ออนาคตของ บริษัท และการดำรงชีวิตของคนที่คุณทำงานด้วย
แต่ในตอนท้ายของวันนั้นโอกาสที่การตัดสินใจส่วนใหญ่จะไม่ใช่ชีวิตหรือความตาย สิ่งสำคัญคือต้องรักษามุมมองและหัวเราะเยาะตัวเอง (และเจ้านาย) เป็นระยะ ๆ
ความสามารถในการต่อยด้วยการชกรีเซ็ตหลังจากวันที่เลวร้ายและรักษาสิ่งต่างๆไว้ในมุมมองล้วนเป็นสิ่งสำคัญในการเป็น EA ผู้ฆ่า
15. ระบบเครือข่าย
จำ EA ที่ทำแต้มตั๋ว Lakers ที่หาไม่ได้หรือไม่? เธอแตะเข้าไปในเครือข่ายที่มั่นคงของเธอเพื่อสร้างเวทมนตร์ หากไม่มีการสนับสนุนคำแนะนำและการเชื่อมต่อเพิ่มเติม EA อาจไม่ประสบความสำเร็จ เราสามารถทำได้มากโดยขอความช่วยเหลือจาก Craigslist เมื่องานเพิ่มขึ้นเป็นสัดส่วนในตำนานหมู่บ้านต้องใช้เวลาในการบรรลุเป้าหมาย
ในการสร้างและรักษาเครือข่ายการสนับสนุนที่แข็งแกร่ง EAs ต้องฝึกฝนทักษะการสร้างเครือข่ายที่น่าทึ่ง
เกมตัดน้ำแข็งสำหรับผู้ใหญ่ในที่ทำงาน
นี่คือเคล็ดลับและเทคนิคการสร้างเครือข่ายที่เราชื่นชอบ:
- เข้าร่วมเป็นจำนวนมาก เฟสบุ๊ค และกลุ่มออนไลน์เท่าที่จะทำได้ สิ่งเหล่านี้เป็นสถานที่ที่สมบูรณ์แบบสำหรับการรับคำตอบสำหรับคำถามที่ยากอย่างรวดเร็ว
- ใช้ พบ เพื่อสร้างกลุ่มสนับสนุน EA ของคุณเองซึ่งรวบรวมทุกสัปดาห์
- หากคุณติดต่อกับ EAs ที่ บริษัท อื่นบ่อยๆโปรดส่งมา LinkedIn ขอการเชื่อมต่อและเชิญพวกเขาในวันกาแฟสบาย ๆ
- จ่ายไปข้างหน้า หากคุณกำลังเรียกดูกระดานออนไลน์หรือเข้าร่วมกิจกรรมและได้ยินว่า EA รายอื่นต้องการให้เสนอบริการของคุณทันที หากคุณต้องการได้รับการสนับสนุนอย่าลืมให้ความช่วยเหลืออย่างจริงใจ
- เริ่มบล็อกเฉพาะ การสร้างเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงสูงซึ่งพูดถึง EAs อื่น ๆ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างเครือข่ายของผู้เชี่ยวชาญที่มีใจเดียวกัน
16. ทักษะการเจรจาต่อรอง
ต้องการทราบว่า EA ที่ทำคะแนนตั๋ว Lakers ที่หาไม่ได้มีอะไรอีกบ้าง? เธอใช้ทักษะการเจรจาเพื่อจับตั๋วนั้น ทุกคน ต้องการ.
ทั้งศิลปะและวิทยาศาสตร์การเจรจาต่อรองทำให้หลายคนลึกลับ อาจดูเหมือนว่าบางคนเกิดมาพร้อมกับบางคน ฉันไม่รู้อะไร ที่สร้างแรงบันดาลใจให้ผู้อื่นทำการเสนอราคาและอาจเป็นเช่นนั้น แต่กว่าจะเป็นไปได้คนเหล่านี้ได้ฝึกฝนทักษะการเจรจาต่อรองที่น่าประทับใจ คุณก็ทำได้เช่นกัน
มหาวิทยาลัยซานตาคลารามีหน้าแหล่งข้อมูลที่ยอดเยี่ยม การพัฒนาทักษะการเจรจาต่อรอง . นี่คือประเด็นสำคัญบางประการ:
-
-
- ฝึกการเจรจาบ่อยๆโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไม่มีสิ่งใดเป็นเดิมพัน ข้อเสนอโครงการ Harvard Law School’s Negotiation Teaching Negotiation Resource Center การจำลองหลายร้อยแบบ เพื่อให้การปฏิบัติของคุณดำเนินต่อไป
- สวมรองเท้าของอีกฝ่าย พวกเขามองสถานการณ์อย่างไร?
- พิจารณาการงัดทั้งสองด้าน คุณมีกระดานหกหรือไม่หรือเอียงไปด้านใดด้านหนึ่ง? คุณจะเอียงไปทางด้านข้างได้อย่างไร?
- โยนความคิด 'ชนะ' หรือ 'แพ้' ออกไป หลังจากการเจรจาที่ดีทุกคนควรเดินออกไปพร้อมกับบางสิ่ง
-
17. ทักษะการวิเคราะห์
ในบทนำเราได้กล่าวถึงบทบาทของ EA ที่เติบโตอย่างต่อเนื่องในเชิงกลยุทธ์มากขึ้น ติดตามความคาดหวังที่เปลี่ยนแปลงไปและเพิ่มความสามารถในการคิดเชิงกลยุทธ์ด้วยการสร้างทักษะการวิเคราะห์
คุณสามารถใช้ประโยชน์จากชุดทักษะการวิเคราะห์ที่แข็งแกร่งได้ในทุกสถานการณ์ตั้งแต่การจัดการสถานการณ์ทางสังคมที่ยุ่งยากไปจนถึงการตัดสินใจเรื่องงบประมาณของ บริษัท ในวงกว้าง ทักษะเหล่านี้ทำให้พนักงานที่แข็งแกร่งกลายเป็นนักคิดเชิงวิพากษ์ที่ขาดไม่ได้ซึ่งดูเหมือนจะมีคำตอบเสมอ
เพื่อสร้างทักษะการคิดวิเคราะห์ให้มากขึ้น ผู้เชี่ยวชาญด้านการศึกษาของ Udemy ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการเรียนรู้ออนไลน์แนะนำ ขั้นตอนง่ายๆที่หลากหลาย นี่คือประเด็นที่นำมาปรับใช้:
- เห็นภาพการกระทำสมมุติของคุณและขยายทักษะการคิดของคุณผ่าน การทดลองทางความคิด . เมื่อสถานการณ์ในโลกแห่งความเป็นจริงเกิดขึ้นคุณจะพร้อมรับมือกับมันด้วยทักษะการใช้เหตุผลที่เฉียบคม
- ประเมินโลกผ่านเลนส์ตรรกะ เมื่อคุณได้ยินคำชี้แจงหรืออ่านข่าวให้พิจารณาว่าสามารถพิสูจน์ได้หรือไม่ แนวปฏิบัตินี้ช่วยในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์และฝึกสมองของคุณเพื่อเสริมการตัดสินใจและแนวคิดของคุณด้วยหลักฐาน
- ถามตัวเลข ข้อเท็จจริงตัวเลขและสถิตินั้นดีพอ ๆ กับวิธีการรวบรวมเท่านั้น เนื่องจากผู้บริหารหลายคนต้องการตัวเลขเพื่อสำรองการตัดสินใจสิ่งสำคัญคือ EAs ต้องรู้วิธีตั้งคำถามกับแหล่งที่มา ตัวอย่างเช่นหากรายงานจากการสำรวจล่าสุดชี้ให้เห็นว่าพนักงานส่วนใหญ่จะมีความสุขมากขึ้นหากได้ดื่มกาแฟฟรีคุณสามารถถามเกี่ยวกับขนาดของกลุ่มตัวอย่างได้ ตัวเลขอาจดูมีนัยสำคัญ แต่ถ้ามีเพียง 20 คนจาก บริษัท 500 คนเท่านั้นที่ตอบแบบสำรวจผลลัพธ์อาจไม่ได้บอกเล่าเรื่องราวที่เป็นข้อสรุปได้
ผู้คนยังถามคำถามเหล่านี้เกี่ยวกับทักษะผู้ช่วยผู้บริหาร
ถาม: ผู้ช่วยผู้บริหารทำอะไรในปี 2564
- ตอบ: ฟังก์ชั่น EA ได้เปลี่ยนจากบทบาทสนับสนุนเป็นพันธมิตรเชิงกลยุทธ์มากขึ้น ผู้บริหารในปัจจุบันพึ่งพาผู้ช่วยของตนไม่เพียง แต่เพื่อความช่วยเหลือด้านผู้ดูแลระบบเท่านั้น แต่ยังให้คำปรึกษาความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคและการวิเคราะห์เชิงวิพากษ์ คาดว่า EAs จะตะลุยสิ่งต่างๆได้กว้างและหลากหลายเช่นการจัดการโครงการการวางแผนงานและการสื่อสารภายใน Dcbeacon ได้สัมภาษณ์ EA นับ 1,000 รายเพื่อนำคุณไปสู่จุดสูงสุด 17 ทักษะผู้ช่วยผู้บริหารในปี 2564 !
ถาม: ฉันจะปรับปรุงเป็นผู้ช่วยผู้บริหารได้อย่างไร
- ตอบ: ในระหว่างการวิจัยของเราสำหรับรายงานสถานะผู้ช่วยผู้บริหารประจำปีของเราเราพบว่า EA มักจะทำงานของคนสามคนขึ้นไปด้วยตัวเอง บทบาทที่เรียกร้องเช่นนี้ต้องใช้ทักษะระดับผู้เชี่ยวชาญ ดังนั้นไม่ว่าคุณจะมุ่งมั่นในเส้นทาง EA หรือหวังว่าจะใช้บทบาทนี้เพื่อก้าวไปสู่งานในฝันของคุณ นี่คือทักษะที่คุณต้องใช้เพื่อสร้างความประทับใจให้กับหัวหน้าและสร้างผลกระทบสูงสุดให้กับทีมของคุณ .
ถาม: ทักษะที่สำคัญที่สุดในการเรียนรู้ในฐานะผู้ช่วยผู้บริหารคืออะไร?
- ตอบ: ผู้ช่วยผู้บริหารทุกคนจะต้องพัฒนาชุดทักษะเฉพาะขึ้นอยู่กับความรับผิดชอบบุคลิกภาพและรูปแบบการสื่อสารของผู้บริหาร ด้วยเหตุนี้จึงยังคงมีทักษะที่แนะนำและผ่านการทดสอบการต่อสู้ที่ผู้ช่วยผู้บริหารระดับสูงสาบานด้วย ตัวอย่างบางส่วนที่เรากล่าวถึงในบทความของเราคือ Tech Prowess , การจัดลำดับความสำคัญที่ไร้ความปรานี , ดุลยพินิจของ Ironclad , Multi-Tasking เชิงกลยุทธ์ และ รู้ทุกความลับที่ดีที่สุด .
(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 จัดทำขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)
แล้วคุณล่ะ? ทักษะใดทักษะหนึ่งที่รับผิดชอบต่อความสำเร็จของคุณมากที่สุด
เราพลาดอะไรไป? ปิดเสียงในความคิดเห็นด้านล่าง