วิธีการเป็นผู้จัดการสำนักงานที่ไม่มีประสบการณ์

จะเป็นผู้จัดการสำนักงานได้อย่างไร

ไอเดียของขวัญขององค์กรสำหรับลูกค้า

หากคุณมีประสบการณ์ในการทำงานด้านการดูแลระบบเพียงเล็กน้อยคุณอาจสงสัยว่าจะเป็น Office Manager ได้อย่างไร คุณอาจพบว่าตัวเองกำลังถามคำถามเช่น:



  • คุณจะได้รับประสบการณ์ที่ต้องการได้อย่างไร?
  • คุณจะใช้ประโยชน์จากประสบการณ์ที่คุณมีสำหรับบทบาทผู้จัดการ Office ได้อย่างไร
  • คุณคาดหวังอะไรได้บ้างเมื่อเริ่มต้นใช้งาน

ไม่ต้องกังวลเรามีคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้และอีกมากมาย! ผู้เชี่ยวชาญที่มีแรงจูงใจสามารถค้นหาวิธีใช้ประโยชน์จากประสบการณ์ทักษะและความรู้ที่มีอยู่เพื่อเริ่มต้นอาชีพที่ประสบความสำเร็จในฐานะผู้จัดการสำนักงาน นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการเข้าสู่บทบาท Office Manager

(ถ้าคุณเป็นผู้จัดการสำนักงาน เข้าร่วมกลุ่ม FB ส่วนตัวของเราที่นี่ . เป็นสถานที่เพื่อเชื่อมต่อทำงานร่วมกันและแบ่งปันคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีเอาชนะความท้าทายที่หลากหลายที่คุณเผชิญในบทบาทของคุณ)

โบนัสฟรี: รับรายงานสถานะของ The Office Manager ประจำปี 2018 ในเวอร์ชัน PDF . เราได้สำรวจผู้จัดการสำนักงาน 572 คนเพื่อค้นพบ 10 ประเด็นที่คุณสามารถใช้เพื่อบรรลุเป้าหมายและเอาชนะความท้าทาย รวมทั้งเรียนรู้ว่าผู้จัดการ Office คนอื่น ๆ ได้รับเงินอะไรบ้าง (และคุณจะได้รับรายได้เพิ่มเติมได้อย่างไร)!



ตัวอธิบายผู้จัดการสำนักงาน

สรุปบทบาท

ผู้จัดการสำนักงานช่วยให้การดำเนินงานในสถานที่ทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นโดยการจัดการเวิร์กโฟลว์ความสัมพันธ์และการริเริ่มเชิงกลยุทธ์ OMs พัฒนาและบังคับใช้นโยบายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าสำนักงานของพวกเขามีการสนับสนุนที่จำเป็นเพื่อให้เป็นสภาพแวดล้อมการทำงานที่เฟื่องฟู

ผู้จัดการสำนักงานหลายคนค้นพบตัวเอง เป็นส่วนที่เท่ากัน พนักงานประจำสำนักงานนักบำบัดนักวางแผนงานปาร์ตี้ผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีเงินเดือนและอื่น ๆ อีกมากมาย



ผู้จัดการสำนักงานมักทำหน้าที่เป็นมิตรที่แท้จริงในสำนักงาน พวกเขาดูแลผู้คนแก้ไขปัญหาและมอบไหล่ที่จำเป็นมากในการ“ ร้องไห้” ในสถานการณ์ที่ยากลำบากซึ่งผู้ฟังคนอื่นดูเหมือนน้อยและห่างไกลกัน

ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นการหาสาเหตุว่าทำไมไม่มีรหัสผ่านของใครทำงานได้ในทันทีเพื่อลดความขัดแย้งระหว่างพนักงานฝ่ายสนับสนุนหลักสองคนงานที่สำคัญตลอดกาลของผู้จัดการสำนักงานจะดำเนินไปได้ไกลในการทำให้แน่ใจว่างานสำเร็จลุล่วงและทำได้ดีทั่วทั้งสำนักงาน .

รับประสบการณ์ Office Manager

ความรับผิดชอบเฉพาะ

ดังนั้นเมื่อต้องระบุสิ่งที่ผู้จัดการสำนักงานทำทุกวันรายการความรับผิดชอบจะยาวและแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับ บริษัท งานที่หลากหลายประสบการณ์ของ OM และอื่น ๆ อีกมากมาย นี่เป็นเพียงความรับผิดชอบบางส่วนที่ผู้จัดการ Office ส่วนใหญ่จะดำเนินการ ณ จุดใดจุดหนึ่ง:

  • การจัดการสินค้าคงคลังและการสั่งซื้อ (รวมถึงการจัดเก็บเครื่องใช้สำนักงานของว่างอุปกรณ์ทำความสะอาดและสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันอื่น ๆ )
  • ดูแลงบประมาณสำนักงาน
  • ผู้จัดการทีมบริหารสำนักงาน
  • การพัฒนาและดำเนินการตามขั้นตอน (ซึ่งรวมถึงขั้นตอนด้านความปลอดภัยเช่นแผนการอพยพการสร้างโปรโตคอลความปลอดภัยและอื่น ๆ )
  • เป็นพนักงานบัญชีประจำสำนักงาน
  • การสร้างรายงานและการนำเสนอ
  • วางแผนงานปาร์ตี้และงานต่างๆ
  • การดูแลบัญชีเงินเดือนการออกใบแจ้งหนี้และที่สำคัญที่สุดคือต้องแน่ใจว่าทุกคนจะได้รับเงิน
  • ตัดสินใจเกี่ยวกับแผนผังข้อมูลและสถาปัตยกรรมของ บริษัท
  • ติดต่อประสานงานกับผู้ติดต่อสำนักงานที่สำคัญรวมถึงลูกค้าผู้ขายเจ้าหน้าที่บริการอาคารและอื่น ๆ
  • การออกแบบรูปแบบสำนักงานการปรับปรุงและการปรับปรุงใหม่
  • การเริ่มต้นและการออกจากพนักงาน
  • จัดการโทรศัพท์สำนักงานและบัญชีอีเมล
  • การเจรจาสัญญาและการจัดการการจัดการแบบวันต่อวัน
  • การจัดตารางห้องประชุมสำนักงาน

ทักษะที่สำคัญ

ผู้จัดการสำนักงานที่มีทักษะ

ผู้จัดการสำนักงานส่วนใหญ่มีทักษะสำคัญเหล่านี้บางส่วนหากไม่ใช่ทั้งหมด:

  • พลังงานที่ไม่หยุดยั้ง
  • ความสามารถในการวิเคราะห์
  • ความฉลาดทางอารมณ์
  • ความสามารถในการทำความเข้าใจและดำเนินการในสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับทั้งความสัมพันธ์เชิงข้อมูลและความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่ซับซ้อน
  • ความสามารถในการฟังได้ดี
  • การสื่อสารด้วยคำพูดและการเขียน
  • ความสามารถในการปรับตัว
  • ความพอเพียง
  • ความเป็นผู้นำ
  • ความยืดหยุ่น
  • ความกล้าหาญขององค์กร
  • การจัดการเวลา
  • การติดตามเพื่อดำเนินโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น
  • Eye-for-detail ให้คำนึงถึงรายละเอียดทั้งใหญ่และเล็ก

เงินเดือน

จากข้อมูลของ Glassdoor ค่าตอบแทนโดยเฉลี่ยต่อปีสำหรับผู้จัดการสำนักงานคือ $ 53,528 ต่อปี

ชั่วโมง

ผู้จัดการสำนักงานต้องทำทุกอย่างและทุกอย่างเพื่อให้สำนักงานทำงานได้อย่างราบรื่น คำสั่งซื้อที่สูงนี้มักมาพร้อมกับคืนที่ยาวนานตอนเช้าตรู่และในบางครั้งวันหยุดสุดสัปดาห์ อย่างไรก็ตามผู้จัดการสำนักงานส่วนใหญ่ทำงานในเวลาเดียวกันกับพนักงานทั่วไปใน บริษัท ของตน ค่าเฉลี่ยจำนวนมากยังคงอยู่ที่ 9 ถึง 5 แต่ชั่วโมงทำงานของ OM จะแตกต่างกันไปพอ ๆ กับพนักงานที่เหลือใน บริษัท ของตน


วิธีการเป็นผู้จัดการสำนักงานเมื่อคุณยังใหม่กับสนามหรือเปลี่ยนบทบาท

ใช้ หลักสูตรการฝึกอบรม

การฝึกอบรม

หลักสูตรช่วยให้คุณสร้างทักษะ Office Manager ที่เกี่ยวข้องได้หลากหลายในการตั้งค่าความดันต่ำ (นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสร้างทักษะซึ่งอาจใช้เวลาสองสามปีในการเรียนรู้งาน)

  • หากอาชีพของคุณใหม่เอี่ยม…

ค้นหาหลักสูตรที่ครอบคลุมทักษะพื้นฐานทั้งหมดของ Office Manager วิธีนี้จะช่วยให้คุณเรียนรู้ 'เชือก' ส่วนใหญ่ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นด้วยซ้ำ โรงเรียนผู้บริหารสำนักงานออนไลน์ของสถาบันอาชีพแห่งสหรัฐอเมริกา . หลักสูตรที่ครอบคลุมมีพื้นที่มากมายที่ผู้จัดการ Office ต้องการให้ความสำคัญ ความสามารถที่ครอบคลุม ได้แก่ การเขียนคณิตศาสตร์การสื่อสารทักษะคอมพิวเตอร์ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลการจัดการไฟล์และอื่น ๆ อีกมากมาย

ไอเดียของขวัญคริสต์มาสสำหรับพนักงาน
  • หากคุณต้องการเปลี่ยนบทบาท ...

ค้นหาหลักสูตรที่ครอบคลุมทักษะหรือทักษะที่คุณต้องการเจาะลึก ดูความรับผิดชอบและทักษะที่สำคัญข้างต้นและพิจารณาว่าคุณต้องการทำงานในรายการใด ความแพร่หลายของหลักสูตรการฝึกอบรมออนไลน์ทำให้ง่ายต่อการค้นหาข้อเสนอสำหรับเกือบทุกทักษะ ตัวอย่างเช่นไฟล์ American Payroll Association เสนอหลักสูตรเกี่ยวกับการนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ Payroll ไปใช้ . หลักสูตรนี้ใช้ประโยชน์จากกรณีศึกษาเพื่อเพิ่มบริบทให้กับแนวคิดนามธรรม ผู้จัดการสำนักงานที่ต้องการที่ต้องการพัฒนาให้ดีขึ้นในการวางแผนการประชุมสามารถตรวจสอบไฟล์ Professional Convention Association Management Association’s Certified Meeting Professional (CMP) Exam Prep ตัวเลือกในการเรียนรู้วิธีการวางแผนการประชุมที่น่าประทับใจซึ่งสร้างความประทับใจให้กับทีมที่ยากจะโปรดที่สุด

รับไฟล์ ใบรับรองผู้จัดการสำนักงาน

การรับรอง Office Manager ช่วยให้คุณแสดงให้นายจ้างเห็นว่าคุณมีทักษะที่จำเป็นในการเป็นผู้จัดการสำนักงาน

ตัวอย่างเช่นไฟล์ IAAP (สมาคมผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารระหว่างประเทศ) เสนอ

ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารที่ผ่านการรับรอง (CAP) . การรับรองนี้จะช่วยส่งเสริมทั้งอาชีพใหม่และอาชีพที่เปลี่ยนไป ใครก็ตามที่ผ่านการสอบเชิงลึกนี้จะได้รับการยอมรับว่าเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขานี้ หากคุณขาดประสบการณ์การรับรองนี้จะช่วยให้คุณสร้างทักษะและพิสูจน์ให้โลกเห็นว่าคุณมีพวกเขา

เข้าร่วมกิจกรรมและการประชุมเครือข่าย

การประชุมและกิจกรรมเครือข่ายรวบรวมผู้คนจำนวนมากที่ทำในสิ่งที่คุณทำ (หรือสิ่งที่คุณหวังว่าจะทำในวันหนึ่ง) ด้วยเหตุนี้กิจกรรมเหล่านี้จึงเป็นโอกาสที่ดีในการขอคำแนะนำเพื่อความสำเร็จจากทหารผ่านศึก (และคุณไม่สามารถสร้างสภาพแวดล้อมการเรียนรู้แบบนั้นขึ้นใหม่ได้แม้ว่าจะเป็นสำนักงานขนาดใหญ่ก็ตาม!)

  • หากอาชีพของคุณใหม่เอี่ยม…

นำตัวเองออกไปที่นั่นในการประชุมที่รวบรวมได้ทั้งหมดเพื่อพบกับ Office Manager ที่มีประสบการณ์มากมายและเรียนรู้เกี่ยวกับทักษะที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับสาขาของคุณ เหตุการณ์เช่น การจัดการลำดับความสำคัญโครงการและกำหนดเวลาหลายอย่างของไพรเออร์ ทำให้เป็นทางเลือกที่สมบูรณ์แบบสำหรับผู้จัดการ Office ใหม่

  • หากคุณต้องการเปลี่ยนบทบาท ...

ลองจัดกิจกรรมโดยมุ่งเน้นที่การพัฒนาทักษะการเป็นผู้นำที่สามารถยกระดับอาชีพของคุณไปอีกขั้น ตัวอย่างเช่น Dale Carnegie® Training’s มั่นใจกล้าแสดงออกรับผิดชอบ: การพัฒนาทัศนคติของความเป็นผู้นำ จะช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ที่หวังจะสวมบทบาท OM สร้างทักษะที่จำเป็นในการตัดสินใจที่ยากลำบาก


มีเส้นทางสู่อาชีพ Office Manager ที่เฟื่องฟูไม่ว่าคุณจะเริ่มอาชีพตั้งแต่เริ่มต้นหรือเปลี่ยนจากบทบาทผู้ช่วยผู้บริหารหรือผู้ประสานงานสำนักงาน นี่คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใดในอาชีพการงาน

เริ่มฝึกทักษะการฟังของคุณ

ทักษะการฟัง

ส่วนหนึ่งของชุดทักษะที่ไม่เป็นทางการของ Office Manager เกี่ยวข้องกับการให้การบำบัดในที่ทำงานเป็นครั้งคราว พนักงานที่เริ่มสร้างกล้ามเนื้อโดยเรียนรู้ที่จะฟังทุกคนที่พบเห็นจะพบว่าหน้าที่นี้จัดการได้ง่ายขึ้นเมื่อถึงเวลาที่ต้องใช้มันได้ง่ายขึ้น

เคล็ดลับ: ต้องการทราบวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำให้ผู้คนเปิดใจหรือไม่? ยิ้มและสบตากับทุกคน ขั้นตอนแรกในการเป็นผู้ฟังหลักคือการเป็นคนที่เข้าถึงได้ง่ายซึ่งทุกคนเปิดใจ

  • หากอาชีพของคุณใหม่เอี่ยม…

เริ่มพูดคุยกับทุกคนเกี่ยวกับอะไรก็ได้ ถามคำถามปลายเปิดเพื่อให้คนอื่นแชร์ ช่วงนี้คุณยุ่งอะไร คุณรู้สึกตื่นเต้นมากที่สุดในการทำงานในสัปดาห์นี้และปีนี้? อยากรู้อยากเห็นถามคำถามและใส่ใจทุกสิ่งที่ผู้คนพูด ยิ่งคุณทำเช่นนี้มากเท่าไหร่ก็จะยิ่งง่ายขึ้นในการเรียนรู้ว่าคำถามใดที่ต้องถามและเข้าใจว่าผู้คนต้องการฟังอะไรในบางสถานการณ์

  • หากคุณต้องการเปลี่ยนบทบาท ...

หากคุณเคยไปที่สำนักงานมาแล้วสองสามครั้งให้มุ่งเน้นไปที่การสร้างทักษะการฟังที่มีอยู่แล้วให้คมชัดที่สุด เป้าหมายของคุณคือทำให้ผู้คนเห็นว่าคุณเป็น“ นักบำบัดสำนักงานที่ไม่เป็นทางการ ” และคนสนิทที่ไว้ใจได้ก่อนที่คุณจะก้าวเข้าสู่บทบาท OM

หากต้องการฝึกฝนทักษะนักบำบัดในสำนักงานที่ชาญฉลาดทางอารมณ์ของคุณให้พัฒนาคำจำกัดความพื้นฐานของการฟัง คุณสามารถฟังใครบางคนอย่างตั้งใจและยังคงจดจ่อเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการพูดต่อไป ให้เน้นทั้งการฟังและการตอบสนองตามนั้นแทน เมื่อมีคนพูดให้คิดว่าพวกเขาจะรู้สึกอย่างไร พวกเขาอยากได้ยินอะไรเพื่อให้รู้สึกดีขึ้น? ตรวจสอบสมมติฐานของคุณโดยการถามคำถามก่อนที่คุณจะตอบอย่างรอบคอบ

เข้าร่วมเพื่อแก้ปัญหาแม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้เกี่ยวข้องอะไรกับหน้าที่ประจำของคุณ

การแก้ปัญหา

เมื่อพูดถึงปัญหาในสำนักงานพนักงานส่วนใหญ่เมินและถูกต้อง พวกเขามีสิ่งอื่น ๆ ที่ต้องทำมากเกินไปและมีกำหนดเวลามากเกินไปที่จะดำดิ่งลงไปในปัญหาที่เกิดขึ้นในวันใดก็ตามที่สำนักงาน อย่างไรก็ตามเมื่อคุณเป็นผู้จัดการสำนักงานทุกปัญหาตั้งแต่ความยุ่งเหยิงในห้องประชุมไปจนถึงข้อผิดพลาดในรายงานการจ่ายเงินเดือนจะอยู่ภายใต้ขอบเขตของคุณ ผู้หวังดี OM ควรคุ้นเคยกับการมองเห็นปัญหาในสำนักงานทั้งหมดเป็นของตัวเอง สิ่งนี้จะช่วยให้พวกเขาคุ้นเคยกับทุกสิ่งที่เข้ามาและยังช่วยสร้างทักษะในการแก้ปัญหาที่จำเป็นเพื่อแก้ไขปัญหา

เคล็ดลับ: ผู้เชี่ยวชาญบางคนใช้ไฟล์ รุ่น IDEAL (และตัวย่อ) เพื่อแก้ไขปัญหา ขั้นตอนมีดังนี้

  • ผม แก้ไขปัญหา
  • ปรับแต่งบริบท
  • คือ xplore และประเมินโซลูชัน
  • ถึง กะรัต
  • กลับไปดูว่าอะไรได้ผล
  • หากอาชีพของคุณใหม่เอี่ยม…

ระวังปัญหาในทุกด้านและทุกด้านของงาน เมื่อคุณเพิ่งเริ่มต้นคุณจะต้องเรียนรู้วิธีจัดการกับปัญหาที่หลากหลายให้มากที่สุด

  • หากคุณต้องการเปลี่ยนบทบาท ...

ปัญหาใดที่อาจทำให้คุณรู้สึกมั่นใจน้อยที่สุด ค้นหาปัญหาเหล่านั้นเพื่อปัดเศษทักษะการแก้ปัญหาของคุณ คุณต้องพร้อมสำหรับทุกสิ่งในฐานะผู้จัดการสำนักงานดังนั้นการกระจายความสามารถของคุณควรมีความสำคัญหากคุณกำลังเปลี่ยนบทบาทและใช้เพื่อจัดการกับปัญหาในวงแคบเท่านั้น

ขนมแคลอรี่ต่ำคาร์โบไฮเดรตต่ำ

หากคุณเป็นผู้จัดการสำนักงานเราอยากรู้ว่าคุณเริ่มต้นอย่างไร! ช่วยเหลือผู้จัดการ Office ที่ต้องการและแบ่งปันเรื่องราวของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง

(ป.ล. - หากคุณเป็นผู้จัดการสำนักงาน เข้าร่วมกลุ่ม FB ส่วนตัวของเราที่นี่ . เป็นสถานที่เพื่อเชื่อมต่อทำงานร่วมกันและแบ่งปันคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีเอาชนะความท้าทายที่หลากหลายที่คุณเผชิญในบทบาทของคุณ)

โบนัสฟรี: รับรายงานสถานะของ The Office Manager ประจำปี 2018 ในเวอร์ชัน PDF . เราได้สำรวจผู้จัดการสำนักงาน 572 คนเพื่อค้นพบ 10 ประเด็นที่คุณสามารถใช้เพื่อบรรลุเป้าหมายและเอาชนะความท้าทาย รวมทั้งเรียนรู้ว่าผู้จัดการ Office คนอื่น ๆ ได้รับเงินอะไรบ้าง (และคุณจะได้รับรายได้เพิ่มเติมได้อย่างไร)!