วิธีการเป็นผู้ช่วยผู้บริหารตามที่ผู้เชี่ยวชาญบอก

คุณอยากรู้ว่าจะเป็น Executive Assistant (EA) ได้อย่างไร?

เราไม่แปลกใจเลย! ผู้ช่วยผู้บริหารมีอาชีพที่หลากหลายน่าตื่นเต้นและท้าทายที่สุดในตลาดซึ่งเป็นอาชีพที่ดึงดูดนักศึกษาและผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะและความสนใจที่หลากหลาย บทบาทของผู้ช่วยผู้บริหารที่มักเป็นผู้ประกอบการและสำคัญเสมอคือ:

• การตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญ
• มีส่วนสำคัญใน บริษัท
• ชี้นำทิศทางเชิงกลยุทธ์

และนั่นเป็นเพียงตัวอย่างของความรับผิดชอบทั่วไปของผู้ช่วยผู้บริหาร

คุณพร้อมที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ช่วยผู้บริหารยุคใหม่แล้วหรือยัง?

ด้านล่างนี้เราได้สรุปทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร การค้นพบนี้ส่วนใหญ่มาจาก สถานะของรายงานผู้ช่วยผู้บริหาร (หรือ SOTEAR ตามที่เราอ้างถึงหลายครั้งด้านล่าง) มีบางอย่างในรายงานสำหรับผู้ช่วยผู้บริหารที่มีประสบการณ์และผู้ช่วยผู้บริหารในอนาคตที่ยังไม่จบการศึกษาจากวิทยาลัย เราจัดทำรายงานเพื่อคุณโดยเฉพาะ สนุก!

วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างติดตามและตรวจสอบคำแนะนำในโพสต์นี้คือซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพเช่น monday.com .

ผู้ช่วยผู้บริหารคือใคร?

ผู้ช่วยผู้บริหารมาจากตำแหน่งงานและพื้นฐานทางการศึกษาที่หลากหลาย ในขณะที่ทำรายงานสถานะของผู้ช่วยผู้บริหารเราได้ศึกษางานในอดีตของผู้ช่วยผู้บริหารและสาขาวิชาในวิทยาลัย เราไม่เห็นแนวโน้มของหัวข้อที่โดดเด่นใด ๆ ที่อาจให้คำแนะนำของผู้ช่วยผู้บริหารที่ต้องการเกี่ยวกับวิชาเอกหรืองานที่ต้องทำ อย่างไรก็ตามเราสังเกตว่าผู้ช่วยบริหารส่วนใหญ่เข้ามามีบทบาทด้วยประสบการณ์มากมาย

มากกว่าครึ่ง (54%) ของ EAs ที่เราสำรวจเพื่อสร้างรายงานมีประสบการณ์ 11 ปีขึ้นไป 23% ของผู้ตอบแบบสอบถามมีประสบการณ์ 20 ปีขึ้นไป กล่าวอีกนัยหนึ่งคือผู้ช่วยผู้บริหารอยู่ในด่านสองสามครั้งและพวกเขารู้ดีว่ากำลังทำอะไรอยู่

(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 สร้างขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)

ผู้ช่วยผู้บริหารทำอะไรกันแน่ ทำ เหรอ?

มันขึ้นอยู่กับ. ไม่มีจริงๆ; มันทำ

หน้าที่ของผู้ช่วยผู้บริหารขึ้นอยู่กับ บริษัท ผู้บริหารหรือทีมผู้บริหาร ผู้ช่วยผู้บริหารที่ บริษัท ประชาสัมพันธ์อาจใช้เวลาหลายวันในการวางแผนงานหลังงานในขณะที่ผู้ช่วยผู้บริหารที่ไม่แสวงหาผลกำไรอาจใช้เวลาหลายวันในการโทรหาเจ้าหน้าที่ของรัฐ

ตาม คำจำกัดความหนึ่งจาก Merriam-Webster ผู้บริหารคือ“ ผู้ควบคุมการบริหารหรือการจัดการและผู้ช่วยคือ“ ผู้ให้ความช่วยเหลือหรือให้การสนับสนุนหรือความช่วยเหลือเพิ่มเติมโดยปกติ” ดังนั้นผู้ช่วยผู้บริหารโดยพื้นฐานแล้วจะช่วยผู้บริหารในการจัดการ บริษัท

ใน SOTEAR ของเราเราเน้นรายการจากผู้ฝึกสอนผู้ช่วยผู้บริหารและผู้เชี่ยวชาญ Adam Fidler . แถลงการณ์ของเขารวบรวมสาระสำคัญของบทบาทผู้ช่วยผู้บริหาร:

“ ฉันเป็นที่ปรึกษาที่เป็นกลางและเป็นอิสระให้กับผู้บริหารของฉันซึ่งช่วยให้มีกิจวัตรการบริหารจัดการประจำวันที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของหัวหน้าของฉันและองค์กรโดยรวม ฉันดำเนินการในฐานะผู้จัดการธุรกิจด้วยสิทธิ์ของฉันเอง - และฉันเป็นส่วนหนึ่งของทีมผู้บริหาร”

โดยสรุปคำตอบที่ชัดเจนทำให้เราหลีกเลี่ยงไม่ได้เพราะผู้ช่วยผู้บริหารทำได้ทุกอย่าง หากคุณเป็นผู้ช่วยผู้บริหารด้วยตัวเองคุณจะได้รับข้อมูลและการสนับสนุนที่จำเป็นในการทำทุกอย่างและทำได้ดีโดยการสมัคร ผู้ช่วย จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรีที่ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อช่วยให้ EAs ทำงานได้ดีที่สุด

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับหน้าที่ผู้ช่วยผู้บริหารที่เฉพาะเจาะจงเพิ่มเติมด้านล่าง

ผู้ช่วยผู้บริหาร: สถิติที่สำคัญ

เงินเดือน

การศึกษาชิ้นหนึ่งที่เราพบในระหว่างการสร้าง SOTEAR กล่าวว่าผู้ช่วยผู้บริหารโดยเฉลี่ยมีรายได้มากกว่า $ 63,000 ต่อปี (ซึ่งสูงกว่า Social Security Administration’s ค่าเฉลี่ยของประเทศล่าสุด)

และอย่าลืมว่าเมื่อถึงเวลาต้องรับตำแหน่งผู้ช่วยผู้บริหารที่คุณใฝ่ฝันคุณสามารถต่อรองเงินเดือนได้ตลอดเวลา จริงๆแล้วช่วงเงินเดือน EA ที่คุณจะได้พบนั้นอาจจะกว้างขวางพอ ๆ กับช่วงของหน้าที่ EA ที่คุณน่าจะทำในอาชีพการงานอันยาวนานของคุณ

หน้าที่

หน้าที่ของผู้ช่วยผู้บริหารสมัยใหม่รวมถึง แต่ไม่ จำกัด เพียง:

• การทำปฏิทิน
• การตั้งเวลา
• การจัดระเบียบ
• การแก้ไขปัญหาไอที
• การจัดการบัญชีเงินเดือน
• การออกแบบ เค้าโครงสำนักงาน
• การเริ่มต้น / การลงเรือ
• การจัดการการสื่อสาร
• การประสานงานการเดินทางและ การจัดการการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• การวางแผนงาน

วิธีการเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร

หากคุณมีความทะเยอทะยานและเต็มใจที่จะใช้เวลาสร้างประสบการณ์และประวัติย่อของคุณแสดงว่าคุณมีรายได้ของผู้ช่วยผู้บริหารที่โดดเด่น ตอนนี้คุณอาจต้องการทราบว่าคุณจะต้องมีทักษะเฉพาะด้านใดบ้าง เรามีให้คุณครอบคลุม ซึ่งเป็นหัวข้อหลักของ SOTEAR ของเรา

ทักษะที่จำเป็นอย่างยิ่ง

มัลติทาสกิ้งหลัก: ตาม SOTEAR ของเราทักษะที่ต้องการมากที่สุดใช้มากที่สุดและเป็นที่ต้องการมากที่สุดหลังจากผู้ช่วยผู้บริหารคือความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (20% ของผู้ตอบแบบสอบถามของเราอ้างว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นทักษะที่สำคัญที่สุดสำหรับ EA ที่จะเชี่ยวชาญ)

• ฝึกฝนทักษะของคุณ: เรา แนะนำ เติม 'พื้นที่ว่าง' ระหว่างงานบางอย่างด้วยงานง่ายๆ แทนที่จะฝันกลางวันเมื่อมีคนพักสายระหว่างการโทรให้เปิดสเปรดชีตและป้อนข้อมูล

เรียนรู้การสื่อสาร: ทักษะการสื่อสารยังมีรายชื่อทักษะผู้ช่วยผู้บริหารที่สำคัญที่สุดของผู้ตอบแบบสอบถามที่ต้องเชี่ยวชาญ

• ฝึกฝนทักษะของคุณ: มีหลายวิธีในการ พัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณ แต่นี่คือกฎง่ายๆที่ EAs สำหรับทหารผ่านศึกที่ควรใช้ทุกวันทุกวัน: ให้เป็นจริง ความซื่อสัตย์และความใจกว้างทำให้คุณไปได้ไกล

ทักษะที่ต้องการ

การคิดภาพรวม ความสามารถในการประมวลผลข้อมูลและตัดสินใจในบริบทของเป้าหมายระยะยาวของ บริษัท ของคุณ

• ฝึกฝนทักษะของคุณ: เครือข่ายภายใน บริษัท ของคุณ ฟังอย่างใกล้ชิดในทุกการประชุมที่คุณเข้าร่วม ถามคำถามจนกว่าคุณจะเข้าใจอย่างแท้จริงว่าเกิดอะไรขึ้นและคุณมีบทบาทอย่างไรในโครงการที่กำลังดำเนินอยู่

การจัดลำดับความสำคัญ ความสามารถในการจัดสรรเวลาของคุณและเวลาของผู้บริหารให้กับงานและกิจกรรมที่มีผลกระทบมากที่สุดต่อภารกิจของคุณ

• ฝึกฝนทักษะของคุณ: คำนึงถึงภารกิจและวัตถุประสงค์ของ บริษัท ของคุณเป็นอันดับต้น ๆ ตลอดเวลา อ่านข้อมูลเหล่านี้ทุกวันหากช่วยได้ ชั่งน้ำหนักการตัดสินใจจัดลำดับความสำคัญทั้งหมดของคุณกับวัตถุประสงค์เหล่านี้

ความคาดหวัง ความสามารถในการรู้ว่าผู้บริหารของคุณต้องการอะไรก่อนที่พวกเขาจะทำ

• ฝึกฝนทักษะของคุณ: ถามคำถามมากมายกับผู้บริหารของคุณ สังเกตปฏิกิริยาของพวกเขาต่อสถานการณ์ประเภทต่างๆ สังเกตพฤติกรรมของพวกเขาเมื่อพวกเขาเครียดมีความสุขโกรธและเศร้า ใช้สิ่งที่คุณค้นพบเพื่อทำให้ชีวิตง่ายขึ้น

ความฉลาดทางอารมณ์ ความสามารถในการเข้าใจและจัดการความรู้สึกของตัวเองและผู้อื่น

• ฝึกฝนทักษะของคุณ: ฟังหยุดและพิจารณา ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เมื่อมีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานและ IQ ทางอารมณ์ของคุณจะแข็งแกร่งขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

การแก้ไขปัญหาและการแก้ไขปัญหา ความสามารถในการใช้ชุดทักษะหลักเพื่อแก้ไขปัญหาเกือบทุกอย่างที่เกิดขึ้น

• ฝึกฝนทักษะของคุณ: สร้างทักษะการแก้ปัญหาของคุณผ่านการสร้างแบบจำลองทางจิตใจ ลองนึกภาพสถานการณ์ในชีวิตจริงที่เล่นในสภาพแวดล้อมที่มีความกดดันต่ำ (นั่นคือสิ่งที่คุณอยากทำในช่วงพักเที่ยงใช่ไหม) การวาดภาพว่าคุณจะแก้ปัญหาอย่างไรเมื่อไม่มีแรงกดดันจาก ปัญหาที่แท้จริง สร้างกล้ามเนื้อในการแก้ไขปัญหาของคุณ เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นคุณก็พร้อม

(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 สร้างขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)

ทุกสิ่งที่คุณควรรู้: บทเรียนยอดนิยมจากรายงานสถานะผู้ช่วยผู้บริหารของเรา

บทเรียนชั้นนำจาก SOTEAR ของเราครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อเริ่มต้นหรือเฟื่องฟูในอาชีพผู้ช่วยผู้บริหารของคุณ

1. ผู้ช่วยผู้บริหารจะได้รับเงินเดือนที่ดีกว่าปกติ แต่พวกเขารู้สึกเหมือนมีเพดานกระจก ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้นผู้ช่วยผู้บริหารโดยเฉลี่ยมีรายได้มากกว่า $ 63,000 ต่อปี ผู้ช่วยผู้บริหารยังคงต้องการสร้างรายได้เพิ่มขึ้น (ใครไม่ทำ?) และมองว่าการเจรจาเพื่อรับเงินเดือนที่สูงขึ้นเป็นความท้าทายอันดับต้น ๆ
2. EAs เป็นกลุ่มที่ภักดี มากกว่าหนึ่งในสาม (34%) ของผู้ตอบแบบสอบถามทำงานใน บริษัท ปัจจุบันของพวกเขามานานกว่า 5 ปี ตามที่สำนักงานสถิติแรงงาน คนงานอเมริกันโดยเฉลี่ยอยู่ในงานปัจจุบันเป็นเวลา 4.2 ปีและจำนวนนี้ลดลงเหลือเพียง 2.8 ปีเมื่อคุณมองไปที่คนงานอายุ 25-34 ปี
3. ผู้ช่วยบริหารส่วนใหญ่ทำงานที่ผู้ช่วยทั้งทีมเคยทำ 52% ของผู้ตอบแบบสอบถามสนับสนุนผู้บริหาร 3 คนขึ้นไปโดยตรงและส่วนใหญ่ไม่มีทีมที่สามารถมอบอำนาจให้ได้
4. Candor เป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็ยังยากสำหรับผู้ช่วยผู้บริหาร . ผู้ช่วยผู้บริหารกล่าวว่าวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดวิธีหนึ่งในการจัดการกับผู้บริหารที่ยากลำบากหรือต้องการความช่วยเหลือคือการ“ แสดงตัวตนและสื่อสารถึงความไม่พอใจ” (32%) อย่างไรก็ตามข้อเสนอแนะยังคงเป็นสิ่งที่ท้าทาย 32% ยังไม่สบายใจที่จะให้คำติชมเชิงลบกับเจ้านาย
5. ขอบเขตของบทบาทผู้ช่วยผู้บริหารได้ขยายออกไป ในขณะที่การจัดทำปฏิทินการจัดตารางเวลาและองค์กรยังคงเป็นส่วนพื้นฐานของงาน แต่การเป็นผู้ช่วยผู้บริหารในปี 2564 ในปัจจุบันหมายถึงการปฏิบัติงานที่เคยถูกผลักไสให้กับไอทีการปฏิบัติการและแม้แต่ทรัพยากรบุคคล
6. ผู้ช่วยผู้บริหารลาพักร้อนไม่เพียงพอ ผู้ช่วยผู้บริหารที่ลาพักร้อนมากขึ้นรายงานว่าเครียดน้อยลงและมีความสุขในการทำงาน แต่ 40% เต็มใช้เวลาพักร้อนเพียง 10 วันหรือน้อยกว่าต่อปี - ภายใต้การจัดสรรโดยเฉลี่ย
7. ผู้ช่วยผู้บริหารชอบที่งานของพวกเขาช่วยให้พวกเขาอยู่เสมอ เมื่อถูกถามว่าพวกเขาชอบงานส่วนไหนมากที่สุดคำตอบอันดับต้น ๆ คือ“ ความท้าทายใหม่” (33%)
8. ผู้ช่วยผู้บริหารไม่ได้รับข้อเสนอแนะเพียงพอ แต่ไม่ได้รับความช่วยเหลือจากการขาด facetime 30% กล่าวว่าพวกเขาได้รับคำติชมเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงการทำงานปีละครั้งเท่านั้น แต่ 56% ของผู้ตอบแบบสอบถามมีการพบปะแบบตัวต่อตัวกับหัวหน้าทุกสัปดาห์
9. ผู้ช่วยผู้บริหารมักจะโทร. ผู้ตอบแบบสอบถามบอกเราว่า“ การตัดการเชื่อมต่อนอกที่ทำงาน” เป็นสิ่งที่ยากที่สุดในการทำหน้าที่นี้เมื่อเทียบกับ 2-3 ปีที่แล้ว 52% ของผู้ช่วยผู้บริหารคาดว่าจะโทรนอกเวลาทำงาน ผู้ช่วยผู้บริหารที่คาดว่าจะโทรนอกเวลาทำงานมีความสุขกับเจ้านายน้อยกว่าผู้ช่วยผู้บริหารที่ไม่คาดว่าจะอยู่ในสายเกือบ 12% 28% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าหัวหน้าของพวกเขาติดต่อพวกเขานอกเวลาทำงานหรือในช่วงสุดสัปดาห์โดยมีคำขออย่างน้อยสัปดาห์ละสองครั้ง

คุณมีคำแนะนำสำหรับผู้ช่วยผู้บริหารที่ต้องการหรือไม่? แบ่งปันภูมิปัญญาของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง!