งานบางอย่างมีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวได้มากพอ ๆ กับการวางแผนงานขององค์กร
ตั้งแต่การล็อกวันที่ไปจนถึงการประสานงานการเดินทางรายการการดำเนินการของคุณอาจเพิ่มขึ้นในแต่ละวัน อย่ารู้สึกหนักใจ - คุณได้รับสิ่งนี้และเราได้รับคืนแล้ว!
ใช้การคาดเดาความตื่นตระหนกและความวุ่นวายออกจากการวางแผนงานและเจาะลึกรายละเอียดทั้งหมดด้วยรายการตรวจสอบการวางแผนงานขององค์กรที่ขาดไม่ได้นี้ รายการตรวจสอบนี้ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณกำลังทำทุกอย่างที่จำเป็นและช่วยเพิ่มพื้นที่ส่วนหัวบางส่วนของคุณสำหรับการโฟกัสไปที่ รายละเอียดสนุก ๆ ที่จะทำให้งานของคุณประทับใจไม่รู้ลืม
ดาวน์โหลดรายการตรวจสอบการวางแผนงานขององค์กร>
สิ่งที่ต้องทำ 24-18 เดือนก่อนกิจกรรมของคุณ:
1. เมืองที่มีศักยภาพในการวิจัย
ปัจจัยที่ต้องพิจารณา:
- สนามบินใกล้เคียง
- ระบบขนส่งสาธารณะสะดวก
- จำนวนสถานที่จัดงานคุณภาพที่มีให้บริการ (คุณจะต้องมีสถานที่จัดงานมากมายให้เลือกในภายหลัง)
- สภาพอากาศ
- ระยะห่างจากผู้เข้าร่วมเป้าหมายส่วนใหญ่
- ขัดแย้งกับงานต่างๆในเมือง (หากการวิ่งมาราธอนประจำปีปิดถนนสายหลักในเมืองในช่วงเวลากิจกรรมของคุณคุณอาจต้องการเลือกเมืองอื่น)
- เดินได้
- ความปลอดภัย
- การจราจร
- สถานที่ท่องเที่ยวฟรี
- ความพร้อมของเที่ยวบินและค่าใช้จ่าย (ใช้ Google เที่ยวบินเพื่อสแกนราคาอย่างรวดเร็วสำหรับตั๋วไปยังเมืองในช่วงเวลาของคุณราคาพุ่งสูงขึ้นแล้วหรือไม่หากเป็นเช่นนั้นให้พิจารณาหาที่อื่นเพื่อเพิ่มการเข้าร่วม)
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- ก่อนที่คุณจะลงลึกในการวิจัยมากเกินไปให้ประหยัดเวลาด้วยการ จำกัด การค้นหาให้แคบลงไปที่เมืองชั้นนำห้าแห่ง
- สำรวจบุคลิกของเมืองต่างๆ รายละเอียดที่เป็นประโยชน์ทำให้งานของคุณเกิดขึ้น แต่คุณควรตรวจสอบคุณสมบัติที่โดดเด่นองค์ประกอบที่ทำให้เมืองมีลักษณะเฉพาะตัว ใช้เครื่องมือที่มีประโยชน์เช่น ชาวบ้านพบเห็น , จะหา , ปิดกริด และ หมดเวลา เพื่อความสนุกสนาน
2. เลือกหนึ่งเมือง
เกณฑ์การตัดสินใจ:
- เนื่องจากคุณได้ทำการวิจัยมาแล้วมากมายคุณจึงต้องเลือกปัจจัยการวิจัยประมาณ 5 ปัจจัยที่สำคัญที่สุดสำหรับงานของคุณ แม้ว่าทุกเหตุการณ์อาจแตกต่างกัน แต่ปัจจัยที่สำคัญในระดับสากล ได้แก่ :
- บุคลิกของเมือง (เหมาะกับวัฒนธรรม บริษัท ของคุณหรือไม่)
- สถานที่ที่มีจำหน่าย (คุณพบตัวเลือกที่น่าสนใจในเมืองหรือไม่แม้แต่เมืองที่ดีที่สุดก็ไม่สามารถสร้างสถานที่จัดงานย่อยได้)
- มีบริการขนส่ง
- ระยะการเดินทาง
- ต้นทุนเที่ยวบิน
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- สำรวจผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักสองสามรายเพื่อรับทราบความคิดเห็น ผู้ร่วมงานของคุณอาจมีข้อมูลเชิงลึกที่คุณไม่เคยคิดมาก่อน ตัวอย่างเช่นบางคนอาจบอกคุณว่าเมืองนี้เป็นเมืองของวิทยาลัยซึ่งเป็นไปไม่ได้ที่จะหาบาร์หรือร้านอาหารที่มีอยู่ในทุกคืนของสัปดาห์
3. สถานที่วิจัยในเมืองของคุณ
ปัจจัยที่ต้องพิจารณา :
- เลย์เอาต์และขนาดของห้อง (พื้นที่รองรับผู้เข้าร่วมที่คาดหวังทั้งหมดของคุณอย่างสะดวกสบายหรือไม่)
- โรงแรมในระยะที่เดินได้ - หากสถานที่จัดงานไม่ใช่โรงแรม
- รูปลักษณ์ (เรียกดูรูปภาพของสถานที่ใช้เว็บไซต์อย่างเป็นทางการของพวกเขา แต่ค้นหาใน Google รูปภาพเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นตัวแทนที่แท้จริง)
- ร้านอาหารและร้านกาแฟในระยะที่เดินไปถึง
- บทวิจารณ์ของลูกค้า (ตรวจสอบใน Yelp หากไม่มีการโพสต์บนเว็บไซต์อย่างเป็นทางการ)
- ที่จอดรถ
- บริการที่นำเสนอในสถานที่รวมถึงการจัดเลี้ยงโสตทัศนูปกรณ์พนักงานเสิร์ฟบริการทำความสะอาด ฯลฯ
- นโยบายของผู้ขายภายนอก (นี่เป็นสิ่งสำคัญหากสถานที่ให้บริการภายในสถานที่)
- ประกันภัย
- การเข้าถึง
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- ตรวจสอบดูว่าสถานที่จัดงานมีพอร์ตการลงทุนหรือไม่ พวกเขาจัดแสดงงานประเภทใด? ทางที่ดีควรเลือกสถานที่ที่มีความเชี่ยวชาญในประเภทของงานที่คุณกำลังวางแผน เจ้าหน้าที่จะทราบถึงการฝึกซ้อมคาดการณ์ความต้องการของคุณและช่วยคุณแก้ไขปัญหาเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น
- สถานที่จัดงานแต่งงานหรือไม่? หากเป็นเช่นนั้นอัตราของพวกเขาอาจสูงขึ้น
- คุณสามารถนึกภาพเหตุการณ์ที่คุณวาดภาพในสถานที่จัดงานได้หรือไม่?
4. เลือกสถานที่ 3-4 อันดับแรกของคุณ
เกณฑ์การตัดสินใจ:
รายการทีวีที่ดีที่สุดของปี 2010
- เลือกเกี่ยวกับ 5 ปัจจัยการวิจัยที่สำคัญที่สุดสำหรับงานของคุณ แม้ว่าทุกเหตุการณ์อาจแตกต่างกัน แต่ปัจจัยที่สำคัญในระดับสากล ได้แก่ :
- รูปลักษณ์ - บุคลิกของสถานที่จัดงาน
- เลย์เอาต์และขนาดของห้องว่าง
- บริการที่นำเสนอในบ้าน
- นโยบายผู้ขายภายนอก
- โรงแรมในระยะเดินถึง
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- ใช้ Google Maps ในการถ่ายภาพสตรีทวิวรอบ ๆ สถานที่จัดงานของคุณเพื่อให้ได้ความรู้สึกไม่เพียง แต่สำหรับสถานที่ของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพื้นที่โดยรอบด้วย
5. ติดต่อสถานที่สำหรับข้อเสนอ
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- เก็บสเปรดชีตว่าคุณติดต่อใครเมื่อคุณติดต่อและวิธีที่คุณติดต่อ ตัวอย่างเช่นคุณกรอกแบบฟอร์มออนไลน์ส่งอีเมลหรือโทรออกหรือไม่ สเปรดชีตนี้จะช่วยให้คุณเก็บไฟล์ การเข้าถึง จัดลำดับขั้นตอนและรายละเอียดของคุณให้ตรงและจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการติดตามใคร
6. เปรียบเทียบข้อเสนอกับงบประมาณ
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- ในขณะที่คุณตรวจสอบข้อเสนอสถานที่โปรดระวังค่าใช้จ่ายที่คุณอาจสามารถตัดทอนได้ ตัวอย่างเช่นสถานที่จัดงานอาจมีค่าธรรมเนียมสำหรับบริการจัดเลี้ยงในสถานที่ แต่หากนโยบายของพวกเขาอนุญาตสำหรับผู้ขายภายนอกคุณอาจสามารถประหยัดเงินได้ที่นั่น
- ต่อรองจัดการ! หากสถานที่ที่คุณชื่นชอบส่งข้อเสนอนอกงบประมาณของคุณคุณไม่จำเป็นต้องทำเครื่องหมายไว้นอกรายการ เพียงโทรหาผู้ติดต่อของคุณและอธิบายสถานการณ์ของคุณ เตรียมพร้อมที่จะเริ่มการเจรจาหากสถานที่ไม่เป็นผู้นำ ศึกษารายการโฆษณาของข้อเสนอและเลือกต้นทุนที่คุณสงสัยว่าสามารถลดลงได้
7. วางแผนการเยี่ยมชมเว็บไซต์
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- ขอนัดหมายเมื่อกิจกรรมกำลังดำเนินอยู่ สิ่งนี้จะทำให้คุณเห็นภาพตัวอย่างที่ดีที่สุดว่าเหตุการณ์ของคุณจะเป็นอย่างไร
- หากคุณมีเวลาลองจองการเข้าชมในวันอื่น ๆ หรืออย่างน้อยควรเว้นไว้หลายชั่วโมงระหว่างการเยี่ยมชม คุณไม่อยากผ่านสถานที่ดีๆเพียงเพราะคุณเหนื่อยหรือหิวระหว่างการเยี่ยมชม!
8. เยี่ยมชมและประเมินสถานที่
สิ่งที่มองหา:
- คุณรู้สึกอย่างไรเมื่อคุณเดินเข้าไปในสถานที่จัดงานครั้งแรก? การแสดงผลครั้งแรกมีความสำคัญระยะเวลา แม้แต่การวางแผนที่พิถีพิถันที่สุดก็ไม่สามารถชดเชยสถานที่จัดงานที่ไม่มีบุคลิกที่เหมาะสมได้
- จำวิธีที่คุณพยายามจองการเข้าชมเมื่อกิจกรรมกำลังดำเนินอยู่? ตอนนี้เป็นโอกาสของคุณที่จะเข้าร่วมและดูว่าสิ่งต่างๆเป็นอย่างไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งนี้ถูกต้องกับเจ้าหน้าที่ของสถานที่ก่อนที่คุณจะตรวจสอบและอย่าสร้างความรำคาญให้กับเหตุการณ์ที่กำลังดำเนินอยู่ให้มากที่สุด
- ตรวจสอบเจ้าหน้าที่ พวกเขายิ้มและมีมารยาท? (แม้แต่การเผชิญหน้ากับเจ้าหน้าที่อย่างหยาบคายเพียงเล็กน้อยก็อาจสะท้อนถึงเหตุการณ์ของคุณได้ไม่ดี)
- สถานที่จัดงานสะอาดและได้รับการดูแลอย่างดีหรือไม่? อย่าลืมตรวจสอบห้องน้ำที่ซึ่งสิ่งที่น่ารังเกียจที่สุดสามารถซ่อนอยู่ได้
สิ่งที่ต้องทำ 18-12 เดือนก่อนกิจกรรมของคุณ:
1. เซ็นสัญญากับสถานที่ที่คุณเลือก
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- ใช้เวลาหลายวันในการตรวจสอบสัญญาด้วยหวีซี่ละเอียด
- ถามคำถามและบันทึกคำตอบที่คุณได้รับ สิ่งสำคัญคือคุณต้องเข้าใจทุกแง่มุมของสัญญาและจดจำรายละเอียดสำคัญทั้งหมด
- ทำสำเนาของคุณเองจำนวนมาก
- ตรวจสอบว่าราคารวมภาษีและค่าธรรมเนียมทั้งหมดแล้ว หากราคาไม่รวมค่าบริการพิเศษเหล่านี้หลีกเลี่ยงความประหลาดใจโดยขอให้ผู้ติดต่อสถานที่ของคุณเพิ่มหรือส่งค่าประมาณ
- ตรวจสอบนโยบายการยกเลิกเพื่อให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่ามีอะไรเกิดขึ้นหากคุณต้องยกเลิกไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม เงินมัดจำ (หรือบางส่วน) สามารถคืนเงินได้หรือไม่?
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีรายการห้อง / ช่องว่างที่คุณต้องการ คุณไม่ต้องการเพียงพื้นที่ใด ๆ คุณต้องการพื้นที่ที่คุณไปเที่ยวและชื่นชอบ
- ตรวจสอบกรอบเวลาที่กำหนดสำหรับเหตุการณ์ จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณข้ามเวลาไป?
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับความคุ้มครองหากสถานที่จัดส่งไม่ได้ตามสัญญาใด ๆ ตัวอย่างเช่นหากพายุเฮอริเคนทำให้หลังคารั่วในห้องที่คุณต้องการและคุณต้องย้ายคุณจะขอเงินคืนได้ไหม
- ต่อรองจัดการ! เช่นเดียวกับข้อเสนอสัญญาสามารถต่อรองได้ เป็นที่ยอมรับอย่างสมบูรณ์ในการขอเปลี่ยนแปลงรายการใด ๆ ที่คุณไม่สบายใจ
2. ดำเนินการตามขั้นตอนการประชุมและสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำเฉพาะเหตุการณ์ของคุณ
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- ดำเนินการตามลำดับเหตุการณ์ของคุณทีละนาที เขียนมันออกมาทำสตอรีบอร์ดบีบบังคับเพื่อนร่วมงานของคุณให้แสดงมันออกมาทำอะไรก็ได้ที่ช่วยให้คุณเห็นภาพกิจกรรมและห่อหัวของคุณไปรอบ ๆ รายการที่ต้องทำทุกอย่างไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ตัวอย่างเช่นหากคุณนึกภาพสไลด์โชว์อยู่ข้างหลังซีอีโอของคุณเสมอในขณะที่เธอกล่าวต้อนรับคุณจะต้องสร้างสไลด์โชว์ดังกล่าวและรักษาความปลอดภัยของอุปกรณ์ทั้งหมดที่จำเป็นในการฉาย
3. ตัวเลือกความบันเทิงในการวิจัย
ปัจจัยที่ต้องพิจารณา:
จูเลียน คาซาบลังกา ฉันหวังว่าวันนี้จะเป็นวันคริสต์มาส
- ความน่าเชื่อถือสากล (ทุกคนในสำนักงานของคุณตั้งแต่นักศึกษาฝึกงานไปจนถึงทหารผ่านศึกจะสามารถชื่นชมตัวเลือกนี้ได้หรือไม่)
- ความคิดสร้างสรรค์ (คุณเคยเห็นสิ่งนี้ในงานอื่น ๆ ที่คุณเคยเข้าร่วมหรือไม่พยายามส่งมอบสิ่งที่น่าจดจำเพื่อทำให้งานของคุณโดดเด่นความคิดที่ถูกต้องจะทำให้ทุกคนพูดถึงเรื่องนี้เป็นเวลานานหลังจาก งานขององค์กร มันจบแล้ว.)
- ค่าใช้จ่าย (ก่อนที่คุณจะขอใบเสนอราคาคุณควรกำหนดค่าใช้จ่ายด้านความบันเทิงโดยประมาณได้อย่างคร่าวๆอย่าตั้งใจกับวงสวิง 15 ชิ้นหากคุณมีงบประมาณสำหรับนักไวโอลินเดี่ยว)
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- ขอการอ้างอิง ขอคำแนะนำจากผู้ร่วมงานของคุณใน บริษัท อื่น ๆ พวกเขาใช้ความบันเทิงประเภทใดสำหรับเหตุการณ์ล่าสุด ได้รับอย่างไร?
- ปิดตาราง อย่า จำกัด การค้นหาของคุณเฉพาะผู้รวบรวมข้อมูลออนไลน์ ติดต่อโรงเรียนในพื้นที่องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรและธุรกิจต่างๆ บางทีร้านกาแฟในพื้นที่อาจยินดีที่จะย้ายบทกวีประจำสัปดาห์ของพวกเขาไปที่งานของคุณ หรืออาจจะมีการแสดงของคณะนักร้องประสานเสียงของมหาวิทยาลัยในท้องถิ่นฟรี
สิ่งที่ต้องทำ 12-9 เดือนก่อนกิจกรรมของคุณ:
1. ส่งคำเชิญปฏิทินไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้นำเสนอ
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- คำเชิญในปฏิทินเป็นสิ่งที่ดี แต่คุณควรติดตามด้วยอีเมลหรือโทรศัพท์เพื่อยืนยันว่าทุกคนที่มีบทบาทสำคัญในกิจกรรมของคุณมีรายละเอียดทั้งหมดที่ต้องการ
2. แนวทางตัวเลือกความบันเทิง
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- เปิดสเปรดชีตที่คุณสร้างขึ้นเมื่อติดต่อผู้ขาย สร้างแท็บใหม่สำหรับ“ ความบันเทิง” และ ... คุณรู้จักเจาะลึก
3. กิจกรรมการสร้างทีมวิจัย
ปัจจัยที่ต้องพิจารณา:
- ขนาด บริษัท (หาก บริษัท ของคุณใหญ่โตอย่าเลือกกิจกรรมที่ต้องใช้อุปกรณ์หรือวัสดุสิ้นเปลืองจำนวนมาก)
- ปัจจัยเสียงครวญคราง (อย่าเพิ่งเลือกกิจกรรมเพราะมันฟังดูง่าย แต่ต้องแน่ใจว่าทุกคนจะชอบ)
- เป้าหมายของกิจกรรม (เป้าหมายของกิจกรรมการสร้างทีมไม่ใช่แค่เพื่อความสนุกสนานเท่านั้นกิจกรรมควรมีส่วนช่วยในการสร้างทีมอย่างน้อยก็ในเชิงคุณภาพ)
- ระดับความฟิต (เลือกเฉพาะกิจกรรมที่มีการเคลื่อนไหวมาก ๆ ถ้าทุกคนใน บริษัท ของคุณเจ๋งด้วย)
- ความซับซ้อน (หลีกเลี่ยงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนมากมายที่อาจอธิบายได้ยาก)
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- ใครจะเป็นผู้อำนวยความสะดวกระหว่างกิจกรรม? ติดต่อผู้ร่วมงานที่ออกไปข้างนอกและกระตือรือร้นของคุณสองสามคนเพื่อดูว่าพวกเขาต้องการเป็น“ พิธีกรหลักในการสร้างทีม” หรือไม่
4. ร่างเค้าโครงการประชุมเพื่อสร้างความต้องการเช่าและอุปกรณ์
ปัจจัยที่ต้องพิจารณา:
- กลับไปที่ลำดับเหตุการณ์ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ หลังจากแต่ละรายการหยุดและถามตัวเองว่า“ เราต้องใช้อุปกรณ์อะไรในการทำเช่นนั้น”
- มาร์กอัปร่างพื้นที่การประชุมของคุณด้วยสิ่งที่คุณต้องการและที่ไหนและเมื่อไหร่ที่คุณต้องการ
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- ขอให้สถานที่ของคุณจัดเตรียมแผนผังชั้นที่สามารถดาวน์โหลดได้สำหรับพื้นที่ของคุณ
- แบ่งปันความต้องการอุปกรณ์ของคุณกับสถานที่ของคุณและค้นหาว่ามีรายการอะไรบ้าง คุณยังสามารถขอความเชี่ยวชาญของพวกเขาในการสร้างรายการอุปกรณ์ คุณลืมอะไรที่สำคัญ?
5. เป็นพันธมิตรกับ บริษัท โสตทัศนศึกษาเพื่อกำหนดความต้องการ A / V
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- คุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการทำงานกับ บริษัท A / V ที่รู้จักพื้นที่ของคุณดังนั้นโปรดสอบถามสถานที่ของคุณเพื่อดูรายชื่อผู้ขาย A / V ที่แนะนำและช่วยคุณประหยัดเวลาในการค้นคว้าข้อมูลได้มาก
สิ่งที่ต้องทำ 6 เดือนก่อนกิจกรรมของคุณ:
1. ส่งบันทึกวันที่
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- การส่งบันทึกวันที่ล่วงหน้า 6 เดือนจะสร้างความคาดหวังทั่วทั้งสำนักงาน
- อย่าลืมเพิ่มบันทึกในไฟล์ กระดานข่าวสำนักงาน นี่เป็นวิธีที่แน่นอนในการเตือนทุกคนในสำนักงานให้เพิ่มวันที่ลงในปฏิทิน
2. เลือกกิจกรรมการสร้างทีมและลงนามในข้อตกลงหากมี
เกณฑ์การตัดสินใจ:
- ค่าใช้จ่าย (เมื่อสถานที่ของคุณถูกปิดลงต้นทุนอาจช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าจะทำกิจกรรมการสร้างทีมแบบใด)
- การโหวตของเพื่อนร่วมงาน (ทำให้การตัดสินใจของคุณง่ายขึ้นโดยการให้เพื่อนร่วมงาน 20 คนขึ้นไปโหวตกิจกรรมการสร้างทีมที่พวกเขาชื่นชอบ)
3. วิจัยสถานที่รับประทานอาหารค่ำ
ปัจจัยที่ต้องพิจารณา:
- อาหารพิเศษ (ศึกษาร้านอาหารที่เหมาะสมหาก บริษัท ของคุณเป็นมังสวิรัติ 70%)
- การจอง (อย่าเสี่ยงกับความยุ่งยากโดยเลือกร้านอาหารที่ไม่รับจอง)
- พื้นที่สำหรับกลุ่มใหญ่ (ร้านอาหารจองห้องส่วนตัวหรือรับจองสำหรับงานเลี้ยงขนาดใหญ่พิเศษหรือไม่)
- ตัวเลือกเมนู
- ระยะทางจากสถานที่จัดงาน
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- คำแนะนำในท้องถิ่นเป็นสีทอง หากคุณไม่รู้จักใครในเมืองที่จัดงานโปรดติดต่อเจ้าหน้าที่สถานที่เพื่อขอความคิดเห็น
- รับรองประสบการณ์การรับประทานอาหารท้องถิ่นแท้ๆโดยตรวจสอบเว็บไซต์ร้านอาหารอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าไม่ใช่เครือ
4. รางวัลการวิจัยและรับตัวอย่าง
สิ่งที่ต้องทำ 5 เดือนก่อนกิจกรรมของคุณ:
1. เลือกคู่สมรสหรือกิจกรรมของเด็กถ้ามี
เกณฑ์การตัดสินใจ:
- จำนวนบุตรและคู่สมรส
- อายุของเด็กและคู่สมรส
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- ถามผู้ร่วมงานที่พาลูกและคู่สมรสมาทำกิจกรรมบางอย่างที่ครอบครัวชอบ
2. เลือกรูปแบบป้ายชื่อ
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- ความสามารถในการอ่านเป็นส่วนสำคัญที่สุดของป้ายชื่อ ตรวจสอบว่าการออกแบบและสีไม่บดบังชื่อผู้เข้าร่วม
3. สั่งซื้อคีย์การ์ด
สิ่งที่ต้องทำ 4 เดือนก่อนกิจกรรมของคุณ:
1. ส่งลิงค์ลงทะเบียน
เคล็ดลับและคำแนะนำ:
- ใช้ Google Analytics เพื่อเพิ่มแท็กติดตามแบ็กเอนด์ลงในลิงก์ของคุณเพื่อให้คุณสามารถดูจำนวนคนที่คลิกโดยเฉพาะจำนวนคนที่คลิกและลงทะเบียนไม่เสร็จสมบูรณ์ สิ่งนี้อาจบ่งชี้ว่ามีข้อบกพร่องหรือสับสนเกี่ยวกับหน้าการลงทะเบียนของคุณ
สิ่งที่ต้องทำ 3 เดือนก่อนกิจกรรมของคุณ:
1. เยี่ยมชมสถานที่สำหรับการเดินผ่านขั้นสุดท้าย
2. ส่งสายสุดท้ายสำหรับการลงทะเบียนที่โดดเด่น
3. รวบรวมข้อมูลขนาดสำหรับของขวัญ
4. ค้นหา บริษัท ขนส่งไปและกลับจากสนามบิน
เกณฑ์การตัดสินใจ:
- ความจุ (รองรับได้กี่คัน?)
- ความยืดหยุ่น (พวกเขาขับรถเฉพาะในเวลาทำการเท่านั้นหรือสามารถเดินทางนอกเวลาทำการได้หรือไม่)
5. ส่งแท็กชื่อไปยังเครื่องพิมพ์
6. สรุปการนับหัวหน้าสำหรับอาหารค่ำ
7. สรุปเมนูสำหรับอาหารทั้งหมด
เกณฑ์การตัดสินใจ:
- ค่าใช้จ่าย
- ทางเลือกที่หลากหลาย
- เหมาะสำหรับอาหารพิเศษ
- เหมาะสำหรับโรคภูมิแพ้
- อร่อย (ยืนยันที่จะชิมตัวเลือกทั้งหมด)
8. รับรายชื่อผู้ได้รับรางวัลและลำดับรางวัลสุดท้าย
9. ร่างระเบียบวาระ
สิ่งที่ต้องรวม:
- ข้อมูลสถานที่และที่อยู่
- วันเวลาและสถานที่ของเหตุการณ์และช่วงพักทั้งหมด
- วันเวลาและสถานที่ของอาหารทั้งหมด
- ชื่อและอีเมลของวิทยากรและผู้นำเสนอ
- ข้อมูลติดต่อของคุณสำหรับการสอบถามหรือข้อกังวล
- หมายเหตุสำคัญ (หากผู้เข้าร่วมประชุมจำเป็นต้องนำสิ่งของหรือแต่งกายอย่างใดอย่างหนึ่งอย่าลืมจดไว้ในวาระการประชุม)
10. ร่างจดหมายต้อนรับ
สิ่งที่ต้องรวม:
- ทำไม บริษัท ของคุณถึงจัดงาน
- สิ่งที่คุณหวังจะทำให้สำเร็จผ่านงานนี้
- เหตุการณ์เชื่อมต่อกับไฟล์ ภารกิจของ บริษัท
- วันที่สำหรับกิจกรรมถัดไปถ้ามี
สิ่งที่ต้องทำ 2 เดือนก่อนกิจกรรมของคุณ:
1. เลือก ของขวัญพนักงาน และสั่งซื้อ
สิ่งที่ต้องทำ 1 เดือนก่อนกิจกรรมของคุณ:
1. เช่ายานพาหนะเพื่อย้ายรายการไปและกลับจากสถานที่จัดงาน
2. ส่งรายชื่อห้องไปที่โรงแรม
3. สรุปวาระการประชุมและส่งไปยังเครื่องพิมพ์
รายการตรวจสอบระเบียบวาระการประชุม:
สตาร์วอร์ส สงครามโคลน
- ข้อมูลสถานที่และที่อยู่
- วันเวลาและสถานที่ของเหตุการณ์และช่วงพักทั้งหมด
- วันเวลาและสถานที่ของอาหารทั้งหมด
- ชื่อและอีเมลของวิทยากรและผู้นำเสนอ
- ข้อมูลติดต่อของคุณ
- หมายเหตุสำคัญ
4. สรุปจดหมายต้อนรับและส่งไปยังเครื่องพิมพ์
รายการตรวจสอบจดหมายต้อนรับ:
- มีความชัดเจนหรือไม่ว่าเหตุใด บริษัท ของคุณจึงจัดงานนี้
- เป้าหมายของงานชัดเจนหรือไม่?
- คุณเข้าใจหรือไม่ว่าเหตุการณ์นี้ก่อให้เกิดพันธกิจของ บริษัท ของคุณอย่างไร?
- คุณได้ระบุวันที่สำหรับกิจกรรมในอนาคตหรือไม่?
เดือนที่จัดงานต้องทำอย่างไร:
1. ย้ายไอเทมสำคัญไปยังห้องเดียวและรับสินค้าคงคลัง
2. ตรวจสอบวันเกิดของพนักงานที่ทับซ้อนกับเหตุการณ์
3. จัดการประชุมทีม
สิ่งที่ต้องทำ:
- พิจารณาวาระการประชุมและตั้งคำถาม
- ขออาสาสมัครสำหรับบทบาทต่างๆที่คุณต้องการเติมเต็ม (เตรียมรายการหน้าที่รวมถึงเวลาและสถานที่ที่คาดหวังไว้ล่วงหน้าเพื่อให้บทบาทชัดเจนและอาสาสมัครเข้าใจสิ่งที่พวกเขากำลังสมัคร)
สิ่งที่ต้องทำ 1 สัปดาห์ก่อนกิจกรรมของคุณ:
1. จัดการประชุมทีม
สิ่งที่ต้องทำ:
- ดูรายละเอียดการมอบหมายงานและเปิดโอกาสให้อาสาสมัครถามคำถาม
2. รับการเข้าถึงระยะไกลสำหรับแล็ปท็อป
สิ่งที่ต้องทำในวันที่คุณออกไปทำกิจกรรม:
- เปลี่ยนตัวจับเวลาการปลดล็อกประตู
- อัปเดตข้อความเสียงและข้อความตอบกลับอีเมลอัตโนมัติ
- อัปเดตเว็บไซต์ที่คุณจัดการ
- ทำความสะอาดตู้เย็นสำนักงาน
สิ่งที่ต้องทำในสัปดาห์ของงาน:
1. จัดการประชุมทีม
สิ่งที่ต้องทำ:
- ถามคำถามสุดท้าย
- เดินผ่านเหตุการณ์ไหลเป็นครั้งสุดท้าย
- รู้สึกตื่นเต้น!
2. จัดการฝึกซ้อมก่อนการประชุมร่วมกับพนักงานโรงแรมพนักงานและผู้นำเสนอที่ว่าง
สิ่งที่ต้องทำ:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีความชัดเจนในเรื่องเวลาของการนำเสนออาหาร ฯลฯ
- ให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าพวกเขาต้องอยู่ที่ไหนและเมื่อไร
- ตรวจสอบข้อมูลความไม่สะดวกหรือขั้นตอน
ดาวน์โหลดรายการตรวจสอบการวางแผนงานขององค์กร>