คุณเข้าใจลำดับชั้นตำแหน่งงานธุรการหรือไม่?
แม้แต่คนที่อยู่ในสายงานบริหารมาหลายปีก็อาจพบว่ามีชื่อตำแหน่งงานโครงสร้างองค์กรและความรับผิดชอบที่หลากหลายซึ่งทำให้สับสนในบางครั้ง ผู้ดูแลระบบที่มีประสบการณ์อาจพบว่าตัวเองกำลังถามคำถามเช่น:
- เจ้าหน้าที่ธุรการและหัวหน้างานธุรการทำอะไรที่แตกต่างกัน? (โดยปกติเจ้าหน้าที่จะจัดการกระบวนการในขณะที่หัวหน้างานจัดการกระบวนการ แต่รวมถึงพนักงานคนอื่น ๆ ด้วย)
- อะไรคือความแตกต่างระหว่างไฟล์ ผู้ดูแลระบบสำนักงานและผู้จัดการสำนักงาน เหรอ?
- Executive Administrator คือผู้ดูแลระบบระดับบริหารหรือผู้ที่บริหารงานให้กับผู้บริหารหรือไม่? (โดยปกติจะบริหารงานให้กับผู้บริหาร)
(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 สร้างขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)
คำถามเกิดขึ้นเรื่อย ๆ ในที่สุดรูปแบบตำแหน่งงานธุรการที่ลึกลับอาจทำให้มืออาชีพตั้งคำถามว่าตำแหน่งงานของตนเองเหมาะสมกับภูมิทัศน์โดยรวมอย่างไร ภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกที่คล้ายกันอาจทำให้นักล่างานที่สงสัยว่าตำแหน่งงานบริหารใดที่จะกำหนดเป้าหมายในการค้นหาอาชีพของตน
มาชี้แจงลำดับชั้นตำแหน่งงานธุรการกัน! นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อทำความเข้าใจชื่อผู้ดูแลระบบระดับต่างๆและตีความความหมายของชื่อ
หมายเหตุก่อนที่เราจะเริ่ม: ตำแหน่งงานความรับผิดชอบและความคาดหวังที่เรากล่าวถึงด้านล่างอาจปรากฏในหลายระดับ ตัวอย่างเช่นผู้จัดการสำนักงานอาจเป็นตำแหน่งระดับเริ่มต้นใน บริษัท หนึ่งและตำแหน่งระดับสูงใน บริษัท อื่นที่มีความต้องการสำนักงานที่ต้องการมากกว่า นอกจากนี้โปรดทราบว่ารายการนี้ครอบคลุมตำแหน่งงานธุรการจำนวนมาก แต่ไม่ใช่ทั้งหมดที่คุณจะพบ
ตำแหน่งงานธุรการระดับเริ่มต้น
- ผู้ประสานงานสำนักงาน
- ผู้ดูแลสำนักงาน
- ผู้ช่วยสำนักงาน
- ผู้จัดการสำนักงาน
- เสมียนสำนักงาน
- ผู้ช่วยแผนกต้อนรับ
- เสมียนคีย์ข้อมูล
- ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูล
- ผู้ประสานงานฝ่าย
- ผู้ประสานงานธุรการ
- ผู้ช่วยผู้บริหาร
- ผู้ช่วยธุรการ
- ช่วยเหลือผู้ดูแลระบบ
- รองธุรการ
- ผู้ดูแลระบบ
- ผู้ช่วยธุรการรุ่นเยาว์
- ผู้ดูแลกิจกรรม
- พนักงานต้อนรับ
- เสมียนไฟล์
- ผู้ช่วยส่วนตัว
ความรับผิดชอบงานของผู้ดูแลระบบระดับเริ่มต้น
ผู้ดูแลระบบระดับเริ่มต้นมักจะทำทุกอย่างเล็กน้อย พวกเขาอาจมีเวลาหนึ่งวันในการจัดระเบียบไฟล์และเตรียมเอกสารจากนั้นค่อยมาทำงานในวันรุ่งขึ้นเพื่อค้นหากล่องจดหมายที่เต็มไปด้วยคำขอที่หลากหลายจากเจ้าหน้าที่ทั่วสำนักงาน
พนักงานมองหาผู้ดูแลระบบเพื่อขอรับการสนับสนุนทุกประเภทที่ต้องการในเวลาใดก็ได้ คนในตำแหน่งเหล่านี้ทำสิ่งที่จำเป็นต้องทำทั้งหมดรอบ ๆ สำนักงานช่วยให้พนักงานทำงานได้ดีที่สุดและทำให้สำนักงานดำเนินงานได้อย่างราบรื่นที่สุด
ผู้ดูแลระบบระดับเริ่มต้นอาจพบว่าตัวเอง:
- การจัดการการสื่อสารในสำนักงาน - การติดต่อทางโทรศัพท์อีเมลและอีเมลในองค์กร
- การบำรุงรักษาบริการสำนักงานรวมถึงทรัพยากรไอทีและสิ่งอำนวยความสะดวก (รวมถึงการตอบคำถามทางเทคนิคและคำขอบริการ)
- การทำงานร่วมกันในแผนกต่างๆเพื่อช่วยวางแผนงานและโครงการริเริ่มต่างๆ
- ประสานงานแผนการเดินทางจัดทำแผนการเดินทางและดำเนินการจอง
- การตั้งเวลาและการจัดการปฏิทิน
- การดูแลรายชื่อผู้ติดต่อ
- รักษาสำนักงาน ระบบการจัดเก็บ ตามลำดับ
- การแสดงผลประโยชน์ของสำนักงานในความสัมพันธ์กับผู้ร่วมงานภายนอกรวมถึงผู้ขายที่ปรึกษาและลูกค้า
- การสร้างใบแจ้งหนี้
- ติดตามและสั่งซื้อเครื่องใช้สำนักงาน
- ให้ ของว่างในสำนักงาน และสิทธิประโยชน์อื่น ๆ
- ให้การสนับสนุนตามความจำเป็นแก่กรรมการผู้จัดการและผู้บริหาร
- การจัดระเบียบพื้นที่สำนักงานที่ใช้ร่วมกัน
- การจัดการแพ็คเกจและอีเมลขาเข้าและขาออก
เพื่อให้จัดการกับรายการความรับผิดชอบที่หลากหลายได้อย่างเพียงพอโดยปกติแล้วผู้ดูแลระบบระดับเริ่มต้นจะต้อง:
- รับรู้และตอบสนองต่อปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
- ริเริ่มในการแก้ปัญหาอย่างอิสระและสร้างสรรค์ (เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากที่สุดผู้ดูแลระบบระดับเริ่มต้นจะต้องสามารถตัดสินใจและจัดการกับปัญหาได้โดยไม่ต้องให้ข้อมูลจากผู้อื่น)
- สื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและภายนอกอย่างมีประสิทธิผลและเคารพในรูปแบบที่แตกต่างกัน
- จัดการเวลาอย่างมีกลยุทธ์
- ทำงานหลายอย่างพร้อมกันและเปลี่ยนงานได้อย่างรวดเร็วเพื่อทำหน้าที่ของผู้ชายที่หลากหลายโดยไม่ปล่อยให้มีอะไรหลุดเข้าไปในรอยร้าว
- จัดระเบียบและประมวลผลข้อมูลในขณะเดียวกันก็ติดตามรายการและโครงการทางกายภาพเพื่อเพิ่มผลผลิตสูงสุด
- รักษาความสงบเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น
- เตรียมพร้อมและเตรียมพร้อมตลอดเวลา
- จำรายละเอียดสำคัญเนื่องจากหลายคนส่งคำขอด้วยวาจาเขียนด้วยมือและส่งอีเมลตลอดทั้งวัน
- ทำงานได้อย่างรวดเร็ว แต่แม่นยำ
ตำแหน่งงานธุรการระดับกลาง
- ผู้ช่วยผู้บริหาร
- ผู้จัดการสำนักงาน
- ผู้ช่วยผู้บริหาร
- ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ
- ผู้จัดการฝ่ายบริการจัดการ
- ผู้จัดการฝ่ายสนับสนุนการดูแลระบบ
- ผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนการบริหาร
- ผู้ดูแลกิจกรรม
- ผู้ช่วยส่วนตัว
- ผู้ดูแลระบบบริการ
- ผู้ประสานงานการเดินทาง
- ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหาร
- ผู้ช่วยธุรการบริหาร
- เลขาผู้บริหาร
- ผู้จัดการธุรกิจ
- ผู้ดูแลธุรกิจ
- ผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวก
- ช่างธุรการ
- ผู้ช่วยพนักงาน
- เครื่องมือจัดกำหนดการ
- ผู้ช่วยหน่วย
ความรับผิดชอบงานของผู้ดูแลระบบระดับกลาง
เช่นเดียวกับผู้ดูแลระบบระดับเริ่มต้นผู้ดูแลระบบระดับกลางทำทุกอย่างได้เล็กน้อย (เราพูดอะไรได้ดูเหมือนจะเป็นจุดเด่นของสาขาการบริหาร) อย่างไรก็ตาม ไม่เหมือน ผู้ดูแลระบบระดับเริ่มต้นผู้ดูแลระบบระดับกลางมักจะทำงานน้อยกว่าเล็กน้อย แต่มีงานเฉพาะทางมากกว่าเช่นการจัดการเงินเดือน โดยทั่วไปผู้ดูแลระบบระดับกลางจะถูกเรียกให้เข้าร่วมในโครงการของ บริษัท ที่ขับเคลื่อนด้วยพันธกิจขนาดใหญ่ซึ่งรวมถึงการริเริ่มด้านวัฒนธรรมของ บริษัท โปรแกรมรางวัลพนักงานและการสร้างแบรนด์ใหม่เชิงกลยุทธ์
นอกจากนี้เมื่อผู้ดูแลระบบย้ายจากระดับเริ่มต้นมาเป็นระดับกลางแล้วพวกเขาจะมีประสบการณ์เพียงพอในการออกแบบและใช้นโยบายของตนเองเพื่อปรับปรุงการดำเนินงานของ บริษัท
ผู้ดูแลระบบระดับกลางอาจพบว่าตัวเอง:
- ดำเนินการตามนโยบายของสำนักงานและวางกลยุทธ์ในการปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่
- การพัฒนาความคิดริเริ่มที่เกี่ยวข้องกับวัฒนธรรมของ บริษัท และสุขภาพที่ดีของพนักงาน
- การดำเนินการตามขั้นตอนด้านความปลอดภัยที่สำคัญรวมถึงการกำหนดแผนการอพยพการฝึกซ้อมและการตั้งค่าความปลอดภัยของอาคาร
- การจัดการการจ่ายเงินเดือน
- การวางแผนการออกแบบสำนักงานและการปรับปรุงเค้าโครง
- การเริ่มต้นและการรับพนักงานใหม่
- การจัดการงานการดำเนินงานรวมถึงการจัดการสิทธิประโยชน์ตอบแทนพนักงานที่จอดรถและการบำรุงรักษาอาคาร
- ช่วยเหลือผู้บริหารโดยตรง
- การวางแผนงานและการประชุม
- ประสานงานการเดินทาง
- การตั้งเวลาและการจัดการปฏิทิน
- การสร้างรายงานและบางครั้งก็นำเสนอ
- ดูแลพนักงานสนับสนุนสำนักงานอื่น ๆ
- เก็บรักษาหนังสือและบันทึก
- เป็นเจ้าของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้
- การกำหนดองค์กรข้อมูลและสถาปัตยกรรมของ บริษัท
- การติดต่อกับลูกค้าผู้ขายการจัดการอาคารและพนักงานเป็นประจำ
- ดำเนินโครงการสำนักงานที่สำคัญเช่นการปรับปรุงซ่อมแซมการติดตั้งและการริเริ่มออกแบบสำนักงาน
- การจัดการงบประมาณสำนักงานและการบริหารการเงินตั้งแต่การจัดการค่าใช้จ่ายไปจนถึงการดำเนินการตามกระบวนการ
- การเจรจาและติดตามสัญญา
- การรับฟัง (และแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับ) ข้อร้องเรียน
- การแก้ไขความขัดแย้งของพนักงาน
เพื่อจัดการกับรายการความรับผิดชอบที่หลากหลายนั้นอย่างเพียงพอโดยปกติผู้ดูแลระบบระดับกลางจะต้อง:
- พัฒนาแนวทางแก้ไขปัญหาที่เป็นไปได้อย่างอิสระเมื่อเกิดขึ้น
- ใช้ประโยชน์จากไฟล์ เครื่องมือทางการค้า เพื่อปรับปรุงและเสริมสร้างกระบวนการ
- คิดอย่างมีกลยุทธ์และให้คำแนะนำภาพใหญ่แก่ผู้บริหาร
- จัดการกับแรงกดดันอย่างสง่างามเพื่อให้เป็นทรัพยากรที่เชื่อถือได้อย่างต่อเนื่องสำหรับฝ่ายบริหาร
- จัดลำดับความสำคัญของงานในรูปแบบที่สอดคล้องกับพันธกิจของ บริษัท
- ใช้ดุลยพินิจตลอดเวลาเพื่อเป็นผู้รักษาข้อมูลที่เป็นความลับที่น่าเชื่อถือ
- ถ่ายทอดข้อความอย่างมีประสิทธิภาพไปยังผู้ชมที่หลากหลายในรูปแบบต่างๆ
- เจรจาและสร้างเครือข่ายเพื่อสร้างการเชื่อมต่อที่ได้เปรียบและตอบสนอง
- ใช้ประโยชน์จากความฉลาดทางอารมณ์เพื่อทำงานร่วมกับผู้อื่นอย่างกลมกลืนและมีประสิทธิผล
- ใช้ทักษะการวิเคราะห์เพื่อแจ้งการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญ
- ทำความเข้าใจและตีความข้อมูลที่ซับซ้อนที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบของสำนักงานทั้งนามธรรม (ความสัมพันธ์) และด้านเทคนิค (การจัดการสินค้าคงคลัง)
- ปรับให้เข้ากับความต้องการและความรับผิดชอบที่เปลี่ยนแปลงไป
- นำผู้อื่นและมอบหมายงาน
- แนะนำโครงการและขั้นตอนการทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น
- จับรายละเอียดทั้งใหญ่และเล็ก
- รับฟังให้กำลังใจและจัดให้มี“ การบำบัด” ในที่ทำงานเป็นครั้งคราว
(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 สร้างขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)
ตำแหน่งงานธุรการระดับสูง
- ผู้จัดการสำนักงาน
- ผู้ช่วยผู้บริหาร
- ผู้ช่วยผู้บริหารระดับสูง
- ผู้ช่วยส่วนตัวอาวุโส
- หัวหน้าเจ้าหน้าที่บริหาร
- ผู้อำนวยการฝ่ายบริหาร
- ผู้อำนวยการฝ่ายบริหาร
- ประธานฝ่ายปฏิบัติการ
- ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการ
- พนักงานต้อนรับอาวุโส
- ผู้ประสานงานชุมชน
- หัวหน้าเจ้าหน้าที่ความสุข
- หัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล
ความรับผิดชอบงานของผู้ดูแลระบบระดับสูง
เช่นเดียวกับผู้ดูแลระบบคนอื่น ๆ ผู้ดูแลระบบระดับสูงจะดำเนินการเป็นครั้งคราว อย่างไรก็ตามในตำแหน่งระดับสูงโฟกัสที่เราเริ่มเห็นในระดับกลางจะลึกยิ่งขึ้น ผู้ดูแลระบบระดับสูงมักจะใช้เวลาในการทำงานกับผู้บริหารที่เฉพาะเจาะจงหรือทำงานเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจมากกว่า ผู้ดูแลระบบที่มีประสบการณ์จะใช้เวลาส่วนใหญ่ในการสร้างความมั่นใจในความสำเร็จของพื้นที่โฟกัสของตนและใช้เวลาน้อยลงในการเข้าร่วมกับปัญหาทีละน้อยเหตุฉุกเฉินเล็กน้อยและงานด้านการดูแลระบบขนาดเล็กอื่น ๆ
ผู้ดูแลระบบระดับสูงอาจพบว่าตัวเอง:
- ทำหน้าที่เป็นหัวหน้าผู้ทำงานร่วมกันในสำนักงาน
- เป็นผู้ประสานงาน แต่เพียงผู้เดียวในทีมสำนักงานที่แตกต่างกันในระหว่างการพัฒนาและดำเนินการตามความคิดริเริ่มนโยบายและกระบวนการทั่วทั้ง บริษัท
- อำนวยความสะดวกและเป็นผู้นำในการริเริ่มธุรกิจใหม่ ๆ และโครงการเชิงกลยุทธ์
- การให้คำปรึกษาเพื่อปรับปรุงการดำเนินงานและขั้นตอนการทำงานสำหรับทั้งแผนก
- ทำหน้าที่ด้านทรัพยากรบุคคลเชิงกลยุทธ์ที่หลากหลายที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานการรักษาพนักงานและการพัฒนานโยบาย
- การจัดการหัวหน้าแผนกและผู้จัดการอื่น ๆ
- การกำหนดวิธีการใช้ทรัพยากรของ บริษัท ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
- แจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของ บริษัท ทราบเกี่ยวกับการปรับปรุงและการพัฒนา
- การจัดการและชี้แนะทีมสนับสนุนการดูแลระบบทั้งหมดและมักจะเป็นทีมอื่น ๆ ด้วย
- การตั้งเป้าหมายสำหรับทั้ง บริษัท และแต่ละทีม
- ดูแลทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานประจำวัน
- แสวงหาโอกาสในการพัฒนาธุรกิจ
- การรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์ภายนอกที่สำคัญ
- ให้บริการตามลำดับที่สองต่อผู้บริหารหลักและรับหน้าที่มากมายภายในความสามารถนั้น
เพื่อจัดการกับรายการความรับผิดชอบที่หลากหลายนั้นอย่างเพียงพอโดยปกติผู้ดูแลระบบระดับกลางจะต้อง:
- มีประสบการณ์หลายปีและพิสูจน์แล้วว่าประสบความสำเร็จในด้านการบริหารหรือการจัดการ
- แสดงให้เห็นถึงทักษะการคิดเชิงกลยุทธ์และเชิงวิพากษ์ที่เทียบเคียงกับผู้บริหารที่พวกเขาให้บริการ
- มีดวงตาเหนือธรรมชาติเพื่อดูรายละเอียด คนเหล่านี้จำชื่อของทุกคนทุกวันที่ครบกำหนดและทุกประเด็นสำคัญเกี่ยวกับนโยบายและกระบวนการ
- สื่อสารกับทุกคนและทุกคนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์
- จัดการเวลาของพวกเขาจนดูเหมือนว่าพวกเขามีชั่วโมงมากขึ้นในหนึ่งวัน
- แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในระดับนักลงทุนต่อพันธกิจของ บริษัท
- มีความสามารถพิเศษในการปรับปรุงกระบวนการและจัดการเวิร์กโฟลว์ในลักษณะที่ส่งเสริมประสิทธิภาพและความปรารถนาดี
- เป็นที่ชื่นชอบและเคารพของพนักงานทุกระดับและทุกหน่วยงาน
- เป็นเจ้าของผลลัพธ์ทั้งหมดแม้กระทั่งผู้ที่ไม่ได้สัมผัสกับงานประจำวันโดยตรง
(- ทำ sh * t ให้มากขึ้นด้วย ผู้ช่วย - จดหมายข่าวรายสัปดาห์ฟรี # 1 สร้างขึ้นสำหรับผู้ช่วยโดยผู้ช่วย)
หากคุณอยู่ในสายงานการบริหาร (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังเรียกดูงาน) เรามั่นใจว่าคุณจะได้พบกับตำแหน่งงานธุรการของคุณอย่างยุติธรรม เราอยากทราบข้อมูลของคุณเกี่ยวกับลำดับชั้นตำแหน่งงานธุรการ แจ้งให้เราทราบว่าเราพลาดชื่อเรื่องใดและแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกของคุณด้านล่าง!
ขอขอบคุณเป็นพิเศษ O * NET ออนไลน์ ซึ่งได้รับการสนับสนุนจากกระทรวงแรงงานของสหรัฐอเมริกาในการเก็บรักษาฐานข้อมูลข้อมูลการจ้างงานที่น่าทึ่ง