เชี่ยวชาญในหน้าที่ผู้ช่วยผู้บริหารทั่วไป

เชี่ยวชาญในหน้าที่ผู้ช่วยผู้บริหารทั่วไป

ขอแสดงความยินดีที่ได้เป็นผู้ช่วยผู้บริหาร (EA)! (หากคุณยังมองหากิ๊กขอแสดงความยินดีกับคุณในอนาคต) คุณพร้อมที่จะปฏิบัติหน้าที่ผู้ช่วยผู้บริหารทั้งหมดของคุณอย่างสง่างามและสุขุมแล้วหรือยัง? คุณพร้อมที่จะทำให้ผู้จัดการของคุณร้องไห้ด้วยความกลัวในความเป็นเลิศของคุณหรือยัง? ตกลง; บางทีเราอาจจะหนีไปบ้าง แต่ความทะเยอทะยานเพียงเล็กน้อยเคยทำร้ายใครเมื่อใด



เติมเต็มความทะเยอทะยาน EA ของคุณด้วยคำแนะนำของเราในการทำความเข้าใจและควบคุมหน้าที่ผู้ช่วยผู้บริหารที่พบบ่อยที่สุด

ผู้ช่วยผู้บริหาร

ความรับผิดชอบด้านล่างนี้มาจากปี 2018 ของเรา รายงานสถานะของผู้ช่วยผู้บริหาร (SOTEAR) ซึ่งรวมถึงการตอบรับโดยตรงจากผู้ช่วยบริหาร 417 คนที่ทำงานในอุตสาหกรรมต่างๆ 34 อุตสาหกรรมในสหรัฐอเมริกา

เราได้จัดกลุ่มความรับผิดชอบจากหน้าที่ที่พบบ่อยที่สุดซึ่งเป็นหน้าที่ที่มีเปอร์เซ็นต์สูงสุดของผู้ตอบแบบสอบถามที่ทำรายงาน - ไปยังหน้าที่น้อยที่สุด วิธีนี้จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างเชี่ยวชาญในหน้าที่ทั่วไปสิ่งที่คุณน่าจะต้องเผชิญในบทบาทผู้ช่วยผู้บริหารจากนั้นก็ดำเนินการต่อจากที่นั่น



การจัดการปฏิทินและการตั้งเวลา

96% ของผู้ช่วยผู้บริหารรายงานว่าทำเช่นนี้

หน้าที่ผู้ช่วยผู้บริหาร ได้แก่ การจัดการปฏิทิน

ตอกตะปู: การจัดตารางหลักและการจัดการปฏิทินโดยจัดระเบียบ

หากคุณจำได้เพียงสิ่งเดียว: พัฒนาระบบจัดระเบียบข้อมูลและติดตามข้อมูลเมื่อมาถึง ตัวอย่างเช่นทันทีที่คุณได้รับการเรียกประชุมสำหรับผู้บริหารของคุณให้ประมวลผลและบันทึกเพื่อให้ระบบของคุณทำงานต่อไป (และคุณไม่ต้องจองช่วงเวลาซ้ำซ้อนโดยไม่ได้ตั้งใจลืมเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญ ฯลฯ )



เหตุใดองค์กรจึงเป็นกุญแจสำคัญในการจัดกำหนดการและการจัดการปฏิทิน

เราจะแหกกฎทั้งหมดที่นี่และตอบคำถาม ความรับผิดชอบทั้งสามนี้มีอะไรที่เหมือนกัน?

  • ทำงานร่วมกับผู้คนและไทม์ไลน์หลายคนเพื่อรวบรวมตารางเวลา
  • การส่งการอัปเดตปฏิทินที่เหมาะสม
  • อย่าจองสองครั้งกับลูกค้าสำคัญ

พวกเขาอาจมีหลายอย่างที่เหมือนกัน แต่สิ่งที่เรากำลังดำเนินการคือพวกเขาทั้งหมดต้องการการรู้และประมวลผลข้อมูลจำนวนมากรวมถึงวันที่เวลาชื่อและอื่น ๆ วิธีที่ดีที่สุดในการประมวลผลข้อมูลคือการจัดระเบียบข้อมูลก่อน ใครบางคนจะไม่สามารถทำงานใด ๆ เหล่านี้ได้หากพวกเขายังไม่ได้พัฒนาระบบสำหรับบันทึกและจัดระเบียบตารางเวลาและปฏิทิน

มุ่งมั่นในกระบวนการสำหรับการจัดการปฏิทินและการตั้งเวลาและปฏิบัติตาม เราดึงบางส่วนเข้าด้วยกัน เคล็ดลับเฉพาะเกี่ยวกับเรื่องนี้ . ได้แก่ :

  • การเข้ารหัสสี
  • การปิดกั้นเวลาทำงานเพียงเพื่อจัดการปฏิทินและกำหนดการ
  • การใช้เครื่องมือปฏิทินที่เป็นประโยชน์

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นกับรายการของเราลงชื่อสมัครใช้ ผู้ช่วย จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรีพร้อมข้อมูลที่ได้รับการดูแลเป็นอย่างดีซึ่ง EAs บอกว่าพวกเขาไม่รู้ว่าจะแบ่งปันกับเพื่อนหรือเก็บความลับไว้ รับเคล็ดลับและข้อมูลเช่นคุณลักษณะด้านล่างส่งตรงถึงกล่องจดหมายของคุณทุกสัปดาห์

การประสานงานการเดินทาง

92% ของผู้ช่วยผู้บริหารรายงานว่าทำเช่นนี้

หน้าที่ผู้ช่วยผู้บริหาร ได้แก่ การวางแผนการเดินทาง

ตอกตะปู: เมื่อพูดถึงการประสานงานการเดินทางประสิทธิภาพและความสม่ำเสมอเป็นกุญแจสำคัญ

หากคุณจำได้เพียงสิ่งเดียว: หยุดการสร้างล้อใหม่ (หรือในกรณีนี้คือกำหนดการเดินทาง) ทุกครั้งที่คุณต้องประสานงานการเดินทาง ใช้ เทมเพลต แทน.

เทมเพลตทำให้การวางแผนการเดินทางเร็วขึ้นมีประสิทธิภาพมากขึ้นและสอดคล้องกันมากขึ้น นี่คือชัยชนะสำหรับทั้งนักวางแผนและนักเดินทาง

สร้างทีมเกมตัดน้ำแข็ง

นอกจากนี้คุณยังสามารถ สร้างกระบวนการไปสู่กระบวนการ ติดตามทุกครั้งที่คุณต้องวางแผนการเดินทาง ตัวอย่างเช่นคุณอาจพิจารณา:

  • การเลือกผู้ให้บริการการเดินทางที่ต้องการเพื่อใช้ในการเดินทางแต่ละครั้ง
  • การสร้างรายการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดรายละเอียดใด ๆ
  • การสร้างไทม์ไลน์เพื่อให้คุณรู้ว่าเมื่อใดควรทำอะไร

การวางแผนงาน

90% ของผู้ช่วยผู้บริหารรายงานว่าทำเช่นนี้

หน้าที่ผู้ช่วยผู้บริหาร ได้แก่ การวางแผนงาน

ตอกตะปู: ให้ผู้ชมของคุณสอนวิธีเป็นนักวางแผนงานที่น่าทึ่ง

หากคุณจำได้เพียงสิ่งเดียว: เพิ่มไฟล์ ทักษะการวางแผนงาน โดยขอความคิดเห็นจากผู้ที่เข้าร่วมกิจกรรมของคุณ

การขอความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมกิจกรรมได้ผลเพราะ Bill Gates เคยกล่าวไว้ว่า “ เราทุกคนต้องการคนที่จะให้ข้อเสนอแนะ นั่นคือวิธีที่เราปรับปรุง”

ความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมเป็นวิธีเดียวที่จะชี้ให้เห็นคำถามที่น่าสนใจบางคำถามที่คุณต้องมีเมื่อวางแผนกิจกรรมคำถามต่างๆเช่น:

  • ฉันได้รับอาหารเพียงพอหรือไม่?
  • พื้นที่แคบเกินไปหรือไม่?
  • เพลงดังเกินไปหรือเปล่า
  • ลำโพงคุ้มค่าหรือไม่?
  • เก้าอี้เหล่านั้นอยู่ใกล้กันเกินไปหรือไม่?
  • รูปแบบน่าเบื่อไหม

ยิ่งคุณถามคำถามมากเท่าไหร่คุณก็จะได้เรียนรู้มากขึ้นและกิจกรรมของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น

หน้าที่เลขานุการรวมถึงการจัดการโทรศัพท์การส่งต่อ ฯลฯ

73% ของผู้ช่วยผู้บริหารรายงานว่าทำเช่นนี้

หน้าที่ผู้ช่วยผู้บริหาร ได้แก่ การคุยโทรศัพท์

ฝึกฝน: ทักษะการสื่อสารจะช่วยในหน้าที่เลขานุการของคุณทั้งหมด

หากคุณจำได้เพียงสิ่งเดียว: พยายามพัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณอย่างต่อเนื่อง วิธีนี้จะทำให้ทุกการโทรและทุกการโต้ตอบราบรื่นและมีประสิทธิผลมากขึ้น

หากกฎทองของชีวิตโดยทั่วไปคือ“ ปฏิบัติต่อผู้อื่นตามที่คุณต้องการได้รับการปฏิบัติ” กฎทองของการสื่อสารก็คือ“ พูดคุยกับผู้อื่นตามที่คุณต้องการให้พวกเขาคุยกับคุณ” นั่นหมายถึงการฝึกการเอาใจใส่ง่ายๆ เมื่อคุณคุยโทรศัพท์กับใครบางคนให้ถามตัวเองว่า

  • คนนี้ต้องการอะไร?
  • คน ๆ นี้มีความรู้สึกอย่างไร?
  • ฉันจะช่วยคนนี้ได้อย่างไร

คุณจะพบคำตอบสำหรับคำถามส่วนใหญ่เหล่านี้ได้ง่ายๆเพียงแค่ฟัง

หน้าที่ผู้ช่วยส่วนตัว

71% ของผู้ช่วยผู้บริหารรายงานว่าทำเช่นนี้

หน้าที่ผู้ช่วยผู้บริหาร ได้แก่ งานผู้ช่วยส่วนตัวบางอย่าง

ตอกตะปู: เจ้านายชอบผู้ช่วยส่วนตัวที่คาดการณ์ความต้องการและปัญหา

หากคุณจำได้เพียงสิ่งเดียว: ให้ความสนใจกับอดีตและมองเห็นอนาคต

พิจารณาสิ่งที่เกิดขึ้นในอดีตเพื่อคาดเดาเกี่ยวกับอนาคตอย่างมีข้อมูล คุณอาจไม่ถูกต้องเสมอไป แต่คุณจะดีขึ้นทุกครั้งที่คุณพยายามคาดการณ์อนาคต

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าเหตุการณ์เหล่านี้เกิดขึ้นแล้ว

  • ลูกค้าบางรายยกเลิกการประชุมที่เจ้านายของคุณรู้สึกตื่นเต้น
  • ลูกค้าคนเดิมเรียกคุณว่าเป็นสีฟ้าเพราะเธอแค่ 'ผ่านเมือง' คุณต้องจัดการประชุมอย่างกะทันหัน
  • การประชุมอย่างกะทันหันไม่ได้ดำเนินไปด้วยดีเพราะเจ้านายของคุณชอบเตรียมพร้อม

ในสถานการณ์นี้คุณสามารถแสดงทักษะการคาดการณ์โดยกำหนดเวลาการโทรเช็คอินรายเดือนหรืออีเมลกับลูกค้ารายนี้ คุณสามารถถามเธอได้ว่าเธอจะมาที่เมืองเมื่อใดในเร็ว ๆ นี้หรือยืนยันอีกครั้งว่าเธอจะเข้าร่วมการประชุมที่มีอยู่ในปฏิทิน

(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 จัดทำขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)

คำขอด้านเทคนิคภาคสนาม

58% ของผู้ช่วยผู้บริหารรายงานว่าทำเช่นนี้

หน้าที่ผู้ช่วยผู้บริหาร ได้แก่ งานเทคโนโลยี / ไอที

ตอกตะปู: ยอมรับความจริงว่าผู้ช่วยผู้บริหารจบลงด้วยการจัดการการแก้ไขปัญหาทางเทคนิคจำนวนมาก

หากคุณจำได้เพียงสิ่งเดียว: เตรียมพร้อมสำหรับอุบัติเหตุทางเทคโนโลยี

ปัญหาด้านเทคโนโลยีบางอย่างอาจทำให้คุณไม่ทันระวังเมื่อคุณยังใหม่กับงาน แต่ก็ไม่เป็นไร เริ่มติดตามคำขอและปัญหาที่ผู้คนนำมาให้คุณ ใช้ 'การวิจัย' เพื่อหาแนวโน้มเช่นปัญหาสิบอันดับแรก บันทึกวิธีที่คุณแก้ไขปัญหาแต่ละข้อได้สำเร็จและเปลี่ยนวิธีแก้ปัญหาของคุณให้เป็นเอกสารคำแนะนำเล็ก ๆ น้อย ๆ เมื่อมีใครพบปัญหาอย่างใดอย่างหนึ่งคุณสามารถส่งเอกสารคำแนะนำทางอีเมลได้ (คุณอาจโพสต์ไว้บนเว็บไซต์ของ บริษัท หรืออินทราเน็ตก็ได้หากเป็นตัวเลือก!)

เคล็ดลับเพิ่มเติม:

  • ค้นหาแหล่งข้อมูลออนไลน์แบบ go-to เพื่ออ้างอิงเมื่อมีคนตอคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจค้นหาผู้ผลิตเครื่องใช้ไฟฟ้าในสำนักงานหลักของคุณ เขียนสายด่วนบริการลูกค้าหรือลิงก์ความช่วยเหลือออนไลน์เพื่อให้คุณทราบว่าจะหาคำตอบได้จากที่ใดเมื่อเกิดปัญหาขึ้น
  • ขอให้ทุกคนในสำนักงานที่มีทักษะด้านคอมพิวเตอร์อยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ นั่นหมายความว่าพวกเขายินดีที่จะให้แหวนแก่พวกเขาหากคุณต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับปัญหาที่ตรงกับความเชี่ยวชาญของพวกเขา

หน้าที่ในการปฏิบัติงานรวมถึงสิทธิพิเศษที่จอดรถและการบำรุงรักษา

56% ของผู้ช่วยผู้บริหารรายงานว่าทำเช่นนี้

รับคำติชมของพนักงาน

ตอกย้ำ: ให้พนักงานแนะนำกลยุทธ์การดำเนินงานของคุณ

หากคุณจำได้เพียงสิ่งเดียว: หากมีข้อสงสัยให้พูดคุยกับพนักงาน

ดี ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ รู้ว่าพวกเขาสามารถเรียนรู้มากมายเพียงแค่พูดคุยกับพนักงาน ผู้ช่วยผู้บริหารที่ต้องการทำงานที่ดีในการจัดการสิทธิประโยชน์สามารถพูดคุยกับพนักงานเพื่อแจ้งกลยุทธ์ของพวกเขา

หน้าที่ด้านทรัพยากรบุคคลรวมถึงการเตรียมความพร้อม / การลงเรือ)

51% ของผู้ช่วยผู้บริหารรายงานว่าทำเช่นนี้

หน้าที่ของผู้ช่วยผู้บริหาร ได้แก่ การเตรียมความพร้อม

ตอกตะปู: ใช้ประโยชน์สูงสุดจากปฏิสัมพันธ์ครั้งแรกและครั้งสุดท้ายกับพนักงาน

หากคุณจำได้เพียงสิ่งเดียว: การเริ่มต้นใช้งานและการลงเรือเป็นช่วงเวลาแห่งการเรียนรู้

การเริ่มต้นใช้งาน นำเสนอช่วงเวลาแห่งการเรียนรู้สำหรับ พนักงาน .

ซึ่งหมายความว่าตามที่แนะนำโดย นักเทคโนโลยีทรัพยากรบุคคล คุณควรเสริมสร้างและสร้างวัฒนธรรมของ บริษัท ให้ชัดเจน เริ่มเซสชันการเริ่มต้นด้วยการอธิบายว่าวัฒนธรรมของ บริษัท มีความหมายกับคุณอย่างไร ลองเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับสถานการณ์หรือเหตุการณ์ที่วัฒนธรรมของ บริษัท ของคุณแสดงออกมาในชีวิตจริง

กำลังขึ้นเครื่อง นำเสนอช่วงเวลาแห่งการเรียนรู้สำหรับ บริษัท ของคุณ .

ซึ่งหมายความว่าคุณควรค้นหาว่าพนักงานที่จากไปรู้สึกอย่างไรกับ บริษัท พวกเขาชอบ / ไม่ชอบอะไร? ทำไมพวกเขาถึงจากไป? เรียนรู้สิ่งที่คุณสามารถทำได้ในช่วงเวลานี้ พนักงานที่จากไปไม่มีเหตุผลที่จะไม่ซื่อสัตย์

งานออกแบบ / เค้าโครงสำนักงาน

46% ของผู้ช่วยผู้บริหารรายงานว่าทำเช่นนี้

หน้าที่ผู้ช่วยผู้บริหาร ได้แก่ การออกแบบสำนักงาน

เล็บมัน: สนุก!

หากคุณจำได้เพียงสิ่งเดียว: ทุกสำนักงานต้องการการออกแบบที่แตกต่างกัน หากคุณพิจารณาแง่มุมที่เป็นเอกลักษณ์ของ บริษัท ของคุณและสนุกไปกับการวางแผนการออกแบบและเลย์เอาต์คุณจะสามารถสร้างการออกแบบสำนักงานที่ทุกคนชื่นชอบได้

ลองดูบางส่วน แนวคิดการตกแต่งสำนักงาน .

(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 จัดทำขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)

บัญชีเงินเดือน

16% ของผู้ช่วยผู้บริหารรายงานว่าทำเช่นนี้

หน้าที่ผู้ช่วยผู้บริหาร ได้แก่ บัญชีเงินเดือน

เล็บมัน: เลือกระบบที่เหมาะกับตารางเวลาของคุณ

หากคุณจำได้เพียงสิ่งเดียว: พนักงานต้องได้รับเงิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับเช็คเงินเดือนโดยการค้นหาระบบเงินเดือนที่เหมาะกับตารางเวลาของคุณ

การจัดการเงินเดือนก็เหมือนกับการซื้อของชำทำความสะอาดบ้านหรือทำงานบ้านอื่น ๆ มันไม่จบ คุณจะไม่ 'เสร็จ' ด้วยบัญชีเงินเดือน คุณต้องจัดการมันซ้ำแล้วซ้ำเล่าและคุณไม่สามารถ“ ทำให้เดือนมีค่า” ใน 1 วันถ้าคุณกำลังจะไปพักร้อน ที่กล่าวว่าเป็นจริงเกี่ยวกับตารางเวลาที่คุณต้องการหากคุณกำลังจะจัดการเงินเดือน

ในฐานะผู้ช่วยผู้บริหารคุณอาจต้องเดินทางบ่อย หากเป็นเช่นนั้นให้ทำในสิ่งที่ บล็อกแนะนำ และค้นหาไฟล์ ระบบเงินเดือนบนคลาวด์ คุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ทุกเวลา

เคล็ดลับ: หากคุณชอบ EAs ส่วนใหญ่และคุณคาดว่าจะมีตารางงานที่ยุ่งให้เลือกใช้ ระบบจ่ายเงินเดือนอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยลดความเครียดซ้ำ ๆ ในการจัดการเงินเดือนออกจากจานของคุณ

คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับหน้าที่ผู้ช่วยผู้บริหารเหล่านี้ แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง!