ลักษณะที่ปฏิเสธไม่ได้ 9 ประการของผู้จัดการสำนักงาน Rockstar

เรียนรู้วิธีการเป็นผู้จัดการสำนักงานที่ดี? เลือกเคล็ดลับที่คุณชื่นชอบด้านล่าง!

ไม่มีความลับ - ในอุตสาหกรรมที่มีการแข่งขันสูงผู้คนคือทุกสิ่งทุกอย่าง

การดึงดูดและรักษาคนที่ดีที่สุดสามารถสร้างหรือทำลายธุรกิจของคุณได้อย่างแท้จริงและความสำเร็จขึ้นอยู่กับการชนะ“ สงครามเพื่อคนเก่ง”

ทำความรู้จักกับกิจกรรมของคุณ

บริษัท ที่ดีที่สุดรู้ว่าเพื่อที่จะชนะคุณต้องสร้างวัฒนธรรมการมีส่วนร่วมและสภาพแวดล้อมที่ผู้คนต้องการใช้เวลาของพวกเขา

นั่นคือสิ่งที่ผู้จัดการสำนักงานร็อคสตาร์กลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้บุคคลที่สามารถปลูกฝังวัฒนธรรมที่ บริษัท ของคุณต้องการและควบคุมเรือไปในทิศทางที่ถูกต้องเมื่อ บริษัท ของคุณเติบโตขึ้น

ถ้ามันง่ายขนาดนั้น ...

ผู้จัดการสำนักงานเป็นตำแหน่งที่ไม่เหมือนใครและมีความต้องการ ต้องใช้ทักษะที่หลากหลายและเป็นบุคคลที่น่าทึ่งเพื่อที่จะประสบความสำเร็จในบทบาทนี้

โบนัสฟรี: รับรายงานสถานะของ The Office Manager ประจำปี 2018 ในเวอร์ชัน PDF . เราได้สำรวจผู้จัดการสำนักงาน 572 คนเพื่อค้นพบ 10 ประเด็นที่คุณสามารถใช้เพื่อบรรลุเป้าหมายและเอาชนะความท้าทาย รวมถึงเรียนรู้ว่าผู้จัดการ Office คนอื่น ๆ ได้รับเงินอะไรบ้าง (และคุณจะได้รับรายได้เพิ่มเติมได้อย่างไร)!

พิจารณาสิ่งนี้:

ผู้จัดการสำนักงานเป็นหนึ่งในไม่กี่คน (นอกเหนือจาก CEO หรือเจ้าหน้าที่อาวุโสฝ่ายทรัพยากรบุคคล) ที่มีปฏิสัมพันธ์กับพนักงานทุกระดับและภายในทุกแผนกแทบทุกวัน

ที่ Dcbeacon เราเป็นผู้สนับสนุนผู้จัดการสำนักงานที่มีความสามารถมากมาย นั่นเป็นเพราะเรามีสิทธิพิเศษในการทำงานโดยตรงกับผู้จัดการสำนักงานที่น่าทึ่งหลายพันคนใน บริษัท ที่มีส่วนร่วมมากที่สุดจากทั่วประเทศ

แล้วการเป็นหนึ่งในผู้จัดการสำนักงานระดับถัดไปเหล่านี้ต้องใช้อะไรบ้าง? คุณจะค้นหาและจ้างคนที่เหมาะกับบทบาทนี้ได้อย่างไร?

เราได้พูดคุยกับทั้งผู้จัดการสำนักงานและคนที่จ้างพวกเขาใน บริษัท บางแห่งที่ทำให้ถูกต้องเมื่อพูดถึงวัฒนธรรมและการมีส่วนร่วม นี่คือสิ่งที่พวกเขาพูดเกี่ยวกับลักษณะเด่นที่คุณต้องการในการเป็นผู้จัดการสำนักงานร็อคสตาร์

วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างติดตามและตรวจสอบคำแนะนำในโพสต์นี้คือซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพเช่น วันจันทร์ .

1. ความยืดหยุ่นที่เหนือชั้น

เราได้ยินมันครั้งแล้วครั้งเล่า - ความยืดหยุ่น เป็นลักษณะเดียวที่สำคัญที่สุดจากผู้คนที่เราสำรวจ เพื่อที่จะเป็นผู้จัดการสำนักงานที่ดีคุณต้องหมุนตัวด้วยหมัดและสามารถจัดการทุกอย่างที่เข้ามาในแบบของคุณได้

Shannon McLendon หัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการและกิจกรรมที่ Motley Fool อธิบายว่า:

“ ผู้จัดการสำนักงานที่ Fool เป็นผู้ที่มีประสบการณ์ด้านการค้าทั้งหมดสวมหมวกหลายแบบ

สิ่งต่างๆเปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วดังนั้นฉันจึงต้องคิดอย่างรอบคอบและมีความกระตือรือร้นในการทำสิ่งต่างๆให้ลุล่วง”

และเป็นไปตามเหตุผล - ไม่มีสิ่งที่เรียกว่า“ วันธรรมดา” สำหรับผู้จัดการสำนักงาน หนึ่งนาทีคุณอาจวางแผนจัดงานนอกสถานที่สำหรับ 150 คนถัดไปคุณกำลังประสานงานการมาถึงของนักลงทุนคนสำคัญหรือให้ความช่วยเหลือในการออกแบบตกแต่งภายในของพื้นที่สำนักงานใหม่

ความสามารถในการปรับตัวและการแสดงสดเป็นสิ่งสำคัญ

(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 จัดทำขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)

2. องค์กรที่เป็นดาวฤกษ์และการติดตาม

เคล็ดลับที่สองนี้อาจดูเหมือนไม่ใช่เรื่องง่าย แต่การจัดระเบียบเป็นหนึ่งในปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการประสบความสำเร็จในบทบาทนี้ อีกครั้งบทบาทของ OM นั้นกว้างและแตกต่างกันมากจนอาจสูญเสียการติดตามงานที่ทำอยู่ และเนื่องจากคุณมักจะสนับสนุนผู้บริหารระดับ C สิ่งต่างๆส่วนใหญ่จึงมีความสำคัญสูงและส่วนต่างของข้อผิดพลาดก็น้อย

Lindsey Ingalls ผู้จัดการความสำเร็จของลูกค้าและผู้จัดการสำนักงานที่ Leadquizzes แบ่งมันให้เรา

“ ในฐานะผู้จัดการสำนักงานคุณมีสิ่งที่ดูเหมือนจะแตกต่างกันเป็นล้าน ๆ อย่างเกิดขึ้นพร้อมกันและคุณต้องแน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการจัดการ ฉันไม่สามารถอยู่ได้โดยปราศจากปฏิทิน Google และทำงานทั้งหมดของฉันและเวลาที่ฉันจะทำในนั้น

ไม่ว่างานนั้นจะเล็กแค่ไหนแม้จะใช้เวลา 5 นาทีก็ตามมันก็เข้ามาอยู่ที่นั่นแล้วก็เสร็จ '

ไม่ใช่แค่การจัดระเบียบเท่านั้น แต่ยังให้ความสำคัญมากพอที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่างานที่คุณกำลังติดตามจะเสร็จตรงเวลาและสำเร็จลุล่วงด้วยดี

3. การเข้าถึงที่สมบูรณ์

ผู้จัดการสำนักงานควรสามารถเข้าถึงได้ - ทั้งในแง่ของความพร้อมใช้งานและในแง่ของความอบอุ่นของบุคลิกภาพของเขาหรือเธอ ทีมของคุณควรรู้สึกสบายใจที่จะเข้าหาผู้จัดการสำนักงานเพื่อทำงานที่เขาหรือเธอเป็นเจ้าของ

พอลมาร์แชล Influitive’s ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินและรองประธานอาวุโสฝ่ายปฏิบัติการอธิบายว่าเหตุใดเขาจึงตั้งชื่อการช่วยการเข้าถึงเป็นคุณภาพอันดับหนึ่งของผู้จัดการสำนักงานที่น่าทึ่ง:

“ เหนือสิ่งอื่นใดผู้จัดการ Office ที่ยอดเยี่ยมควรสามารถเข้าถึงได้โดยเพื่อนร่วมงานเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนทำงานอย่างมีประสิทธิผลสูงสุด” เขากล่าว “ ประสบการณ์ส่วนบุคคลทำให้พนักงานแต่ละคนรู้สึกพิเศษและมีคุณค่า

ตัวอย่างของวิธีที่เราดำเนินการที่ Influitive คือผ่าน ask@influitive.com ซึ่งพนักงานสามารถขอสิ่งใดก็ได้ที่จะทำให้ประสบการณ์การทำงานของพวกเขาดีขึ้น”

ตามที่ Paul กล่าวลักษณะนี้เป็นตัวเป็นตนโดย Rebecca Shaffer ซึ่งเดิมได้รับการว่าจ้างให้เป็นผู้ประสานงานปฏิบัติการ แต่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งเป็นผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ / ผู้จัดการสำนักงานในเวลาเพียงหนึ่งปี

นี่คือแชนนอนจาก The Motley Fool พร้อมอีกเหตุผลที่การช่วยการเข้าถึงมีความสำคัญในบทบาทนี้:

ความสามารถในการเข้าใกล้ของฉันช่วยให้ Fools รู้สึกสบายใจที่มาหาฉันด้วยความกังวลใด ๆ และได้ช่วยส่งเสริมความสัมพันธ์ที่ดีกับ Fools ทั่วทั้ง บริษัท

ความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของฉันในฐานะผู้จัดการสำนักงานเกิดจากทีมงานที่ทำงานร่วมกับฉันทุกวัน ความไว้วางใจที่ฉันมีต่อพวกเขาในการก้าวไปอีกขั้นและการตัดสินใจได้พิสูจน์แล้วว่าล้ำค่า

ทีมของฉันจัดการทุกอย่างตั้งแต่การปฏิบัติงานภายในการวางแผนงานการรักษาความปลอดภัยการบำรุงรักษาตลอดจนความสุขโดยรวมของพนักงาน ฉันไม่สามารถเป็นผู้จัดการที่ประสบความสำเร็จได้หากไม่มีพวกเขา

4. การสื่อสารที่มั่นคง

การสื่อสารเป็นทักษะที่มักถูกมองข้าม (แต่ไม่สำคัญน้อยกว่า) เมื่อต้องประสบความสำเร็จในบทบาทผู้จัดการสำนักงาน

งานมักจะต้องใช้แนวคิดจากชุด c และแปลให้กับส่วนที่เหลือขององค์กร

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณเป็นผู้รับผิดชอบในการนำนโยบายไปใช้ทั่วทั้ง บริษัท คุณต้องระมัดระวังในการสื่อสารเหตุผลเบื้องหลังนโยบายสำนักงานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณจะได้รับการซื้อสูงสุด คุณต้องสามารถคาดการณ์คำถามและพร้อมที่จะตอบคำถามเหล่านี้ได้ทันที

Liza Goldberg ผู้จัดการ Vibe ที่น่าทึ่งของเราที่ Dcbeacon ทำให้การสื่อสารภายในเป็นส่วนที่ขาดไม่ได้ในละครของเธอ

“ การสื่อสารภายในในบทบาทนี้มีความสำคัญมาก

ทุกสัปดาห์ฉันอยู่ต่อหน้าทั้ง บริษัท ประกาศกิจกรรมใหม่หรืออธิบายนโยบายและฉันต้องแน่ใจว่าฉันทำในลักษณะที่ไวต่อความต้องการของทีมรับรายละเอียดทั้งหมดที่ถูกต้องและ อธิบายเหตุผลเบื้องหลังอย่างชัดเจน - ไม่ว่าจะเป็นนโยบายที่จอดรถใหม่หรือการสร้างทีมต่อไปนอกสถานที่”

(ข้อเท็จจริงที่น่าสนใจ: Liza ได้รับรางวัล Value Victor ที่เป็นที่ปรารถนาของ บริษัท เพียงแค่เดือนเดียวของการทำงาน - เธอเขย่า!)

5. การมองโลกในแง่ดีอย่างไม่มีเหตุผล

ของขวัญครบรอบ 15 ปี

เมื่อผู้คนมาเยี่ยมชมสำนักงานไม่ว่าจะเป็นการจ้างงานรายใหม่นักลงทุนที่เป็นไปได้หรือพันธมิตรเชิงกลยุทธ์ในอนาคตผู้จัดการสำนักงานมักจะเป็นคนแรกที่พวกเขาเห็นและพฤติกรรมของเขาหรือเธอจะช่วยสร้างความประทับใจแรกที่สำคัญยิ่ง

ผู้จัดการสำนักงานที่ดีส่วนใหญ่มีทัศนคติเชิงบวกและท่าทางอบอุ่นเป็นธรรมชาติ แต่ความท้าทายที่แท้จริงเกิดขึ้นในวันที่เลวร้ายเหล่านั้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ทุกคนมีพวกเขา - วันที่เราค่อนข้างจะอยู่บนเตียง - และอาจเป็นเรื่องที่น่าดึงดูดที่จะปล่อยให้อารมณ์ของคุณทำให้บุคลิกของคุณมืดลง แต่ผู้จัดการสำนักงานไม่ได้หรูหราขนาดนี้เนื่องจากพฤติกรรมของเขาหรือเธอมีผลกระทบโดยตรงต่อ บริษัท ผู้จัดการสำนักงานของ Rockstar รู้ดีว่าจะทำหน้ามีความสุขแม้ว่ามันอาจจะไม่ได้สะท้อนถึงอารมณ์ของพวกเขาที่อยู่ข้างในทั้งหมดก็ตาม

Dcbeacon CEO ฌอนเคลลี่ เห็นด้วย:

“ การมีทัศนคติที่เป็นธรรมชาติเป็นสิ่งที่ต้องทำ แม้ว่าคุณจะตกต่ำคุณก็ต้องแสดงสีหน้าเป็นบวก

คุณเป็นศูนย์กลางของขวัญกำลังใจ - นั่นคือเหตุผลที่เราเรียกมันว่า 'vibe manager' แทนที่จะเป็นผู้จัดการสำนักงาน '

(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 จัดทำขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)

6. ความคิดสร้างสรรค์ที่มีมนต์ขลัง

ผู้จัดการสำนักงานของ บริษัท มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับบรรยากาศของสำนักงานมากขึ้นเรื่อย ๆ ในความเป็นจริงนั่นคือเหตุผลที่ชื่ออย่างเป็นทางการของผู้จัดการสำนักงานของเราคือ 'Vibe Manager' บรรยากาศของสำนักงานเป็นตัวกำหนดเสียงสำหรับธุรกิจที่เหลือและช่วยสร้างวัฒนธรรมที่เราต้องการเพื่อให้มีประสิทธิผลสร้างสรรค์และบรรลุเป้าหมายในแต่ละเดือน

การรักษาวัฒนธรรมและกลิ่นอายต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์เป็นอย่างมาก ผู้จัดการสำนักงานตะลุยสิ่งต่างๆเช่นการออกแบบตกแต่งภายในและการวางแผนงาน

ยกตัวอย่างเช่นการวางแผนงานนอกสถานที่ซึ่งพนักงานส่วนใหญ่อาจจะยอมรับ เพียงแค่มาพร้อมกับความสนุกสนานกิจกรรมใหม่ที่ทุกคนจะได้รับความท้าทาย

คุณต้องพิจารณาว่ามีอะไรบ้างที่เราไม่เคยทำมาก่อน ทั้งทีมของเราสนุกกับการทำอะไร เราสามารถทำอะไรได้บ้างภายในงบประมาณ? กิจกรรมนี้จะช่วยสนับสนุนวัฒนธรรมที่เราต้องการเพื่อให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร? ถือเป็นความท้าทายที่สำคัญและต้องใช้ความคิดนอกกรอบอย่างจริงจัง

(โชคดีที่เรามี ความคิดเล็กน้อย คุณสามารถยืมได้)

7. ความมั่นใจในตัวเองอย่างไม่เปลี่ยนแปลง

บทบาทนี้ค่อนข้างบ่อยต้องมีปฏิสัมพันธ์กับซีอีโอและซีโอโอทุกวันดังนั้นคุณต้องมั่นใจในการได้รับความเคารพ

ส่วนหนึ่งในพัสดุด้วยความมั่นใจในตนเองนี้คือความสามารถในการผลักดันกลับเป็นครั้งคราว เท่าที่คุณต้องการคุณไม่สามารถเป็นทุกอย่างสำหรับทุกคนและคุณต้องจัดลำดับความสำคัญ การเรียนรู้ที่จะปฏิเสธเป็นสิ่งสำคัญ

Lindsey จาก Leadquizzes อธิบายว่า:

“ ฉันได้รับคำขอรายวันจากคนในสำนักงานในสิ่งที่ ‘จำเป็น’ และพวกเขาต้องการให้เสร็จทันทีและเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้อง จำกัด ขอบเขตเพื่อให้ทั้งสำนักงานได้รับประโยชน์

เพียงเพราะคน ๆ หนึ่งต้องการอุณหภูมิสำนักงานที่ตั้งไว้ที่ 78 ไม่ได้หมายความว่าทั้งสำนักงานจะพอใจกับสิ่งนั้น คุณต้องรักษาสมดุลเพื่อให้ทั้งออฟฟิศมีความสุข”

8. ความคาดหวังเหมือนเจได

การทำงานเชิงรุกและคาดการณ์ความต้องการในอนาคตถือเป็นทรัพย์สินที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งที่ผู้จัดการสำนักงานสามารถมีได้

งานส่วนใหญ่มีปฏิกิริยาตอบสนองและนั่นอาจเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดนั่นคือการตอบสนองและจัดลำดับความสำคัญของคำขอมากมายที่ผู้จัดการสำนักงานได้รับจากทั่วทั้งองค์กร วิธีหนึ่งในการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณและลดงานที่เกิดปฏิกิริยาคือการคาดการณ์และวางแผนสำหรับงานเหล่านั้น

Dcbeacon ของ Liza Goldberg ขยายความเกี่ยวกับแนวคิดนี้:

“ คุณต้องลืมตาและหูอยู่เสมอ

เกมตัดน้ำแข็งตลกสำหรับผู้ใหญ่

คุณเป็นหนึ่งในคนเดียวใน บริษัท ที่มีมุมมองแบบองค์รวมอย่างแท้จริงเกี่ยวกับปัญหาต่างๆมากมายและเป็นความรับผิดชอบของคุณในการคาดการณ์ความต้องการและเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังเชื่อมต่อจุดต่างๆสำหรับผู้คนและหน่วยงานที่ ไม่มีประโยชน์จากมุมมองของคุณ”

9. ความฉลาดทางอารมณ์และความสงบนิ่ง

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วคุณจัดการกับผู้คนในทุกระดับในฐานะผู้จัดการสำนักงานตั้งแต่พนักงานระดับตำแหน่งและไฟล์ไปจนถึงชุด c และทุกอย่างในระหว่างนั้น ซึ่งหมายถึงบุคลิกที่แตกต่างกันมากมาย - บางคนมีความท้าทายมากกว่าคนอื่น ๆ ในฐานะผู้จัดการสำนักงานคุณต้องสามารถจัดการกับทุกคนได้

Dcbeacon ซีอีโอฌอนเคลลี่ (คนที่รู้เรื่องการทำงานกับผู้จัดการสำนักงานที่ยอดเยี่ยม) อธิบายรายละเอียด:

“ สิ่งสำคัญอันดับหนึ่งที่ทำให้ผู้จัดการสำนักงานร็อคสตาร์คือความฉลาดทางอารมณ์ในระดับสูง คุณจัดการกับทุกคนใน บริษัท และสัมผัสกับอารมณ์และทัศนคติที่แตกต่างกันมากมาย

บ่อยครั้งเมื่อผู้คนร้องขอสิ่งต่างๆพวกเขาไม่จำเป็นต้องทำด้วยความเคารพเท่าที่ควร แต่คุณต้องก้าวย่างใจเย็นและมีความยืดหยุ่น คุณสมบัติเหล่านี้มีค่าอย่างยิ่งต่อความสำเร็จในบทบาทนี้”

และในขณะที่การอ่านและตอบสนองความต้องการทางอารมณ์ของทีมของคุณเป็นสิ่งสำคัญในทางกลับกันคุณจะไม่มีผิวบางและเป็นผู้จัดการสำนักงานที่ยอดเยี่ยมได้ การมีหัวหน้าระดับและการรักษาความสงบเมื่อเผชิญกับแรงกดดันเป็นคุณลักษณะที่จำเป็น

การเป็นผู้จัดการสำนักงานที่ยอดเยี่ยมต้องใช้เวลามาก . บางครั้งอาจรู้สึกว่าหายากกว่าด้วยซ้ำ

แต่ความสำคัญของวัฒนธรรมจะไม่หมดไปในเร็ว ๆ นี้ดังนั้นบทบาทผู้จัดการสำนักงานจึงมีความสำคัญเพิ่มขึ้นเท่านั้น

นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องหาคนที่มีลักษณะเหล่านี้มากที่สุด (หรือทั้งหมด) การค้นหาสิ่งที่เหมาะสมอาจดูเหมือนเป็นงานที่เป็นไปไม่ได้ แต่เชื่อเราเถอะว่ามันคุ้มค่า

บริษัท ของคุณมีผู้จัดการสำนักงานที่ยอดเยี่ยมหรือไม่? แสดงความคิดเห็นในความคิดเห็นด้านล่าง!

(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 จัดทำขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)