ผู้ช่วยผู้บริหารกับผู้ช่วยธุรการ: อะไรคือความแตกต่าง?

ผู้ช่วยผู้บริหารเทียบกับผู้ช่วยฝ่ายบริหาร

อะไรทำให้ผู้ช่วยผู้บริหารแตกต่างจากผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ? ใครก็ตามที่ถอดรหัสระหว่างสองตำแหน่งนี้อาจรู้สึกสับสนเล็กน้อย



ความรับผิดชอบของผู้ช่วยผู้บริหาร (EAs) และผู้ช่วยบริหาร (AA) อาจทับซ้อนกันใน บริษัท หนึ่งและแตกต่างกันอย่างมากกับ บริษัท อื่น ผู้คนอาจใช้สองชื่อนี้สลับกันได้ในบางอาชีพในขณะที่สาขาอื่น ๆ ถือว่าผู้ช่วยผู้บริหารและผู้ช่วยธุรการจะอยู่ในทีมที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง

เรามาที่นี่เพื่อเติมเต็มช่องว่างความรู้ที่เคยมีอยู่เมื่อคุณสงสัย ผู้ช่วยผู้บริหารกับผู้ช่วยผู้บริหาร: มีความแตกต่างกันหรือไม่? เราได้รวบรวมข้อมูลที่ช่วยให้เปรียบเทียบและตัดกันตำแหน่งทั้งสองได้อย่างง่ายดาย นี่คือทุกสิ่ง ใครก็ได้ การเริ่มต้นในสาขาการบริหารจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการเป็นผู้ช่วยผู้บริหารหรือผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ

(- เข้าร่วมกลุ่ม FB ส่วนตัวของเรา เฉพาะสำหรับผู้ช่วยผู้บริหารและผู้บริหาร มันคือชุมชนเพื่อเชื่อมต่อทำงานร่วมกันและแบ่งปันคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีเอาชนะความท้าทายที่หลากหลายที่คุณเผชิญในบทบาทของคุณ)



ความแตกต่างที่สำคัญ: ผู้ช่วยผู้บริหารกับผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ

ผู้ช่วยผู้บริหารเทียบกับผู้ช่วยผู้บริหาร: ความแตกต่างที่สำคัญ

ขนมแคลอรี่ต่ำคาร์โบไฮเดรตต่ำ

ผู้ช่วยผู้บริหารและผู้ช่วยธุรการมีหน้าที่รับผิดชอบทักษะหลักและคุณสมบัติในอุดมคติมากมาย เนื่องจากบทบาทเหล่านี้แตกต่างกันไปในแต่ละ บริษัท จึงเป็นการยากที่จะระบุความแตกต่างเฉพาะที่จะใช้กับ EA ทุกตัวและทุก AA

ทั้งสองบทบาททำให้แน่ใจว่า บริษัท ของพวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ความแตกต่างที่สำคัญอยู่ที่จุดสำคัญของแต่ละตำแหน่ง



  • ผู้ช่วยธุรการมักมุ่งเน้นไปที่หน่วยงานหรือกระบวนการทั้งหมด
  • ผู้ช่วยผู้บริหารมักเน้นเฉพาะบุคคลและตำแหน่ง

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของความแตกต่างที่สำคัญนี้ในทางปฏิบัติ:

  • การจัดการปฏิทินห้องประชุม (AA) เทียบกับการจัดการปฏิทินการเดินทางของผู้บริหารคนเดียว (EA)
  • การตอบกลับอีเมลที่ส่งไปยังบัญชี บริษัท (AA) เทียบกับการโต้ตอบการกำหนดเส้นทางสำหรับบุคคลหนึ่งคน (EA)
  • ให้ความบันเทิงแก่ลูกค้าและแขกทุกคนที่เช็คอินที่แผนกต้อนรับ (AA) เทียบกับการพาลูกค้าคนสำคัญไปรับประทานอาหารกลางวันก่อนที่จะพบกับผู้บริหาร (EA)

ผู้ช่วยผู้บริหารเทียบกับผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ: รายละเอียดงาน

ผู้ช่วยผู้บริหารและผู้ช่วยธุรการ

ผู้ช่วยผู้บริหาร

โดยทั่วไปผู้ช่วยผู้บริหารจะสนับสนุนผู้บริหารหรือทีมผู้บริหาร ความรับผิดชอบเฉพาะของผู้ช่วยผู้บริหารแตกต่างกันไปในแต่ละ บริษัท และผู้บริหารจนถึงผู้บริหาร EAs ส่วนใหญ่แก้ปัญหากำหนดกลยุทธ์ทางธุรกิจจัดการโครงการวางแผนกิจกรรมแนะนำการสื่อสารและอื่น ๆ อีกมากมาย ผู้ช่วยผู้บริหารส่วนใหญ่ปฏิบัติงานด้านการบริหารหลายอย่างเช่น การทำปฏิทิน และ การเดินทางขององค์กร การวางแผน - ในขณะเดียวกันก็จัดการกับโครงการของ บริษัท ที่ขับเคลื่อนด้วยพันธกิจ

ความรับผิดชอบของผู้ช่วยผู้บริหาร ได้แก่ :

  • การจัดการเงินเดือน
  • การวางแผนการออกแบบสำนักงานและการปรับปรุงเค้าโครง
  • การเริ่มต้นและการรับพนักงานใหม่
  • การจัดการงานการปฏิบัติงานรวมถึงการจัดการสิทธิประโยชน์ตอบแทนพนักงานที่จอดรถและการบำรุงรักษาอาคาร
  • ช่วยเหลือผู้บริหารโดยตรง
  • การจัดการปัญหาและการอัปเดตที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีและอุปกรณ์สำนักงาน
  • การวางแผนกิจกรรม
  • ประสานงานการเดินทาง
  • การตั้งเวลาและการจัดการปฏิทิน
  • การสร้างรายงาน

ตัวอย่างลักษณะงานผู้ช่วยผู้บริหาร

ZipRecruiter เสนอรายละเอียดงานผู้ช่วยผู้บริหารตัวอย่างที่เป็นประโยชน์ซึ่งแสดงหน้าที่และความรับผิดชอบดังต่อไปนี้:

  • ตอบข้อซักถามทางโทรศัพท์สั่งสายและให้ข้อมูลพื้นฐานของ บริษัท
  • สะดวกสบายในการปฏิบัติหน้าที่ธุรการจดบันทึกดูแลไฟล์และจัดระเบียบเอกสาร ถ่ายเอกสารแฟกซ์จัดเรียง ฯลฯ ตามความจำเป็น
  • จัดเตรียมการเดินทางที่พักแผนการเดินทางและการติดต่อทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมการตามความจำเป็น
  • วางแผน / จัดระเบียบและดำเนินกิจกรรมต่างๆเช่นการประชุมงานเลี้ยงอาหารกลางวันทางธุรกิจหรืองานเลี้ยงอาหารค่ำของลูกค้า

ผู้ช่วยผู้บริหาร

ผู้ช่วยผู้บริหารไม่ว่าง

ของว่างโปรตีนสูงคาร์โบไฮเดรตต่ำ

ให้เป็นไปตาม สำนักสถิติแรงงาน , ผู้ช่วยธุรการ (AA) 'ปฏิบัติหน้าที่ธุรการและธุรการประจำ พวกเขาจัดระเบียบไฟล์เตรียมเอกสารกำหนดเวลานัดหมายและสนับสนุนเจ้าหน้าที่คนอื่น ๆ ”

มีประสบการณ์มากมาย ผู้ช่วยฝ่ายบริหารให้ข้อมูลสรุปที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น โดยอธิบายว่าผู้ช่วยธุรการทำทุกอย่างและทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น

ความรับผิดชอบของผู้ช่วยธุรการ ได้แก่ :

  • การจัดการการสื่อสารในสำนักงาน
  • เทคโนโลยีการจัดการและอุปกรณ์สำนักงาน
  • การวางแผนกิจกรรม
  • ประสานงานการเดินทาง
  • การตั้งเวลาและการจัดการปฏิทิน
  • การดูแลรายชื่อผู้ติดต่อ
  • การรักษา สำนักงาน ระบบการจัดเก็บ ตามลำดับ
  • ทักทายผู้เยี่ยมชม
  • การสร้างใบแจ้งหนี้
  • ติดตามและสั่งซื้อเครื่องใช้สำนักงาน
  • ให้สุขภาพแข็งแรง สถานีขนมสำนักงาน และสิทธิประโยชน์อื่น ๆ

ตัวอย่างลักษณะงานผู้ช่วยธุรการ

รายละเอียดงานผู้ช่วยธุรการตัวอย่างจาก ใช้งานได้ มีคุณสมบัติสรุปงานดังต่อไปนี้:

“ เรากำลังมองหาผู้ช่วยผู้ดูแลระบบที่รับผิดชอบเพื่อทำงานด้านธุรการและธุรการที่หลากหลาย หน้าที่ของผู้ช่วยธุรการรวมถึงการให้การสนับสนุนแก่ผู้จัดการและพนักงานของเราการช่วยเหลือในสำนักงานประจำวันและการจัดการกิจกรรมการบริหารทั่วไปของ บริษัท ของเรา”

ผู้ช่วยผู้บริหารเทียบกับผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ: ทักษะที่จำเป็น

ทักษะผู้ช่วย

ผู้ช่วยผู้บริหารเก่งเมื่อมีสิ่งต่อไปนี้ ทักษะหลัก :

  • ความมั่งคั่ง เพื่อพัฒนาแนวทางแก้ไขและทางเลือกในสถานการณ์ที่อ่อนไหวต่อเวลาและแรงกดดันสูง
  • ความสามารถในการ สงบสติอารมณ์ภายใต้ความกดดัน เพื่อให้บริการผู้บริหารและแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • ความฉลาดทางเทคโนโลยี เพื่อให้สามารถใช้ไฟล์ เครื่องมือทางการค้า เพื่อปรับปรุงและเสริมสร้างกระบวนการ
  • การคิดภาพใหญ่ เพื่อให้คำแนะนำเชิงกลยุทธ์แก่ผู้บริหาร
  • การจัดลำดับความสำคัญ เพื่อทำสิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริงให้ลุล่วง
  • ดุลพินิจ เพื่อเป็นแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้และเป็นผู้รักษาข้อมูลที่เป็นความลับ ผู้บังคับบัญชาต้องสามารถไว้วางใจให้ผู้ช่วยบริหารจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนด้วยความเอาใจใส่ความเข้าใจและความขยันหมั่นเพียร
  • ทักษะขององค์กร เพื่อติดตามรายการและโครงการที่จับต้องได้ในขณะที่เพิ่มผลผลิตสูงสุด
  • มัลติทาสกิ้ง เพื่อทำรายการที่ต้องทำที่สำคัญอย่างมีกลยุทธ์ในขณะที่จัดสมดุลงานเล็ก ๆ
  • ความคาดหวัง เพื่อตรวจหาปัญหาและโอกาสในสถานการณ์และความสัมพันธ์
  • ความฉลาดทางอารมณ์ ตีความและแสดงอารมณ์ในตัวเองและผู้อื่น
  • ความสามารถในการสื่อสาร เพื่อถ่ายทอดข้อความอย่างมีประสิทธิภาพไปยังผู้ชมที่หลากหลายในรูปแบบที่แตกต่างกัน
  • ความเร็วและความเด็ดขาด เพื่อให้การเคลื่อนไหวที่ถูกต้องในสถานการณ์ที่มีความกดดันสูง
  • ถึง ผิวหนาและมีอารมณ์ขัน มีสติและมีทัศนคติที่ดีไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น
  • ความสามารถในการสร้างเครือข่าย เพื่อสร้างความได้เปรียบและเติมเต็มการเชื่อมต่อ
  • ทักษะการเจรจาต่อรอง เพื่อให้สิ่งที่เป็นไปไม่ได้เกิดขึ้น
  • ทักษะการวิเคราะห์ เพื่อแจ้งการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญ

ผู้ช่วยธุรการเก่งเมื่อมีสิ่งต่อไปนี้ ทักษะหลัก :

วิธีออกกำลังกายที่โต๊ะทำงาน
  • การแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์ ความสามารถในการแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์เปลี่ยนผู้ช่วยธุรการให้กลายเป็นทรัพย์สินล้ำค่า Chelsea Hnat ผู้ช่วยผู้บริหารของ CEO ของ Advancing Women Executives กล่าวถึงผู้ช่วยที่สามารถแก้ปัญหาได้ว่า“ ยิ่งพวกเขาสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากเท่าไหร่พวกเขาก็จะยิ่งมีค่ามากขึ้นเท่านั้นเพราะพวกเขาทำให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น”
  • มารยาทที่เหมาะสม เพื่อสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกอย่างมีประสิทธิผลและเคารพ
  • ความฉลาดทางอารมณ์ ตีความและแสดงอารมณ์ในตัวเองและผู้อื่น
  • การมองการณ์ไกลและความคาดหมาย เพื่อรับรู้และแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะก้าวไปสู่ภัยพิบัติอย่างเต็มรูปแบบ
  • มัลติทาสกิ้ง เพื่อกำจัดงานที่ยากลำบากหลายอย่างโดยไม่ปล่อยให้มีอะไรหลุดเข้าไปในรอยแตก
  • ความสามารถในการปรับตัว เพื่อเปลี่ยนงาน (และมุมมองทางจิตใจ) เมื่อแจ้งให้ทราบล่วงหน้า
  • ทักษะขององค์กร เพื่อติดตามรายการและโครงการที่จับต้องได้ในขณะที่เพิ่มผลผลิตสูงสุด
  • ทัศนคติที่มีใจรักงานบริการ Valerie Gomez ผู้ช่วยธุรการของ ADP พูดว่า , ' สิ่งนี้สำคัญมาก ผู้บริหารระดับร็อคสตาร์หรือผู้ช่วยฝ่ายบริหารต้องการรับใช้ผู้นำของตนไม่ว่างานนั้นจะใหญ่หรือเล็ก ผู้ดูแลระบบที่แข็งแกร่งรู้ดีว่าการช่วยให้บรรลุเป้าหมายของเจ้านายพวกเขาจะบรรลุเป้าหมายด้วยตัวเอง”
  • ความมั่งคั่ง เพื่อพัฒนาแนวทางแก้ไขและทางเลือกในสถานการณ์ที่อ่อนไหวต่อเวลาและแรงกดดันสูง
  • ขบ เพื่อรักษาความสงบเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น
  • ความสามารถในการสื่อสาร เพื่อถ่ายทอดข้อความอย่างมีประสิทธิภาพไปยังผู้ชมที่หลากหลายในรูปแบบที่แตกต่างกัน
  • ความฉลาดทางเทคโนโลยี เพื่อให้สามารถใช้เครื่องมือทั้งหมดของการค้าเพื่อปรับปรุงและเสริมสร้างกระบวนการ
  • การคิดภาพใหญ่ เพื่อให้คำแนะนำเชิงกลยุทธ์
  • ใส่ใจในรายละเอียด เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรตกลงมาจากรอยแตก
  • การจัดลำดับความสำคัญ เพื่อทำสิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริงให้ลุล่วง

ผู้ช่วยผู้บริหารเทียบกับผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ: เส้นทางอาชีพ

เส้นทางอาชีพของผู้ช่วย

ทั้งผู้ช่วยผู้บริหารและผู้ช่วยธุรการมีเส้นทางอาชีพที่ยืดหยุ่น ทั้งสองตำแหน่งมีพื้นที่เหลือเฟือสำหรับคนทำงานที่มีความทะเยอทะยานในการสร้างโอกาสของตัวเองและจุดประกายเส้นทางอาชีพตามเป้าหมายและความสนใจ

บริษัท ด้านสุขภาพและสุขภาพชั้นนำ

เส้นทางอาชีพของผู้ช่วยผู้บริหาร

ในฐานะผู้ช่วยผู้บริหารเส้นทางอาชีพที่เป็นไปได้ของคุณถูก จำกัด ไว้ที่ความใฝ่ฝันของคุณเท่านั้น ผู้ช่วยผู้บริหารทำงานร่วมกับทุกคนและทุกคนใน บริษัท ของตนดังนั้นพวกเขาจึงมีโอกาสมากมายในการพบปะผู้คนเรียนรู้เกี่ยวกับตำแหน่งงานต่างๆและสร้างทักษะที่หลากหลายในขณะที่พวกเขาช่วยเหลือทีมทั่วทั้ง บริษัท

ผู้เชี่ยวชาญแนะนำ การแยกตำแหน่งที่คุณอาจต้องการสำรวจภายใน บริษัท ของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้คุณทราบข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขาได้มากที่สุดในขณะที่คุณอยู่ในบทบาทผู้ช่วยผู้บริหาร

ตำแหน่งผู้ช่วยผู้บริหารอาจเป็นได้ทั้งจุดเริ่มต้นที่มีแนวโน้มและจุดจบที่มีความสุขของอาชีพที่มีแนวโน้ม EAs จำนวนมากเลือกที่จะอยู่และเติบโตในตำแหน่งของพวกเขา เนื่องจาก EAs สนับสนุนความเป็นผู้นำของ บริษัท พวกเขามีความสามารถในการรับผิดชอบมากขึ้นเรื่อย ๆ เมื่อพวกเขาสร้างทักษะใหม่ ๆ โดยพื้นฐานแล้วผู้ช่วยผู้บริหารไม่มีทางตัน มีอะไรให้ทำและเรียนรู้เพิ่มเติมอยู่เสมอ

ผู้ช่วยผู้บริหารหลายคนเติบโตมาเป็นผู้บริหารเองด้วยซ้ำ หลังจากใช้เวลาหลายปีในการทำงานควบคู่ไปกับความเป็นผู้นำของ บริษัท ผู้ช่วยผู้บริหารก็พร้อมที่จะเติมเต็มตำแหน่งผู้นำ บางครั้งผู้ช่วยผู้บริหารก็ไต่เต้าไปสู่จุดสูงสุดในฐานะ รองประธานาธิบดี และผู้นำระดับสูงอื่น ๆ

เส้นทางอาชีพผู้ช่วยธุรการ

เช่นเดียวกับผู้ช่วยผู้บริหารผู้ช่วยธุรการมีพื้นที่มากมายในการกำหนดเส้นทางอาชีพให้บรรลุเป้าหมาย เนื่องจาก AA ทำงานได้หลากหลายจึงสามารถค้นหาสิ่งที่ชอบได้อย่างง่ายดาย AA จะมีโอกาสสำรวจบทบาทภายใน บริษัท ปัจจุบันของตนและค้นพบว่ามีบทบาทใดบ้างในอุตสาหกรรมขณะที่พวกเขาสร้างเครือข่ายและทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก

ผู้ช่วยธุรการยังสามารถอยู่ในบทบาทของตนและขยายความรับผิดชอบและขอบเขตเพื่อให้เข้ากับชุดทักษะที่เพิ่มขึ้น AA อาจข้ามจากการทำงานกับแผนกเดียวไปสู่บทบาทการบริหารที่ให้บริการทั้ง บริษัท พวกเขาอาจย้ายไปเป็นผู้ช่วยผู้บริหารด้วยซ้ำซึ่งจะทำหน้าที่ผู้บริหารเฉพาะคนหนึ่ง

เช่นเดียวกับเส้นทางอาชีพผู้ช่วยผู้บริหารความเป็นไปได้ในอาชีพสำหรับผู้ช่วยธุรการไม่มีที่สิ้นสุด AA สามารถได้รับประสบการณ์จากนั้นเชี่ยวชาญขยายบทบาทปัจจุบันหรือถ่ายทอดความสามารถในการบริหารของตนเพื่อให้บริการบุคคลหรือตำแหน่งที่เฉพาะเจาะจง

(- เข้าร่วมกลุ่ม FB ส่วนตัวของเรา เฉพาะสำหรับผู้ช่วยผู้บริหารและผู้บริหาร มันคือชุมชนเพื่อเชื่อมต่อทำงานร่วมกันและแบ่งปันคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีเอาชนะความท้าทายที่หลากหลายที่คุณเผชิญในบทบาทของคุณ)