เส้นทางอาชีพผู้ช่วยธุรการ: โอกาสในการก้าวหน้า

เส้นทางอาชีพผู้ช่วยธุรการ

เส้นทางอาชีพผู้ช่วยผู้ดูแลระบบสามารถไปในทิศทางที่น่าตื่นเต้นมากมายโดยมีการพลิกผันมากมายตลอดเส้นทาง เส้นทางอาชีพที่ผันแปรนี้ส่วนหนึ่งเป็นเพราะรายการความรับผิดชอบที่กว้างขวางของผู้ช่วยผู้ดูแลระบบซึ่งอาจรวมถึงอะไรก็ได้และทุกอย่าง

ตัวอย่างเช่นลองดูว่าไฟล์ สำนักสถิติแรงงาน Occupational Outlook Handbook กล่าวว่า ผู้ช่วยธุรการทำ:

“ เลขานุการและผู้ช่วยฝ่ายธุรการทำหน้าที่ธุรการและธุรการต่างๆที่จำเป็นในการบริหารองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขาใช้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เพื่อสร้างสเปรดชีต จัดการฐานข้อมูล และเตรียมการนำเสนอรายงานและเอกสาร นอกจากนี้ยังอาจเจรจากับผู้ขายซื้อวัสดุสิ้นเปลืองและจัดการคลังสินค้าหรือห้องสมุดองค์กร เลขานุการและผู้ช่วยฝ่ายธุรการยังใช้การประชุมทางวิดีโอแฟกซ์และอุปกรณ์สำนักงานอื่น ๆ หน้าที่งานเฉพาะแตกต่างกันไปตามประสบการณ์ตำแหน่งงานและความเชี่ยวชาญพิเศษ”

กล่าวอีกนัยหนึ่งผู้ช่วยธุรการทำทุกอย่างเล็กน้อย อันเป็นผลมาจาก ทำมันทั้งหมด ผู้ช่วยธุรการส่วนใหญ่มีโอกาส สำรวจทั้งหมด . นั่นเป็นสาเหตุที่เส้นทางอาชีพผู้ช่วยผู้ดูแลระบบอาจดูเหมือนถนนที่คดเคี้ยวซึ่งมีสาขาและทางแยกต่างๆมากมาย ตัวอย่างเช่นผู้ช่วยธุรการบางคนอาจพบว่าพวกเขามีใจรักในการจัดทำงบประมาณและแยกสาขาออกจากเส้นทางการบริหารเพื่อติดตามด้านการเงิน

ผู้ดูแลระบบที่มีความทะเยอทะยานจะไม่ขาดโอกาสในการเลื่อนตำแหน่งภายในทีมของตนหรือแม้แต่เปลี่ยนแผนกและสำรวจบทบาทใหม่ ๆ หากคุณเป็น (หรือรู้จัก) หนึ่งในผู้ช่วยฝ่ายบริหารที่มีความทะเยอทะยานเหล่านี้เรียนรู้เกี่ยวกับความก้าวหน้าในสายงานการบริหารโดยการสำรวจเคล็ดลับกลยุทธ์และแหล่งข้อมูลด้านล่าง

คำแนะนำและคำแนะนำ

เป้าหมายผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ

ตั้งเป้าหมาย SMART

หากคุณต้องการก้าวหน้าในอาชีพการงานคุณต้องตั้งเป้าหมายและเป้าหมายที่ดีที่สุดคือเป้าหมายที่ชาญฉลาด กลยุทธ์การตั้งเป้าหมาย SMART ใช้กันอย่างแพร่หลายและได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางในอุตสาหกรรมต่างๆเนื่องจากมีประสิทธิภาพ การตั้งเป้าหมาย SMART ช่วยให้แน่ใจว่าการกระทำของคุณสอดคล้องกับความทะเยอทะยานของคุณ

เพื่อให้แน่ใจว่าเป้าหมายของคุณฉลาดคุณต้องออกแบบให้เป็น:

  • เฉพาะ
  • ง่าย
  • ถึง สัมผัสได้
  • ช้าง
  • ที ชื่อ - อ่อนไหว

หากคุณต้องการใช้ประโยชน์จากประสบการณ์ด้านการบริหารของคุณเพื่อสร้างอาชีพในการวางแผนงานคุณจะต้องใช้เป้าหมายกว้าง ๆ นั้นและทำให้มันเป็น SMART

  • เฉพาะ: เป็นผู้ร่วมวางแผนกิจกรรมในแผนกการตลาดและการสื่อสารของ บริษัท ของคุณ
  • วัดได้: คุณสามารถวัดผลการดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถวัดใบสมัครที่คุณส่งและการสัมภาษณ์ที่ให้ข้อมูลและเป็นทางการที่คุณกรอก
  • บรรลุได้: ผู้คนมากมายในแผนกการตลาดและการสื่อสารสนับสนุนให้คุณไล่ตามตำแหน่งงานที่เปิดอยู่และคุณมีงานของ บริษัท ขนาดใหญ่อย่างน้อย 10 งานในพอร์ตโฟลิโอปัจจุบันของคุณ
  • เกี่ยวข้อง: เนื่องจากคุณใช้เวลาประมาณ 50% ในการวางแผนกิจกรรมเหมือนเดิมดังนั้นเป้าหมายนี้จึงเกี่ยวข้องกับประสบการณ์ของคุณอย่างแน่นอน
  • ไวต่อเวลา: ทีมการตลาดและการสื่อสารเพิ่งประกาศการขยายตัวซึ่งจะเกี่ยวข้องกับการนำผู้ร่วมวางแผนงานใหม่ 3 คนเข้ามา เมื่อพวกเขาโพสต์ตำแหน่งทางออนไลน์เป้าหมายนี้จะกลายเป็นเรื่องไวต่อเวลา

ลองทุกอย่าง.

เนื่องจากผู้ช่วยธุรการทำทุกอย่างเล็กน้อยพวกเขาจึงมีโอกาสมากมายในการสร้างทักษะที่หลากหลายและสำรวจความสนใจที่หลากหลาย เพื่อความก้าวหน้าในเส้นทางอาชีพผู้ช่วยธุรการลองทุกอย่าง เมื่อมีคนขอให้คุณช่วยทำโปรเจ็กต์ใหม่ลองทำดู หากมีสิ่งที่คุณต้องการสำรวจจริงๆให้เสนอความช่วยเหลือของคุณ ยิ่งคุณรู้มากและคุณสามารถรวมโครงการต่างๆไว้ในประวัติย่อของคุณได้มากเท่าไหร่คุณก็จะพร้อมที่จะก้าวไปข้างหน้ามากขึ้นเท่านั้น

เครือข่าย

เครือข่าย

งานที่ต้องทำทุกอย่างของผู้ช่วยผู้ดูแลระบบยังเกี่ยวข้องกับการพบปะผู้คนจำนวนมาก ผู้ดูแลระบบที่ต้องการเลื่อนตำแหน่งหรือแม้แต่ในอาชีพของตนควรพยายามใช้ประโยชน์สูงสุดจากทุกปฏิสัมพันธ์ที่พวกเขามีตลอดทั้งวันทำงานโดยเฉลี่ย คำพูดที่เป็นมิตรไม่กี่คำในวันนี้อาจหมายความว่าวันหนึ่งคุณจะเป็นคนแรกที่ได้ยินเกี่ยวกับการเปิดงาน

ถามหาความรับผิดชอบเพิ่มเติม

ค้นหาวิธีอื่น ๆ ที่คุณสามารถช่วยได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านที่คุณสนใจจะพัฒนาหรือก้าวหน้า (นอกจากนี้ยังช่วยพิจารณาว่าพื้นที่ใดให้ประโยชน์สูงสุดกับ บริษัท ของคุณด้วย)

บันทึกความก้าวหน้าและความสำเร็จของคุณในทุกสิ่งที่คุณทำจากนั้นใช้ประโยชน์จากประสบการณ์ของคุณเพื่อบรรลุเป้าหมายในอาชีพของคุณ

ในคำแนะนำของเราเกี่ยวกับการขอเพิ่ม แนะนำ Office Manager Megan “ เก็บรายละเอียดของทุกสิ่งที่คุณทำและรับผิดชอบ การนำเสนอสิ่งเหล่านี้อย่างชัดเจนจะช่วยให้คุณตรวจสอบคุณค่าของคุณได้” ดึงรายชื่อนั้นขึ้นมาเมื่อถึงเวลาบอกผู้นำว่าทำไมคุณถึงพร้อมสำหรับการโปรโมต

ทบทวน

พยายามปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งที่จะประสบความสำเร็จในการนำทางและก้าวขึ้นสู่อาชีพการบริหารคือการฝึกฝนและพัฒนาทักษะที่มีอยู่และเข้าถึงศักยภาพสูงสุดของคุณ คุณสามารถทำงานร่วมกับผู้จัดการของคุณเพื่อช่วยระบุ:

  • พื้นที่ของการปรับปรุง
  • พื้นที่ที่คุณเก่งและมีศักยภาพที่จะเชี่ยวชาญอยู่แล้ว

หลังจากที่คุณระบุประเด็นเหล่านี้แล้วคุณสามารถทำงานร่วมกับผู้จัดการของคุณเพื่อจัดทำแผนพัฒนาส่วนบุคคลที่สรุปประเด็นสำคัญและขั้นตอนเฉพาะที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงและปรับแต่งทักษะของคุณ

ทรัพยากรและเครื่องมือ

International Association of Administrative Professionals (IAAP) - ศูนย์ทรัพยากรอาชีพ

International Association of Administrative Professionals (IAAP) สนับสนุนทุกคนที่ทำงานในวิชาชีพด้านการบริหาร องค์กรจัดหาทรัพยากรที่ช่วยให้มืออาชีพเพิ่มมูลค่าให้กับ บริษัท และภาคสนามโดยรวม ศูนย์แหล่งข้อมูลด้านอาชีพของพวกเขาเป็นฐานที่ดีสำหรับมืออาชีพที่นำทางเส้นทางอาชีพผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ แหล่งข้อมูลด้านอาชีพของพวกเขารวมถึงคำแนะนำเกี่ยวกับการพัฒนาอาชีพทุกด้านตั้งแต่การสร้างประวัติย่อไปจนถึงการสัมภาษณ์

กิจกรรมผู้ช่วยธุรการ

The Office Ninjas Adminingling Events Series

ให้เป็นไปตาม หน้าแรกของชุดกิจกรรม ,“ กิจกรรม Admingling ของ OfficeNinjas ควงแขนนินจาด้วยพลังแห่งปัญญาร่วมผ่านการสร้างเครือข่ายกับผู้ดูแลระบบในสภาพแวดล้อมที่มีชีวิตชีวาในขณะที่แบ่งปันความท้าทายระดมความคิดใหม่ ๆ และแลกเปลี่ยนโซลูชัน”

กิจกรรมสร้างเครือข่ายแบบไม่เป็นทางการเหล่านี้ส่งเสริมการพัฒนาอาชีพโดยนำผู้ดูแลระบบมาร่วมกันเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและเรื่องราว การสนทนาในกิจกรรมเหล่านี้อาจนำไปสู่การก้าวไปสู่อาชีพการงานครั้งต่อไปของคุณ

ตัวอย่างเป้าหมายและกลยุทธ์

การกำหนดกลยุทธ์

เป้าหมาย: เปลี่ยนจากผู้ช่วยธุรการเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร

กลยุทธ์:

  • ใช้การประชุมประจำสัปดาห์ของคุณกับผู้นำในสำนักงานระดับสูงเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับความต้องการที่ไม่ได้รับการตอบสนองในปัจจุบัน
  • ใช้ความคิดริเริ่มและจัดการกับความต้องการเหล่านั้นให้เป็นหน้าที่ที่คุณมีอยู่ (นี่เป็นกลยุทธ์ที่ดีอย่างยิ่งหากผู้บริหารหรือผู้จัดการที่คุณทำงานด้วยไม่มีผู้ช่วยผู้บริหารอยู่แล้วในกรณีนี้คุณสามารถเริ่มรับบทบาทผู้ช่วยผู้บริหารได้ในขณะที่คุณดำเนินการกับความรับผิดชอบในปัจจุบันต่อไป)
  • ขอความคิดเห็นจากผู้บริหารและดูว่างานพิเศษที่คุณทำอยู่มีประโยชน์หรือไม่ หลังจากที่คุณแน่ใจแล้วว่าคุณได้แสดงให้เห็นถึงคุณค่าที่ไม่อาจสงสัยได้แล้วให้กำหนดเวลาการประชุม พูดคุยเกี่ยวกับเป้าหมายของคุณและเรียนรู้สิ่งอื่น ๆ ที่คุณต้องทำเพื่อเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร

เป้าหมาย: เปลี่ยนจากผู้ช่วยผู้ดูแลระบบเป็นผู้จัดการสำนักงาน

กลยุทธ์:

  • ใช้เวลาสังเกตการดำเนินงานรอบ ๆ สำนักงาน
    • หาก บริษัท ของคุณมีผู้จัดการสำนักงานอยู่แล้วให้สังเกตประเภทของสิ่งต่างๆที่บุคคลในตำแหน่งนั้นดูแล
    • หาก บริษัท ของคุณไม่มี Office Manager ให้จดสิ่งที่ต้องทำสำคัญที่อาจเกิดขึ้นจากรอยร้าว
  • ถ้าบทบาทของคุณเกี่ยวข้องกับความยืดหยุ่นเพียงพอให้เริ่มรับหน้าที่ผู้จัดการ Office บางอย่าง
    • ถ้า บริษัท ของคุณมี Office Manager อยู่แล้วให้ถามบุคคลในตำแหน่งนั้นว่าคุณสามารถทำอะไรเพื่อช่วยได้หรือไม่ อธิบายว่าวันหนึ่งคุณสนใจที่จะเป็น Office Manager และดูว่า Office Manager ปัจจุบันมีเป้าหมายในอาชีพเฉพาะหรือไม่ การให้งานบางอย่างเพื่อช่วยให้คุณเรียนรู้ผู้จัดการ Office คนปัจจุบันยังสามารถเพิ่มเวลาในการติดตามความสนใจในการพัฒนาอาชีพได้อีกด้วย
    • หาก บริษัท ของคุณไม่มี Office Manager เพียงแค่เริ่มต้นในส่วนที่คุณสนใจมากที่สุด อย่าลืมจัดทำเอกสารหน้าที่เพิ่มเติมที่คุณทำและตรวจสอบกับตัวเองบ่อยๆเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีหน้าที่หลักของคุณตกอยู่ในรอยแตก

เป้าหมาย: เปลี่ยนจากผู้ช่วยธุรการเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล

กลยุทธ์:

  • ระบุส่วนงานของคุณที่มีความทับซ้อนกันอย่างมีนัยสำคัญกับฟังก์ชันทรัพยากรบุคคล
  • ระดมความคิดหาวิธีปรับปรุงพื้นที่งานเหล่านั้นและแม้แต่พิจารณาหน้าที่เพิ่มเติมที่คุณสามารถทำได้เพื่อเพิ่มเปอร์เซ็นต์เวลาที่คุณใช้ในหน้าที่ทรัพยากรบุคคล
  • บอกหัวหน้าของคุณเกี่ยวกับความสนใจของคุณและแบ่งปันความคิดที่คุณระดมความคิด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวหน้างานของคุณอนุมัติแผนของคุณและแสดงความเต็มใจที่จะช่วยบันทึกความก้าวหน้าและความสำเร็จของคุณในด้านทรัพยากรบุคคล
  • ตั้งค่าการสัมภาษณ์ข้อมูลกับทีมทรัพยากรบุคคลปัจจุบัน ก่อนการประชุมระบุบทบาทเฉพาะที่คุณอาจต้องการดำเนินการ ในระหว่างการประชุมแบ่งปันสิ่งที่คุณทำในบทบาทปัจจุบันของคุณและค้นหาประสบการณ์อื่น ๆ ที่คุณอาจต้องได้รับการพิจารณาสำหรับตำแหน่งเป้าหมายของคุณ
  • รวบรวมคำแนะนำที่คุณได้รับจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลและหัวหน้างานของคุณเพื่อสร้างแผนปฏิบัติการทีละขั้นตอนที่ให้คุณดำเนินการตามที่แนะนำทั้งหมดและนำไปใช้กับตำแหน่งเป้าหมายของคุณก่อนการตรวจสอบประจำปีครั้งต่อไป

คุณมีประสบการณ์ในการนำทางในเส้นทางอาชีพผู้ช่วยผู้ดูแลระบบหรือไม่? เราอยากฟังสิ่งที่คุณได้เรียนรู้ไปพร้อมกัน แบ่งปันความรู้ของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง