สิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับลำดับชั้นตำแหน่งงานธุรการ

ตำแหน่งงานธุรการลำดับชั้น

คุณเข้าใจลำดับชั้นตำแหน่งงานธุรการหรือไม่?

แม้แต่คนที่อยู่ในสายงานบริหารมาหลายปีก็อาจพบว่ามีชื่อตำแหน่งงานโครงสร้างองค์กรและความรับผิดชอบที่หลากหลายซึ่งทำให้สับสนในบางครั้ง ผู้ดูแลระบบที่มีประสบการณ์อาจพบว่าตัวเองกำลังถามคำถามเช่น:

  • เจ้าหน้าที่ธุรการและหัวหน้างานธุรการทำอะไรที่แตกต่างกัน? (โดยปกติเจ้าหน้าที่จะจัดการกระบวนการในขณะที่หัวหน้างานจัดการกระบวนการ แต่รวมถึงพนักงานคนอื่น ๆ ด้วย)
  • อะไรคือความแตกต่างระหว่างไฟล์ ผู้ดูแลระบบสำนักงานและผู้จัดการสำนักงาน เหรอ?
  • Executive Administrator คือผู้ดูแลระบบระดับบริหารหรือผู้ที่บริหารงานให้กับผู้บริหารหรือไม่? (โดยปกติจะบริหารงานให้กับผู้บริหาร)

(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 สร้างขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)

คำถามเกิดขึ้นเรื่อย ๆ ในที่สุดรูปแบบตำแหน่งงานธุรการที่ลึกลับอาจทำให้มืออาชีพตั้งคำถามว่าตำแหน่งงานของตนเองเหมาะสมกับภูมิทัศน์โดยรวมอย่างไร ภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกที่คล้ายกันอาจทำให้นักล่างานที่สงสัยว่าตำแหน่งงานบริหารใดที่จะกำหนดเป้าหมายในการค้นหาอาชีพของตน

สับสนเกี่ยวกับลำดับชั้นตำแหน่งงานการดูแลระบบ

มาชี้แจงลำดับชั้นตำแหน่งงานธุรการกัน! นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อทำความเข้าใจชื่อผู้ดูแลระบบระดับต่างๆและตีความความหมายของชื่อ

หมายเหตุก่อนที่เราจะเริ่ม: ตำแหน่งงานความรับผิดชอบและความคาดหวังที่เรากล่าวถึงด้านล่างอาจปรากฏในหลายระดับ ตัวอย่างเช่นผู้จัดการสำนักงานอาจเป็นตำแหน่งระดับเริ่มต้นใน บริษัท หนึ่งและตำแหน่งระดับสูงใน บริษัท อื่นที่มีความต้องการสำนักงานที่ต้องการมากกว่า นอกจากนี้โปรดทราบว่ารายการนี้ครอบคลุมตำแหน่งงานธุรการจำนวนมาก แต่ไม่ใช่ทั้งหมดที่คุณจะพบ

ตำแหน่งงานธุรการระดับเริ่มต้น

ตำแหน่งงานธุรการระดับเริ่มต้น

  • ผู้ประสานงานสำนักงาน
  • ผู้ดูแลสำนักงาน
  • ผู้ช่วยสำนักงาน
  • ผู้จัดการสำนักงาน
  • เสมียนสำนักงาน
  • ผู้ช่วยแผนกต้อนรับ
  • เสมียนคีย์ข้อมูล
  • ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูล
  • ผู้ประสานงานฝ่าย
  • ผู้ประสานงานธุรการ
  • ผู้ช่วยผู้บริหาร
  • ผู้ช่วยธุรการ
  • ช่วยเหลือผู้ดูแลระบบ
  • รองธุรการ
  • ผู้ดูแลระบบ
  • ผู้ช่วยธุรการรุ่นเยาว์
  • ผู้ดูแลกิจกรรม
  • พนักงานต้อนรับ
  • เสมียนไฟล์
  • ผู้ช่วยส่วนตัว

ความรับผิดชอบงานของผู้ดูแลระบบระดับเริ่มต้น

ผู้ดูแลระบบระดับเริ่มต้นมักจะทำทุกอย่างเล็กน้อย พวกเขาอาจมีเวลาหนึ่งวันในการจัดระเบียบไฟล์และเตรียมเอกสารจากนั้นค่อยมาทำงานในวันรุ่งขึ้นเพื่อค้นหากล่องจดหมายที่เต็มไปด้วยคำขอที่หลากหลายจากเจ้าหน้าที่ทั่วสำนักงาน

พนักงานมองหาผู้ดูแลระบบเพื่อขอรับการสนับสนุนทุกประเภทที่ต้องการในเวลาใดก็ได้ คนในตำแหน่งเหล่านี้ทำสิ่งที่จำเป็นต้องทำทั้งหมดรอบ ๆ สำนักงานช่วยให้พนักงานทำงานได้ดีที่สุดและทำให้สำนักงานดำเนินงานได้อย่างราบรื่นที่สุด

ผู้ดูแลระบบระดับเริ่มต้นอาจพบว่าตัวเอง:

  • การจัดการการสื่อสารในสำนักงาน - การติดต่อทางโทรศัพท์อีเมลและอีเมลในองค์กร
  • การบำรุงรักษาบริการสำนักงานรวมถึงทรัพยากรไอทีและสิ่งอำนวยความสะดวก (รวมถึงการตอบคำถามทางเทคนิคและคำขอบริการ)
  • การทำงานร่วมกันในแผนกต่างๆเพื่อช่วยวางแผนงานและโครงการริเริ่มต่างๆ
  • ประสานงานแผนการเดินทางจัดทำแผนการเดินทางและดำเนินการจอง
  • การตั้งเวลาและการจัดการปฏิทิน
  • การดูแลรายชื่อผู้ติดต่อ
  • รักษาสำนักงาน ระบบการจัดเก็บ ตามลำดับ
  • การแสดงผลประโยชน์ของสำนักงานในความสัมพันธ์กับผู้ร่วมงานภายนอกรวมถึงผู้ขายที่ปรึกษาและลูกค้า
  • การสร้างใบแจ้งหนี้
  • ติดตามและสั่งซื้อเครื่องใช้สำนักงาน
  • ให้ ของว่างในสำนักงาน และสิทธิประโยชน์อื่น ๆ
  • ให้การสนับสนุนตามความจำเป็นแก่กรรมการผู้จัดการและผู้บริหาร
  • การจัดระเบียบพื้นที่สำนักงานที่ใช้ร่วมกัน
  • การจัดการแพ็คเกจและอีเมลขาเข้าและขาออก

เพื่อให้จัดการกับรายการความรับผิดชอบที่หลากหลายได้อย่างเพียงพอโดยปกติแล้วผู้ดูแลระบบระดับเริ่มต้นจะต้อง:

  • รับรู้และตอบสนองต่อปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
  • ริเริ่มในการแก้ปัญหาอย่างอิสระและสร้างสรรค์ (เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากที่สุดผู้ดูแลระบบระดับเริ่มต้นจะต้องสามารถตัดสินใจและจัดการกับปัญหาได้โดยไม่ต้องให้ข้อมูลจากผู้อื่น)
  • สื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและภายนอกอย่างมีประสิทธิผลและเคารพในรูปแบบที่แตกต่างกัน
  • จัดการเวลาอย่างมีกลยุทธ์
  • ทำงานหลายอย่างพร้อมกันและเปลี่ยนงานได้อย่างรวดเร็วเพื่อทำหน้าที่ของผู้ชายที่หลากหลายโดยไม่ปล่อยให้มีอะไรหลุดเข้าไปในรอยร้าว
  • จัดระเบียบและประมวลผลข้อมูลในขณะเดียวกันก็ติดตามรายการและโครงการทางกายภาพเพื่อเพิ่มผลผลิตสูงสุด
  • รักษาความสงบเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น
  • เตรียมพร้อมและเตรียมพร้อมตลอดเวลา
  • จำรายละเอียดสำคัญเนื่องจากหลายคนส่งคำขอด้วยวาจาเขียนด้วยมือและส่งอีเมลตลอดทั้งวัน
  • ทำงานได้อย่างรวดเร็ว แต่แม่นยำ

ตำแหน่งงานธุรการระดับกลาง

ตำแหน่งงานธุรการระดับกลาง

  • ผู้ช่วยผู้บริหาร
  • ผู้จัดการสำนักงาน
  • ผู้ช่วยผู้บริหาร
  • ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ
  • ผู้จัดการฝ่ายบริการจัดการ
  • ผู้จัดการฝ่ายสนับสนุนการดูแลระบบ
  • ผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนการบริหาร
  • ผู้ดูแลกิจกรรม
  • ผู้ช่วยส่วนตัว
  • ผู้ดูแลระบบบริการ
  • ผู้ประสานงานการเดินทาง
  • ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหาร
  • ผู้ช่วยธุรการบริหาร
  • เลขาผู้บริหาร
  • ผู้จัดการธุรกิจ
  • ผู้ดูแลธุรกิจ
  • ผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวก
  • ช่างธุรการ
  • ผู้ช่วยพนักงาน
  • เครื่องมือจัดกำหนดการ
  • ผู้ช่วยหน่วย

ความรับผิดชอบงานของผู้ดูแลระบบระดับกลาง

เช่นเดียวกับผู้ดูแลระบบระดับเริ่มต้นผู้ดูแลระบบระดับกลางทำทุกอย่างได้เล็กน้อย (เราพูดอะไรได้ดูเหมือนจะเป็นจุดเด่นของสาขาการบริหาร) อย่างไรก็ตาม ไม่เหมือน ผู้ดูแลระบบระดับเริ่มต้นผู้ดูแลระบบระดับกลางมักจะทำงานน้อยกว่าเล็กน้อย แต่มีงานเฉพาะทางมากกว่าเช่นการจัดการเงินเดือน โดยทั่วไปผู้ดูแลระบบระดับกลางจะถูกเรียกให้เข้าร่วมในโครงการของ บริษัท ที่ขับเคลื่อนด้วยพันธกิจขนาดใหญ่ซึ่งรวมถึงการริเริ่มด้านวัฒนธรรมของ บริษัท โปรแกรมรางวัลพนักงานและการสร้างแบรนด์ใหม่เชิงกลยุทธ์

นอกจากนี้เมื่อผู้ดูแลระบบย้ายจากระดับเริ่มต้นมาเป็นระดับกลางแล้วพวกเขาจะมีประสบการณ์เพียงพอในการออกแบบและใช้นโยบายของตนเองเพื่อปรับปรุงการดำเนินงานของ บริษัท

ผู้ดูแลระบบระดับกลางอาจพบว่าตัวเอง:

  • ดำเนินการตามนโยบายของสำนักงานและวางกลยุทธ์ในการปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่
  • การพัฒนาความคิดริเริ่มที่เกี่ยวข้องกับวัฒนธรรมของ บริษัท และสุขภาพที่ดีของพนักงาน
  • การดำเนินการตามขั้นตอนด้านความปลอดภัยที่สำคัญรวมถึงการกำหนดแผนการอพยพการฝึกซ้อมและการตั้งค่าความปลอดภัยของอาคาร
  • การจัดการการจ่ายเงินเดือน
  • การวางแผนการออกแบบสำนักงานและการปรับปรุงเค้าโครง
  • การเริ่มต้นและการรับพนักงานใหม่
  • การจัดการงานการดำเนินงานรวมถึงการจัดการสิทธิประโยชน์ตอบแทนพนักงานที่จอดรถและการบำรุงรักษาอาคาร
  • ช่วยเหลือผู้บริหารโดยตรง
  • การวางแผนงานและการประชุม
  • ประสานงานการเดินทาง
  • การตั้งเวลาและการจัดการปฏิทิน
  • การสร้างรายงานและบางครั้งก็นำเสนอ
  • ดูแลพนักงานสนับสนุนสำนักงานอื่น ๆ
  • เก็บรักษาหนังสือและบันทึก
  • เป็นเจ้าของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้
  • การกำหนดองค์กรข้อมูลและสถาปัตยกรรมของ บริษัท
  • การติดต่อกับลูกค้าผู้ขายการจัดการอาคารและพนักงานเป็นประจำ
  • ดำเนินโครงการสำนักงานที่สำคัญเช่นการปรับปรุงซ่อมแซมการติดตั้งและการริเริ่มออกแบบสำนักงาน
  • การจัดการงบประมาณสำนักงานและการบริหารการเงินตั้งแต่การจัดการค่าใช้จ่ายไปจนถึงการดำเนินการตามกระบวนการ
  • การเจรจาและติดตามสัญญา
  • การรับฟัง (และแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับ) ข้อร้องเรียน
  • การแก้ไขความขัดแย้งของพนักงาน

ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบมัลติทาสก์

เพื่อจัดการกับรายการความรับผิดชอบที่หลากหลายนั้นอย่างเพียงพอโดยปกติผู้ดูแลระบบระดับกลางจะต้อง:

  • พัฒนาแนวทางแก้ไขปัญหาที่เป็นไปได้อย่างอิสระเมื่อเกิดขึ้น
  • ใช้ประโยชน์จากไฟล์ เครื่องมือทางการค้า เพื่อปรับปรุงและเสริมสร้างกระบวนการ
  • คิดอย่างมีกลยุทธ์และให้คำแนะนำภาพใหญ่แก่ผู้บริหาร
  • จัดการกับแรงกดดันอย่างสง่างามเพื่อให้เป็นทรัพยากรที่เชื่อถือได้อย่างต่อเนื่องสำหรับฝ่ายบริหาร
  • จัดลำดับความสำคัญของงานในรูปแบบที่สอดคล้องกับพันธกิจของ บริษัท
  • ใช้ดุลยพินิจตลอดเวลาเพื่อเป็นผู้รักษาข้อมูลที่เป็นความลับที่น่าเชื่อถือ
  • ถ่ายทอดข้อความอย่างมีประสิทธิภาพไปยังผู้ชมที่หลากหลายในรูปแบบต่างๆ
  • เจรจาและสร้างเครือข่ายเพื่อสร้างการเชื่อมต่อที่ได้เปรียบและตอบสนอง
  • ใช้ประโยชน์จากความฉลาดทางอารมณ์เพื่อทำงานร่วมกับผู้อื่นอย่างกลมกลืนและมีประสิทธิผล
  • ใช้ทักษะการวิเคราะห์เพื่อแจ้งการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญ
  • ทำความเข้าใจและตีความข้อมูลที่ซับซ้อนที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบของสำนักงานทั้งนามธรรม (ความสัมพันธ์) และด้านเทคนิค (การจัดการสินค้าคงคลัง)
  • ปรับให้เข้ากับความต้องการและความรับผิดชอบที่เปลี่ยนแปลงไป
  • นำผู้อื่นและมอบหมายงาน
  • แนะนำโครงการและขั้นตอนการทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น
  • จับรายละเอียดทั้งใหญ่และเล็ก
  • รับฟังให้กำลังใจและจัดให้มี“ การบำบัด” ในที่ทำงานเป็นครั้งคราว

(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 สร้างขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)

ตำแหน่งงานธุรการระดับสูง

ผู้ช่วยธุรการระดับสูง

  • ผู้จัดการสำนักงาน
  • ผู้ช่วยผู้บริหาร
  • ผู้ช่วยผู้บริหารระดับสูง
  • ผู้ช่วยส่วนตัวอาวุโส
  • หัวหน้าเจ้าหน้าที่บริหาร
  • ผู้อำนวยการฝ่ายบริหาร
  • ผู้อำนวยการฝ่ายบริหาร
  • ประธานฝ่ายปฏิบัติการ
  • ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการ
  • พนักงานต้อนรับอาวุโส
  • ผู้ประสานงานชุมชน
  • หัวหน้าเจ้าหน้าที่ความสุข
  • หัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล

ความรับผิดชอบงานของผู้ดูแลระบบระดับสูง

เช่นเดียวกับผู้ดูแลระบบคนอื่น ๆ ผู้ดูแลระบบระดับสูงจะดำเนินการเป็นครั้งคราว อย่างไรก็ตามในตำแหน่งระดับสูงโฟกัสที่เราเริ่มเห็นในระดับกลางจะลึกยิ่งขึ้น ผู้ดูแลระบบระดับสูงมักจะใช้เวลาในการทำงานกับผู้บริหารที่เฉพาะเจาะจงหรือทำงานเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจมากกว่า ผู้ดูแลระบบที่มีประสบการณ์จะใช้เวลาส่วนใหญ่ในการสร้างความมั่นใจในความสำเร็จของพื้นที่โฟกัสของตนและใช้เวลาน้อยลงในการเข้าร่วมกับปัญหาทีละน้อยเหตุฉุกเฉินเล็กน้อยและงานด้านการดูแลระบบขนาดเล็กอื่น ๆ

ผู้ดูแลระบบระดับสูงอาจพบว่าตัวเอง:

  • ทำหน้าที่เป็นหัวหน้าผู้ทำงานร่วมกันในสำนักงาน
  • เป็นผู้ประสานงาน แต่เพียงผู้เดียวในทีมสำนักงานที่แตกต่างกันในระหว่างการพัฒนาและดำเนินการตามความคิดริเริ่มนโยบายและกระบวนการทั่วทั้ง บริษัท
  • อำนวยความสะดวกและเป็นผู้นำในการริเริ่มธุรกิจใหม่ ๆ และโครงการเชิงกลยุทธ์
  • การให้คำปรึกษาเพื่อปรับปรุงการดำเนินงานและขั้นตอนการทำงานสำหรับทั้งแผนก
  • ทำหน้าที่ด้านทรัพยากรบุคคลเชิงกลยุทธ์ที่หลากหลายที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานการรักษาพนักงานและการพัฒนานโยบาย
  • การจัดการหัวหน้าแผนกและผู้จัดการอื่น ๆ
  • การกำหนดวิธีการใช้ทรัพยากรของ บริษัท ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
  • แจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของ บริษัท ทราบเกี่ยวกับการปรับปรุงและการพัฒนา
  • การจัดการและชี้แนะทีมสนับสนุนการดูแลระบบทั้งหมดและมักจะเป็นทีมอื่น ๆ ด้วย
  • การตั้งเป้าหมายสำหรับทั้ง บริษัท และแต่ละทีม
  • ดูแลทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานประจำวัน
  • แสวงหาโอกาสในการพัฒนาธุรกิจ
  • การรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์ภายนอกที่สำคัญ
  • ให้บริการตามลำดับที่สองต่อผู้บริหารหลักและรับหน้าที่มากมายภายในความสามารถนั้น

เพื่อจัดการกับรายการความรับผิดชอบที่หลากหลายนั้นอย่างเพียงพอโดยปกติผู้ดูแลระบบระดับกลางจะต้อง:

  • มีประสบการณ์หลายปีและพิสูจน์แล้วว่าประสบความสำเร็จในด้านการบริหารหรือการจัดการ
  • แสดงให้เห็นถึงทักษะการคิดเชิงกลยุทธ์และเชิงวิพากษ์ที่เทียบเคียงกับผู้บริหารที่พวกเขาให้บริการ
  • มีดวงตาเหนือธรรมชาติเพื่อดูรายละเอียด คนเหล่านี้จำชื่อของทุกคนทุกวันที่ครบกำหนดและทุกประเด็นสำคัญเกี่ยวกับนโยบายและกระบวนการ
  • สื่อสารกับทุกคนและทุกคนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์
  • จัดการเวลาของพวกเขาจนดูเหมือนว่าพวกเขามีชั่วโมงมากขึ้นในหนึ่งวัน
  • แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในระดับนักลงทุนต่อพันธกิจของ บริษัท
  • มีความสามารถพิเศษในการปรับปรุงกระบวนการและจัดการเวิร์กโฟลว์ในลักษณะที่ส่งเสริมประสิทธิภาพและความปรารถนาดี
  • เป็นที่ชื่นชอบและเคารพของพนักงานทุกระดับและทุกหน่วยงาน
  • เป็นเจ้าของผลลัพธ์ทั้งหมดแม้กระทั่งผู้ที่ไม่ได้สัมผัสกับงานประจำวันโดยตรง

(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 สร้างขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)

หากคุณอยู่ในสายงานการบริหาร (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังเรียกดูงาน) เรามั่นใจว่าคุณจะได้พบกับตำแหน่งงานธุรการของคุณอย่างยุติธรรม เราอยากทราบข้อมูลของคุณเกี่ยวกับลำดับชั้นตำแหน่งงานธุรการ แจ้งให้เราทราบว่าเราพลาดชื่อเรื่องใดและแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกของคุณด้านล่าง!

ขอขอบคุณเป็นพิเศษ O * NET ออนไลน์ ซึ่งได้รับการสนับสนุนจากกระทรวงแรงงานของสหรัฐอเมริกาในการเก็บรักษาฐานข้อมูลข้อมูลการจ้างงานที่น่าทึ่ง